Es ist so weit: Kommunikation in EU-Vergabeverfahren jetzt nur noch elektronisch

Es ist so weit: Am 18. Oktober 2018 läuft die letzte Übergangsfrist zur Umsetzung der EU-Vergaberechtsreform 2016 endgültig ab (§ 81 VgV, § 23 EU VOB/A).

Damit gilt für alle Vergaben mit einem Auftragswert oberhalb der EU-Schwellenwerte (EU-Vergaben), die ab 19. Oktober starten: Öffentliche Auftraggeber dürfen grundsätzlich nur noch Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen berücksichtigen, die auf elektronischem Wege übermittelt wurden. Außerdem sind Auftraggeber und Unternehmen verpflichtet, im Vergabeverfahren in der Regel nur noch elektronisch miteinander zu kommunizieren.

Für Zentrale Beschaffungsstellen gilt die Pflicht zur elektronischen Kommunikation schon seit 19. April 2017

Nur in wenigen Ausnahmefällen darf von der Verpflichtung zur elektronischen Kommunikation abgewichen werden (s. § 53 Abs. 2, 4 VgV).

Wie weit geht die Pflicht zur elektronischen Kommunikation?

Auftraggeber und Unternehmen sind während des gesamten Vergabeverfahrens zur elektronischen Kommunikation verpflichtet - vom Beginn bis zum Ende des Verfahrens.

Das EU-Vergabeverfahren beginnt

• mit der Absendung der Auftragsbekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen der EU (§ 37 VgV)
• bei Verfahren ohne Auftragsbekanntmachung mit der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe an die ausgewählten Unternehmen oder
• mit der Absendung einer Vorinformation als Aufruf zum Wettbewerb(§ 38 Abs. 4 VgV)

Das Vergabeverfahren endet

• mit dem Zuschlag (§ 58 VgV) oder
• mit der Aufhebung (§ 63 VgV).

Der Auftraggeber nutzt die Vergabelösung seiner Wahl. Will ein Unternehmen an den Vergaben eines öffentlichen Auftraggebers teilnehmen, muss es mit der Vergabelösung arbeiten, die von diesem gewählt wurde.

Ab 19.10.2018 müssen öffentliche Auftraggeber nicht mehr nur ihre Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen elektronisch bereitstellen. Mit diesem Stichtag dürfen sie - von wenigen begründeten Ausnahmefällen abgesehen – grundsätzlich auch nur noch elektronische Angebote und Teilnahmeanträge annehmen. Im Gegenzug müssen die Bewerber bzw. Bieter ihre Angebote und Teilnahmeanträge in elektronischer Form über die vorgeschriebene eVergabe-Lösung abgeben.

Aber auch die weitere Kommunikation im Vergabeverfahren, z.B. Bieterfragen und die Antworten darauf, die Nachforderung und Nachlieferung fehlender Unterlagen oder Informationen zur Aufklärung des Angebotsinhalts, ist nun in der Regel über das jeweilige Vergabesystem abzuwickeln.

Wie Auftraggeber und Unternehmen ihre internen Arbeitsabläufe gestalten, bleibt nach wie vor ihnen überlassen. So sind die öffentlichen Auftraggeber auch durch das neue Vergaberecht nicht dazu verpflichtet, die eingegangenen Angebote und Teilnahmeanträge digital zu verarbeiten und auszuwerten oder die Vergabedokumentation mit Hilfe elektronischer Mittel zu erstellen. Auch die Archivierung muss nicht elektronisch gestützt erfolgen. (siehe Erläuterungen zu § 9 Abs. 1 VgV).

Auch vor und nach dem Vergabeverfahren besteht keine Pflicht zur elektronischen Kommunikation. Nach Abschluss der Vergabe ist lediglich noch die Vergabebekanntmachung (Bekanntmachung vergebener Aufträge) auf elektronischem Weg an das Amt für Veröffentlichungen der EU zu senden.

Mündliche Kommunikation

Die Kommunikation im Vergabeverfahren, insbesondere wenn sie Vergabeunterlagen, Teilnahmeanträge, Interessensbestätigungen oder die Angebote betrifft, hat grundsätzlich mit elektronischen Mitteln zu erfolgen.

In bestimmten Fällen ist auch die mündliche Kommunikation zwischen Vergabestelle und Unternehmen zulässig. Mündlich geklärt werden können z.B. technische Fragen zur Vergabeplattform, organisatorische Fragen zum Verfahren, Probleme beim Umgang mit der Vergabeplattform oder Fragen zur Aufklärung bzw. Beseitigung technischer Schwierigkeiten. Wichtig ist, dass die mündliche Kommunikation von der Vergabestelle umfassend dokumentiert wird.

Registrierung

Interessierten Bürgern oder Unternehmen muss es möglich sein, ohne Einschränkung und ohne vorherige Registrierung auf die Bekanntmachungen und die Vergabeunterlagen eines Vergabeverfahrens zuzugreifen.

Erst für weitere Aktivitäten - z.B. um Bewerber- bzw. Bieterfragen zu stellen oder Teilnahmeanträge, Interessensbestätigungen oder Angebote abzugeben - kann der öffentliche Auftraggeber eine Registrierung verlangen.

Ggf. notwendige nachträgliche Informationen zum Verfahren, wie Änderungsmitteilungen oder Antworten auf Bieterfragen, werden jeweils unter der Internetadresse zur Verfügung gestellt, unter der auch die Vergabeunterlagen frei und direkt abrufbar sind. Auf diese zusätzlichen Informationen kann jeder Interessent ohne Registrierung zugreifen.

Achtung Bieter: Unternehmen ohne Registrierung müssen sich eigenverantwortlich auf der angegebenen Internetseite zum aktuellen Stand des Vergabeverfahrens informieren (Holschuld). Tun sie das nicht regemäßig, tragen sie das Risiko, eine Information zu verpassen und einen Teilnahmeantrag, eine Interessensbestätigung oder ein Angebot auf der Grundlage veralteter Vergabeunterlagen zu erstellen und daraufhin auf Grund fehlerhafter Unterlagen vom Verfahren ausgeschlossen zu werden.

Hinweis für Unternehmen: Registrierte Unternehmen können durch das jeweilige eVergabe-System sofort aktiv informiert werden, wenn eine neue Information zur Vergabe vorliegt. Das Vergaberecht erlaubt eine freiwillige Registrierung. Wer durch die eVergabe stets zum neuesten Stand des Verfahrens informiert werden will, sollte sich freiwillig registrieren.

Elektronische Kommunikation in den Phasen des Vergabeverfahrens

1. Bekanntmachung

Schon seit 18.04.2016 müssen öffentliche Auftraggeber ihre EU-Bekanntmachungen in elektronischer Form über einen TED-eSender an das das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union übermitteln. Die EU-Bekanntmachungen der öffentlichen Auftraggeber aus allen EU-Mitgliedsstaaten werden in der Ausschreibungsdatenbank der Europäischen Union (TED) veröffentlicht. Sie sind dort für jedermann kostenfrei zugänglich, ohne dass eine Registrierung erforderlich ist.

2. Bereitstellung der Vergabeunterlagen

Ebenfalls seit 18.04.2016 müssen die Vergabeunterlagen für jeden Interessenten elektronisch zugänglich sein.

Dafür gibt der öffentliche Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung, in der Aufforderung zur Interessensbestätigung oder in der Bekanntmachung des Teilnahmewettbewerbs eine Internetadresse an, über die jeder Interessierte sämtliche Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufen kann. (§ 41 Abs. Abs. 1 VgV)

Auch die Aufforderungen zur Angebotsabgabe, zur Interessensbestätigung, zur Verhandlung oder zur Teilnahme am Dialog müssen einen Verweis auf die elektronische Adresse enthalten, die direkt zu den Vergabeunterlagen führt.

Die Vergabeunterlagen müssen ab Absendung der Auftragsbekanntmachung für den Abruf verfügbar sein. In Verfahren mit Teilnahmewettbewerb sind die Vergabeunterlagen mit Einleitung des Teilnahmewettbewerbs bereitzustellen.

Nur in wenigen begründeten Ausnahmefällen darf von der elektronischen Bereitstellung der Vergabeunterlagen abgesehen werden.

3. Elektronische Bewerberkommunikation – bis zur Angebotsabgabe

In den Phasen bis zur Angebotsabgabe besteht umfassender Kommunikationsbedarf zwischen den an der Vergabe Beteiligten. Die Kommunikation ist elektronisch über ein Vergabesystem zu führen.

Zur Bewerberkommunikation gehören z.B.:

• Übermittlung des Teilnahmeantrags, der Interessensbekundung und Interessensbestätigung durch den Bewerber: Für Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen gelten dieselben Form- und Übermittlungsvorschriften wie für die Einreichung elektronischer Angebote (Einreichen in Textform, bei erhöhten Sicherheitsanforderungen mit elektronischer Signatur bzw. elektronischem Siegel möglich, Aufrechterhaltung der Verschlüsselung bis zum festgelegten Termin). Ausnahmen von der elektronischen Übermittlung sind jedoch nur für Angebote zulässig.

• Die Übermittlung der Aufforderung zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme am wettbewerblichen Dialog durch den Auftraggeber

• Fragen und Hinweise der Beweber und Antworten des Auftraggebers auf Bewerberfragen: Unternehmen können nach Erhalt der Bekanntmachung, der Teilnahmeunterlagen oder der Vergabeunterlagen Fragen zur Vergabe stellen, Hinweise geben oder den Auftraggeber um ergänzende Informationen bitten. Der öffentliche Auftraggeber muss dem Unternehmen daraufhin alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen

• Information der nicht berücksichtigten Bewerber Bei Vergaben mit Teilnahmewettbewerb (nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, wettbewerblicher Dialog, Innovationspartnerschaft) sollen Bewerber, deren Bewerbung abgelehnt wurde, darüber unterrichtet werden. Auf Antrag sind sie, spätestens innerhalb von 15 Tagen, auch über die Gründe für die Ablehnung zu informieren.

• Rügen: Vermeintliche Vergabefehler in der Bekanntmachung und/oder den Vergabeunterlagen müssen spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- beziehungsweise Angebotsfrist gerügt werden.

• Mitteilungen über Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen: Wenn Änderungen an der Bekanntmachung oder an den Vergabeunterlagen erfolgt sind, muss der Auftraggeber darüber alle Bewerber gleichermaßen informieren.

• Mitteilung, dass einer Rüge nicht abgeholfen wird: Teilt der Auftraggeber auf eine Rüge hin mit, dass er dieser nicht abhelfen will, kann der betroffene Bewerber innerhalb einer Ausschlussfrist einen Nachprüfungsantrag an die Vergabekammer stellen (Antrag muss schriftlich erfolgen).

4. Angebotsabgabe

Regelfall: Übermittlung der Angebote in Textform Die Unternehmen übermitteln Angebote in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs mithilfe elektronischer Mittel gemäß § 10. (§ 53 Abs. 1 VgV; § 23 EU in Verbindung mit § 11 EU Abs. 4 VOB/A)

Was bedeutet Textform?

Bei der elektronischen Angebotsübermittlung in Textform sind der Bieter (Name des einreichenden Unternehmens) und die natürliche Person, die die Erklärung abgibt, zu benennen. Wenn diese Angaben fehlen, wird das Angebot ausgeschlossen. Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich.

Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen: Auftraggeber darf elektronische Signatur bzw. elektronisches Siegel fordern. Wenn der öffentliche Auftraggeber für die zu übermittelnden Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit festgestellt hat (§ 10 Abs. 1 VgV), darf er zum Schutz der Vertraulichkeit und Unversehrtheit der Daten die Verwendung einer elektronischen Signatur/eines elektronischen Siegels vorschreiben (§ 53 Abs. 3 VgV).

Die Gründe für diese Entscheidung müssen durch den Auftraggeber dokumentiert werden. (§ 53 Abs. 3).

Hinweis: Ein Auftraggeber, der ohne Begründung elektronische Angebote nur mit elektronischer Signatur/elektronischem Siegel vorschreibt, schränkt den Wettbewerb ein.

Achtung Bieter: Ist ein elektronisches Angebot, das signiert werden muss, nicht wie vorgegeben signiert, wird es ausgeschlossen.

Hinweis für Auftraggeber: Auch wenn keine erhöhten Sicherheitsanforderungen an die zu übermittelnden Daten gestellt werden, darf der Auftraggeber alle Formen der Signatur zulassen und damit dem Bieter die Entscheidung überlassen, wie er sein Angebot signieren will.

Ausnahme: Kommunikation auf anderem Weg Der Auftraggeber darf unter bestimmten Umständen festlegen, dass Angebote nicht auf elektronischem, sondern auf einem anderen geeigneten Weg (z.B. per Post oder per Boten) einzureichen sind, z.B. wenn

• mit den Angeboten physische oder maßstabsgetreue Modelle einzureichen sind, die nicht elektronisch übermittelt werden können (§ 53 Abs. 2 VgV) oder
• Angebote besonders schutzwürdige Daten enthalten, die bei Verwendung allgemein verfügbarer oder alternativer elektronischer Mittel nicht angemessen geschützt werden können (§ 53 Abs. 4 VgV).

Der öffentliche Auftraggeber muss im Vergabevermerk begründen, warum die Angebote mithilfe anderer als elektronischer Mittel eingereicht werden können. (s. § 53 Abs. 4)

Sicherung der Vertraulichkeit der Angebote durch Verschlüsselung Bei elektronischen Angeboten ist die Vertraulichkeit durch Verschlüsselung sicherzustellen. Die Verschlüsselung muss bis zur Öffnung des ersten Angebots aufrechterhalten bleiben. Eine ausdrückliche diesbezügliche Vorgabe des Auftraggebers ist nicht erforderlich. (OLG Karlsruhe, Beschluss vom 17.03.2017 - 15 Verg 2/17)

Achtung Bieter: Ein unverschlüsselt eingereichtes elektronisches Angebot ist zwingend auszuschließen. Auf die Frage des Verschuldens oder Vertretenmüssens kommt es dabei nicht an.

Hinweis für Bieter: Bei Problemen mit dem Hochladen der Angebote kurz vor Ablauf der Angebotsfrist muss der Bieter den Auftraggeber um Verlängerung der Frist zur Angebotsabgabe bitten und bei Weigerung des Auftraggebers die Störung der Vergabeplattform mit Rüge und Nachprüfungsverfahren als Verstoß gegen § 10 VgV (§ 11a EU VOB/A 2016) angreifen.

Mehr Informationen zur Abgabe elektronischer Angebote: Der Beitrag „Elektronisches Angebot abgeben: Worauf Bieter achten müssen“ gibt weitere praktische Hinweise zur sicheren elektronischen Abgabe elektronischer Angebote. Informieren Sie sich!

5. Bieterkommunikation nach Angebotsöffnung

Auch nach der Angebotsöffnung ist im Rahmen der Prüfung und Wertung ein umfassender Informationsaustausch zwischen Vergabestelle und Bieter erforderlich. Außerdem sollen Bieter zum Ergebnis der Vergabe und zur Zuschlagserteilung unterrichtet werden.

Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bieter in der Phase der Prüfung, Wertung und Zuschlagserteilung

• Übermittlung von Fragen des Auftraggebers und von Antworten des Bieters zur Aufklärung des Angebotsinhalts
• Nachforderung von Nachweisen durch den Auftraggeber und Übermittlung der nachgeforderten Nachweise und Unterlagen durch den Bieter

Unterrichtung der Bewerber und Bieter

• Absageschreiben an Bieter, deren Angebote ausgeschlossen wurden
• Informationen über die die Gründe für die Nichtberücksichtigung eines Angebots durch den Auftraggeber nach Antragstellung durch den Bieter
• Information der Bieter über die beabsichtigte Vergabe nach § 134 GWB Beim Versand der Vorabinformation nach § 134 GWB bleibt dem öffentliche Auftraggeber nach wie vor die Wahl des Kommunikationsmittels: Die Vorabinformation kann nach § 134 Abs. 2 GWB auf elektronischem Weg, per Fax, aber auch auf einem anderen Weg versendet werden.
• Information an den erfolgreichen Bieter über die beabsichtigte Zuschlagserteilung

Bindefristverlängerung

• Aufforderung eines aussichtsreichen Bieters zur Bindefristverlängerung durch den Auftraggeber und Bestätigung der Bindefristverlängerung durch den Bieter.

6. Vergabebekanntmachung

Nach der Vergabe des Auftrags schreibt § 40 Abs. 1 VgV i. V. m. § 39 VgV die Übermittlung der Vergabebekanntmachung (Bekanntmachung Vergebener Aufträge) mittels elektronischen Mitteln an das Amt für Veröffentlichungen der europäischen Union vor.

Vergabesystem erforderlich

Die elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren ist rechtskonform in dem vom Vergaberecht ab 19. Oktober geforderten Umfang nur unter Nutzung von Vergabesystemen möglich.

Ist Ihre Vergabestelle darauf vorbereitet?

Mit B_I eVergabe können Vergabestellen und Unternehmen sofort starten und ihre Pflicht zur elektronischen Kommunikation im Vergabeverfahren erfüllen.

Für die Nutzung der B_I eVergabe wird nur ein internetfähiger PC mit aktuellem Web-Browser gebraucht. Nach erfolgreicher Registrierung ist die B_I eVergabe sofort für die Abwicklung elektronischer Vergaben einsatzbereit.

B_I eVergabe überzeugt durch intuitive Bedienung und Übersichtlichkeit. Dazu gibt es kompetente Beratung und ein umfassendes Schulungsangebot für Vergabestellen und Bieter. Bei Fragen können Vergabestellen und Bieter jederzeit auf eine kompetente Unterstützung zählen. Sprechen Sie uns an!

Weitergehende elektronische Unterstützung bei der Vergabe ist zulässig und sinnvoll

Das Vergaberecht gibt die Mindestanforderungen für die elektronische Kommunikation vor. Mehr ist möglich.

Es steht öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen frei, auch ihre internen Prozesse elektronisch abzubilden und bei weiteren Prozessschritten elektronische Unterstützung zu nutzen. Die Vergabesysteme stellen für die verschiedenen Stufen des Vergabeverfahrens dafür unterstützende Funktionen bereit.

Die B_I eVergabe z.B. gibt über das vom Vergaberecht geforderte Maß hinaus elektronische Unterstützung bei der elektronischen Abwicklung der Vergabe: So protokolliert das System die gesamte elektronische Verfahrensabwicklung von Anfang an. Für die Angebotsöffnung stehen spezielle formularbasierte Funktionen zur Verfügung. Zur Archivierung eines abgeschlossenen Vergabeverfahrens können alle zu einem Verfahren abgelegten Informationen, Daten und Dokumente durch den Auftraggeber jederzeit lokal gesichert werden.