Verfahrensabwicklung mit B_I eVergabe

Als öffentlicher Auftraggeber sind Sie verpflichtet, Waren oder Dienstleistungen per Vergabeverfahren zu beschaffen. Doch was, wenn die Kapazitäten oder die Zeit fehlen?

Vergabeverfahren durchführen:

Kein Problem – wir stehen bereit!

Wir führen die gesamte formale Vergabe für Sie über unsere Vergabeplattform B_I eVergabe durch! Rechtssicher und vergabekonform.

Diese Schritte nehmen wir
Ihnen bei einer Verfahrensabwicklung ab:

Sie übermitteln uns die Daten

Auftraggeber

Informationen zur Vergabe (Vergabeart, Maßnahmen für Vergabe, Termine, Zuschlagskriterien, gewünschte Nachweise, Bieterliste bei beschränkter Ausschreibung, Vergabeart
benötigte Vergabeunterlagen (LV, gewünschte Formulare aus dem System oder eigene)

Wir erstellen den Zugang zur Vergabeplattform

Zugang B_I eVergabe-Plattform (wenn keiner vorhanden ist)
inkl. Zugänge für gewünschte Mitarbeiter:innen
Rollen- und Rechtemanagement

Die Erstellung der Vergabe

inkl. Termine und Fristen setzen
Upload der Vergabeunterlagen
Erstellung der Bekanntmachung
Veröffentlichung der Bekanntmachung in gängigen Medien und an die EU und bei beschränkten Ausschreibungen: Versenden der Information an die Bieter

Kommunikation mit Bietern und Interessenten

Auf Wunsch Erstellen und Versenden von Mitteilungen, z.B. Antworten auf Bieterfragen an Bieter innerhalb des Systems (nach Absprache des Inhalts)
Versand von Submissionsergebnisse
Versand der Zu-/Absageschreiben

Die Eröffnung des Angebots / Angebotswertung

Vorbereitung der Angebotsöffnung
Betreuung der formalen Abwicklung inkl. Öffnungsprotokolle (standardmäßig online in Videokonferenz)
formale und technische Unterstützung der Angebotswertung

Begleitung der Angebotsöffnung vor Ort

Zusätzlich buchbar

Wir helfen Ihnen vor Ort bei der Öffnung der Angebote und erstellen Öffnungsprotokolle.

Angebotsöffnung im Auftrag

Zusätzlich buchbar

Wir öffnen die elektronischen Angebote, erstellen Protokolle und stellen die entschlüsselten Dateien zur Verfügung.

Abschluss des Verfahrens

Erstellen und Zurverfügungstellen der Archiv-Datei zur Erfüllung der Dokumentationspflicht (Vergabeunterlagen, Bieterkommunikation, Bekanntmachungstext, Angebotsunterlagen)
ggf. Versand von Ergebnissen des Verfahrens (bei EU-Verfahren)

Warum Sie sich für eine Verfahrensabwicklung über B_I eVergabe entscheiden sollten

Als Dienstleister mit über 20 Jahren Erfahrung in der elektronischen Abwicklung von Vergaben wissen wir, worauf es bei der öffentlichen Vergabe ankommt und worauf geachtet werden muss. Insbesondere die formale Durchführung eines Vergabeverfahrens kann kompliziert und zeitaufwendig sein. Mit unserer Dienstleistung Verfahrensabwicklung nehmen wir Ihnen einen Teil des Prozesses ab, sodass Sie sich voll und ganz auf die Vor- und Nachbereitung des Auftrags konzentrieren können.

FAQ Verfahrensabwicklung

Wie läuft eine Verfahrensabwicklung ab?

Sie übernehmen wie gewohnt die Vorbereitung zum Ablauf eines Vergabeverfahrens. Sobald Sie die Vorbereitungen abgeschlossen haben, senden Sie uns die Unterlagen und Informationen zu, damit wir das Vergabeverfahren auf unserer Vergabeplattform B_I eVergabe einstellen können. (Zur formalen Verfahrensabwicklung gehört auch das Versenden von Mitteilungen nach inhaltlicher Abstimmung mit Ihnen. Nach Ablauf der Angebotsabgabefrist werden Sie von uns formal bei der Angebotsöffnung online per Videokonferenz betreut. Es gibt auch die Möglichkeiten, die Angebotsöffnung vor Ort zu betreuen oder die Angebotsöffnung im Auftrag durchzuführen. Nach der Öffnung versenden wir die Informationen, z.B. Zu- und Absagen und stellen Ihnen die Datei des Verfahrens zur Verfügung. Damit halten Sie auch Ihre Dokumentationspflicht ein.)

Welche Daten muss ich zuarbeiten?

Anschreiben als Aufforderung zur Abgabe von Angeboten
Fristen
Vergabeart
Aufteilung in Lose, wenn es aufgeteilt werden soll
Zuschlagskriterien
Liste der gewünschten Bieter bei einer Beschränkten Ausschreibung
Bewerbungsbedingungen bei Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb
Vertragsunterlagen
Liste mit allen geforderten Nachweisen/ Unterlagen

Ist die Verfahrensabwicklung durch einen Dienstleister auch rechtskonform?

Ja. In der Vergabepraxis ist es üblich, dass Dritte beim Vergabeverfahren involviert sind. Z.b. sind an Vergabeverfahren Kanzleien oder Ingenieurbüros beteiligt. Gem. §55 Abs. 2 VgV ist eine Angebotsöffnugn durch Extern auch möglich. Wichtig ist, dass es Vollmachten gibt und der Auftrager die wichtigsten Entscheidungen selbst trifft.

Dürfen Externe die Angebotsöffnung durchführen?

Ja, mit einer Vollmachtserteilung dürfen wir als Externe die formale Angebotsöffnung durchführen. Allerdings treffen wir keine Entscheidung über die Angebote.

Was kostet eine Verfahrensabwicklung?

990 € pro Verfahren bzw. Los. Der Preis ist unabhängig vom Auftragswert und von der Vergabeart.

Wie lange dauert eine Veröffentlichung einer Vergabe?

Wenn alle Unterlagen und Informationen, die wir für die Einstellung des Vergabeverfahrens benötigen, bei uns vorliegen, beträgt die Bearbeitungszeit pro Verfahren 1-2 Werktage. Alle Unterlagen und Informationen, die für die Einstellung benötigt werden, müssen bei uns vorliegen.

Ein Vergabeverfahren muss dringend veröffentlicht werden. Ist das möglich?

Ja, auch eine dringende Abwicklung eines Vergabeverfahrens ist möglich. Dann berechnen wir die Verfahrensabwicklung als Eilauftrag. Wichtig ist, dass alle Informationen und Unterlagen korrekt und vollständig vorliegen, damit wir zügig mit der Einstellung des Vergabeverfahrens beginnen können.

Welche Unterlagen muss der öffentliche Auftraggeber vorbereiten?

Um die Verfahrensabwicklung zu starten, benötigen wir von Ihnen folgende Unterlagen:

Leistungsverzeichnis
Pläne / Skizzen / Bilder
Formblätter
Hinweise oder Informationsblätter
Eigenerklärungen

Wenn alle Unterlagen und Informationen vollständig vorliegen, können wir mit der Abwicklung beginnen. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel 1-2 Werktage.

Beiträge zum Thema

Interview zur neuen Dienstleistung Verfahrensabwicklung

Seit über einem Jahr bietet das Team von B_I eVergabe die Verfahrensabwicklung als neue Dienstleistung an. Warum es diese Dienstleistung gibt und was sich seit der Einführung im letzten Jahr verändert hat, verrät Deniz Gökbulut, Produktmanagerin für B_I eVergabe, in diesem Interview.

kompakt

ausführlich

„ Durch Ihre schnelle Erreichbarkeit konnten unsere Anliegen schnell und umfassend geklärt werden. Mit Abgabe der Checkliste und Zusammenstellung der Ausschreibungsunterlagen haben Sie die Veröffentlichung zeitnah erledigt. Die Kommunikation mit den Bietern, die Auswertung und die Dokumentation über die Plattform sind für die Vergabestelle eine hohe Erleichterung. “