Um stets allen für eine verantwortungsvolle Gas- und Wasserversorgung erforderlichen Zertifizierungs- und Qualifizierungsaspekten gerecht zu werden, müssen Versorgungs- und Leitungsbauunternehmen eine Vielzahl komplexer organisatorischer und administrativer Prozesse sicher managen. Aktuell werden Informationen über den qualifikatorischen Status quo der Mitarbeiter sowie über anstehende Schulungen oder Prüfintervalle von Maschinen und Geräten in vielen Unternehmen dezentral abgelegt und können nur mit einem sehr hohen Zeit- und Personalaufwand sicher überwacht werden.

Die neu entwickelte Timly-Cloudlösung zentralisiert die Informationen im Unternehmen und schafft Transparenz und Kosteneffizienz. Gerade im Kontext eines Betrieblichen Managementsystems (BMS) und eines Technischen Sicherheitsmanagements (TSM) können somit Entscheidungswege verkürzt und klare Strukturen geschaffen werden, so dass neben ausführenden Unternehmen bereits auch Stadtwerke die Lösung erfolgreich einsetzen.

Qualitätsmanagementsysteme wie das TSM und das BMS sind kein Selbstzweck, sondern sie erfüllen wichtige Aufgaben für eine nachhaltige Versorgungssicherheit im Sinne der Daseinsvorsorge. Gleichwohl werden die Organisationsabläufe im Leitungsbau damit auch zunehmend komplexer, wenn es darum geht, alle die mit diesen Systemen verbundenen Anforderungen und Daten stets sicher und zuverlässig zu überblicken. Für eine vor diesem Hintergrund zukunftsfähige Unternehmensführung bieten digitale Tools ein hohes Potenzial zur Optimierung zahlreicher Prozesse sowie zur Verwaltung der wichtigsten Firmen-Ressourcen. Am besten aber funktioniert das mit einer speziell für die Anforderungen der Branche konfektionierten Software-Lösung. Aus der Branche für die Branche – dies war auch der entwicklungstechnische Ansatz der gemeinsam von der Lang-Gruppe aus Bodenheim bei Mainz und der Timly Software AG, Zürich, entwickelten Timly-Cloud-Software.

Maßgeschneiderte Lösung

Für beide Managementsysteme, für das TSM wie für das BMS, gilt es eine umfangreiche Dokumentation vorzuhalten im Hinblick auf das Planen und Überwachen sowie die fristgerechte Durchführung von Schulungen oder die Einhaltung von Wartungs- und Prüfintervallen für Maschinen und Geräte und vieles mehr. Sowohl Versorgungsunternehmen als auch die im Leitungsbau tätigen Unternehmen setzen für die Überwachung und Dokumentation größtenteils ein kompliziertes System aus Excel-Dateien, Ablagesystemen und auch selbstgebauten Sharepoint-Lösungen ein. Diese Systeme sind in aller Regel personengebunden, aufwendig zu unterhalten und oft fehleranfällig.

Das war auch die Ausgangssituation der Lang-Gruppe – zumindest bis Anfang 2019. Das komplexe System aus Excel-Dateien war aufwändig zu pflegen und Unterlagen waren dezentral im Unternehmen verteilt. Im Rahmen einer zunehmenden Digitalisierung der unternehmensinternen Prozesse hat man bei Lang sehr deutlich erkannt, dass die althergebrachten Dokumentationspfade sich nicht mehr mit den Anforderungen an eine moderne und zukunftsfähige Unternehmensführung in Einklang befanden. Eine neue Softwarelösung sollte Prozesse automatisieren, Informationen und Dokumente im Unternehmen zentralisieren, aber auch Führungsunterstützung in Form von Kennzahlen und Auswertungsmöglichkeiten sowie eine administrative Entlastung bieten. Da keine diesem Anforderungsprofil entsprechende Lösung auf dem Markt zu finden war, hat man sich bei Lang dazu entschieden, gemeinsam mit der Timly Software AG die Timly-Cloudlösung zu entwickeln. Die smarte Entwicklung wurde so konfiguriert, dass sie sowohl Versorger als auch Bauunternehmungen in der Qualitätssicherung und in der Umsetzung einer Vielzahl von Anforderungen der TSM und BMS unterstützt. Somit handelt es sich um eine Lösung „aus der Industrie für die Industrie“.

Timly-Anwendungen erleichtern das Handling

Doch wie funktioniert die Timly-Cloudlösung ganz konkret vor dem Hintergrund der in den DVGW-Arbeitsblättern G 1000 / W1000 sowie in der GW 301 formulierten Anforderungen? Mit der Timly-Cloudlösung lassen sich drei der vier Themenschwerpunkte der G 1000/ W 1000 umsetzen (Punkt 2, 3, 4):

1. Aufbau und Ablauforganisation
2. Personal & Qualifikationen
3. Technische Ausstattung.

4. Vertragspartner
Themenschwerpunkt 2: Automatische Überwachung und Dokumentation der Personalqualifikationen

Das TSM schreibt eine fortlaufende Überwachung der Qualifikationen von Fachkräften und der Fachaufsicht vor. Die Lösung Timly Personal unterstützt Firmen im Rahmen des gesamten Ausbildungsprozesses, der sich in vier Prozessschritte gliedern lässt: Qualifikationsübersicht, Überwachung & Notifikation, Ausbildung & Unterweisungen, Dokumentation.

Übersicht über die Qualifikationen im Unternehmen:

Die Kompetenzen, Qualifikationen und Zertifizierungen von Mitarbeitern werden dank Mitarbeiterprofilen transparent. Mit der Timly-Personallösung sind zum Beispiel die folgenden Fragen rasch beantwortet: „Wie viele qualifizierte PE-Schweißer habe ich?“, „Wer ist als Probenehmer Wasser ausgebildet?“ und „Wer wurde in der Handhabung der Motorsäge unterwiesen?“.

Automatisierte Überwachung und Benachrichtigung:

Timly Personal übernimmt die Überwachung der Qualifikationen und erinnert die verantwortlichen Personen automatisch proaktiv und fristgerecht via E-Mail, sobald Schulungen und Ausbildungen wiederholt werden müssen. Zudem vereinfacht die bereitgestellte Übersicht die Ausbildungsplanung. Engpässe bei Qualifikationen können frühzeitig erkannt und korrektive Maßnahmen eingeleitet waren.

Administrative Unterstützung bei Ausbildungen und Unterweisungen:

Ist eine Schulung erstmals in Timly Personal angelegt, generiert das System die Einladungen für die Mitarbeiter und die Teilnehmerliste. Ist eine Schulung absolviert, kann das System automatisch die Dokumentation übernehmen.

Automatische Aktendokumentation:

Das System ergänzt nach Abschluss einer Aus- oder Fortbildungsmaßnahme automatisch im Mitarbeiterprofil die hinzugekommenen oder erneuerten Fähigkeiten und Kompetenzen.

Überwachungsvorschriften und Prüfintervalle können bei jedem Gegenstand oder Betriebsmittel hinterlegt werden. Das System übernimmt die terminliche Überwachung und informiert den Verantwortlichen auch hier proaktiv per E-Mail. Prüfungen, Reparaturen und Instandhaltungen am Gegenstand oder Gerät können problemlos direkt im System hinterlegt werden.

Neben den geforderten TSM-Überwachungsfunktionen bietet Timly Inventar viele weitere Funktionalitäten, welche die Verwaltung des Inventars und den betrieblichen Ablauf vereinfachen:

Themenschwerpunkt 4: Überwachung der Partner
Das TSM-Regelwerk schreibt vor, dass Unternehmen ihre Vertragspartner und Dienstleister regelmäßig überprüfen müssen, ob sie die angebotene Leistung in der geforderten Qualität erbringen können. Bei einer entsprechenden Zertifizierung des Partners, kann man von der Befähigung ausgehen, jedoch ist man weiterhin verpflichtet, die Gültigkeit des Zertifikats in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren.

Die Timly-Cloud bietet hier analog der Timly-Inventarlösung die Möglichkeit einer automatischen Überwachung der Partner und deren Zertifizierung sowie die Dokumentation der Überprüfung im System.

Kontakt: Timly Software AG, philipp@timly.ch, +41 795002045, www.timly.com

Info:

Für Versorgungsunternehmen ist eine TSM-Zertifizierung damit eine Bestätigung, dass sie über eine allen versorgungstechnischen Anforderungen gerecht werdende Unternehmensorganisation, sowie über geeignete Prozesse verfügen, die es fortlaufend zu überwachen und zu dokumentieren gilt.

BMS – Qualität in der Bauausführung Ein weiterer Baustein einer sicheren Gas- und Wasserversorgung ist die technisch einwandfreie Verlegung der Rohrleitungen. Versorgungsunternehmen können dieser Aufgabe nur gerecht werden, wenn ausschließlich leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen mit der Erstellung und Instandhaltung leitungsgebundener Infrastrukturen beauftragt werden. In diesem Zusammenhang hat sich die Zertifizierung nach dem DVGW-Arbeitsblatt GW 301 als Nachweis der qualifikatorischen Eignung von Rohrleitungsbauunternehmen seit langen Jahren bewährt. Für Auftraggeber in der Gas- und Wasserversorgung stellt die GW 301 ein ausgezeichnetes Präqualifikationsverfahren für die Auswahl von Fachfirmen dar. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Überprüfung und Zertifizierung von Leitungsbauunternehmen ist das Betriebliche Managementsystem (BMS). Dabei werden die im Rohrleitungsbau tätigen Unternehmen im Hinblick auf formale, personelle und sachliche Anforderungen geprüft, zertifiziert und regelmäßig überwacht.