Angebotsöffnung im Vergabeverfahren: Ablauf, Vorschriften & Vier-Augen-Prinzip

Kurz zusammengefasst: Angebotsöffnung im Vergabeverfahren

• Keine Vorab-Kenntnisnahme: Angebote dürfen unter keinen Umständen vor Ablauf der Angebotsfrist geöffnet oder entschlüsselt werden – dies dient dem Manipulationsschutz und dem Geheimwettbewerb.

• Unverzüglichkeit: Die Angebotsöffnung muss an einem gemeinsamen Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist stattfinden.

• Vier-Augen-Prinzip: Grundsätzlich müssen mindestens zwei Vertreter des öffentlichen Auftraggebers gemeinsam öffnen. Bei rein elektronischer Vergabe erlauben moderne Plattformen teils automatisierte und revisionssichere Alternativen.

• Bieter-Anwesenheit: Bei der elektronischen Vergabe sowie allgemein im Oberschwellenbereich und nach UVgO sind keine Bieter zugelassen. Eine Ausnahme besteht lediglich bei nationalen Bauvergaben nach VOB/A, sofern noch schriftliche Papierangebote zugelassen sind.

• Lückenlose Niederschrift: Alle Angebote, Preise, Nebenangebote und formalen Eingangsdaten müssen in einem Öffnungsprotokoll dokumentiert werden.

Was ist die Angebotsöffnung in einem Vergabeverfahren?

Das Vergabeverfahren startet mit der Bekanntmachung der Ausschreibung. Interessierte Unternehmen kalkulieren ihre Leistungen und reichen ihre Angebote fristgerecht beim Auftraggeber ein. Bis zum Ende der Angebotsfrist verbleiben die eingegangenen Unterlagen unter absolutem Verschluss bzw. bei elektronischer Abgabe verschlüsselt auf der Vergabeplattform. Ist die Frist abgelaufen, können keine Angebote mehr eingereicht werden, denn: Nach Ablauf der Frist beginnt laut Vergaberecht die Angebotsöffnung.

Definition Angebotsöffnung: Die Angebotsöffnung, oder auch Submission oder Eröffnungstermin genannt, ist der formelle Akt, bei dem die eingereichten Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist von Vertretern des Auftraggebers erstmals geöffnet, entschlüsselt und für die anschließende Wertung erfasst werden.

Erst mit Ablauf der Frist dürfen Auftraggeber vom Inhalt der Angebote Kenntnis nehmen. Angebote, die nach Fristende eingehen, dürfen bei der Öffnung nicht mehr berücksichtigt werden und sich zwingend auszuschließen.

Gesetzliche Regelungen im Ober- und Unterschwellenbereich

Je nachdem, ob es sich um Bauleistungen oder um Liefer- und Dienstleistungen handelt und ob der geschätzte Auftragswert die EU-Schwellenwerte erreicht, gelten unterschiedliche Vorschriften:

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Vier-Augen-Prinzip: Wann wird es angewendet?

Das Vier-Augen-Prinzip ist ein wichtiges Instrument zur Korruptionsprävention und Fehlervermeidung im Vergaberecht. Es soll verhindern, dass einzelne Personen Angebote manipulieren, vorab sichten oder unberechtigt verändern.

Vier-Augen-Prinzip vor Ort

• Mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers müssen gemeinsam am Öffnungstermin teilnehmene und bezeugen, dass die Angebote bis dahin ungeöffnet udn unversehrt geblieben sind

Vier-Augen-Prinzip bei elektronischer Angebotsöffnung

• Auf eVergabe-Plattformen (wie der B_I eVergabe) wird das Vier-Augen-Prinzip systemseitig unterstützt. So müssen sich beispielsweise zwei Mitarbeiter mit separaten Zugangsdaten und Rollen nacheinander authentifizieren, um das Angebot elektronisch zu entschlüsseln

Dürfen Bieter bei der Angebotsöffnung anwesend sein?

Auch wenn es früher die "Submission vor Ort" gab, sind Bieter heute nicht mehr bei der Angebotsöffnung zugelassen. Der Regelfall lautet: Bieter sind bei der Angebotsöffnung ausgeschlossen. Sowohl im Oberschwellenbereich (§ 55 Abs. 2 VgV, § 14 EU Abs. 1 VOB/A), als auch im Unterschwellenbereich für Liefer- und Dienstleistungen (§ 40 Abs. 2 UVgO) wurde dies festgelegt.

Es gibt allerdings eine Ausnahme: Bei Nationalen Bauvergaben nach VOB/A mit Papierangeboten.

Eine Ausnahme gilt ausschließlich im 1. Abschnitt der VOB/A (§ 14 Abs. 1 VOB/A):Lässt der Auftraggeber bei einer nationalen Bauausschreibung ausnahmsweise noch schriftliche Papierangebote zu, wird ein sogenannter Eröffnungstermin abgehalten. An diesem Termin dürfen die Bieter oder deren Bevollmächtigte anwesend sein. Die Angebote werden vor ihren Augen geöffnet und die wesentlichen Eckdaten (Bietername, Endbetrag, Nebenangebote) werden verlesen.Wichtig: Werden auch im VOB/A-Bereich ausschließlich elektronische Angebote zugelassen, entfällt das Anwesenheitsrecht der Bieter meist ebenfalls.

Ablauf der Angebotsöffnung

Mit der Angebotsöffnung wird die Wertungsphase eingeleitet. Sie folgt einem strikten Muster.

1. Prüfung auf Fristeingang & Unversehrtheit: Es wird geprüft, ob Angebote rechtzeitig eingegangen sind. Verspätete Angebote werden mit dem exakten Eingangszeitpunkt vermerkt und dürfen nicht geöffnet werden.
2. Gemeinsame Öffnung / Entschlüsselung (Vier-Augen-Prinzip): Die Vertreter des Auftraggebers öffnen die Umschläge bzw. geben über das Vergabeportal die Entschlüsselung der digitalen Dateien frei.
3. Erfassung der Eckdaten & formale Sichtung: Die wesentlichen Angebotsdaten (Bieteridentität, Endpreis, etwaige Nachlässe sowie das Vorhandensein geforderter Erklärungen und Nebenangebote) werden registriert und auf Vollständigkeit gesichtet.
4. Erstellung & Signatur des Öffnungsprotokolls (Niederschrift): Alle wesentlichen Daten werden in einer Niederschrift festgehalten.
5. Übergabe an die 4-stufige Angebotswertung: Nach Abschluss der Niederschrift beginnt die materielle und rechnerische Prüfung der Angebote (Formale Prüfung, Eignung, Preisangemessenheit, Wirtschaftlichkeit).

Das Eröffnungsprotokoll (Niederschrift): Pflichtinhalte

Durch das Vergaberecht wird vorgegeben, dass die die Angebotsöffnung auch in die Dokumentation gehört. Das dazugehörige Protokoll ist fester Bestandteil der Vergabeakte und dient der Nachprüfbarkeit, besonders wenn Bieter rügen wollen oder es zu einer Nachprüfung kommt. Die Niederschrift erfolgt entweder schriftlich oder elektronisch. Erfasst wird in der Niederschrift:

Folgende Angaben gehören in die Niederschrift:

• Name und Anschrift des Auftraggebers sowie Aktenzeichen/Vergabenummer

• Datum und Uhrzeit des Öffnungstermins

• Namen der anwesenden Personen (Vertreter des Auftraggebers)

• Namen und Anschriften der Bieter, die ein Angebot abgegeben haben

• Eingangsdatum und exakte Uhrzeit jedes Angebots

• Endpreise bzw. Angebotssummen und wesentliche Rabatt- oder Skontoangaben

• Vorhandensein von geforderten Erklärungen, Sicherheiten und Nebenangeboten

• Etwaige Besonderheiten (z. B. beschädigte Umschläge oder Kennzeichnung verspäteter Angebote)

Das Protokoll wird von den anwesenden Vertretern des Auftraggebers unterzeichnet bzw. bei der eVergabe revisionssicher elektronisch abgeschlossen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Angebotsöffnung und Eröffnungstermin?

Beide Begriffe beschreiben denselben Vorgang. Der Begriff „Eröffnungstermin“ stammt traditionell aus der VOB/A und wird insbesondere dann verwendet, wenn ein Vor-Ort-Termin unter Anwesenheit von Bietern stattfindet. „Angebotsöffnung“ oder „Submission“ ist der übergeordnete Begriff für alle Verfahrensarten.

Was passiert mit Angeboten, die nach Ablauf der Angebotsfrist eingehen?

Verspätet eingegangene Angebote dürfen inhaltlich nicht gewertet werden. Sie werden im Öffnungsprotokoll lediglich mit ihrem Eingangszeitpunkt erfasst und verbleiben ungeöffnet bei den Akten bzw. werden mit einem Ausschlussvermerk versehen.

Dürfen nach der Angebotsöffnung noch Preisverhandlungen geführt werden?

Im Offenen und Nicht offenen Verfahren gilt ein striktes Nachverhandlungsverbot (§ 15 Abs. 3 VgV). Lediglich formale Aufklärungen zur Eignung oder zur rechnerischen Richtigkeit sind erlaubt. Echte Verhandlungen über Preise oder Leistungsinhalte sind nur in Verhandlungsverfahren zulässig.

Was ist eine Submission?

Unter einer Submission versteht man die Angebotsabgabe eines Bieters bei einem Vergabeverfahren. Der Begriff Submission wird auch für den Eröffnungstermin der Angebotsöffnung (auch Submissionstermin genannt) verwendet und kann zusätzlich als Synonym für die Ausschreibung eingesetzt werden.

Wie verläuft die Angebotsöffnung bei einem Verhandlungsverfahren?

Die Öffnung der Angebote erfolgt bei Verhandlungsverfahren formfrei. Auch hier dürfen Bieter allerdings nicht teilnehmen und das Ergebnis bleibt geheim. Die Geheimhaltung des Ergebnisses ist bei einer Verhandlungsvergabe wichtig, um die späteren Verhandlungen nicht zu beeinflussen.

➡ Damit wäre der Vorgang der Angebotsöffnung selbst abgeschlossen. Wurden die Angebote korrekt geöffnet, kann es zur Wertung der Angebote kommen.