Fristenübersicht für Vergabeverfahren: Mindestfristen und Praxistipps für Auftraggeber und Bieter

Im Laufe eines Vergabeverfahrens kommen verschiedene Fristen zum Tragen. Je nach Verfahrensart und Stufe des Vergabeprozesses erfüllen sie unterschiedliche Funktionen. Auftraggeber müssen unbedingt auf die Einhaltung eben dieser achten, ansonsten haben Bieter die Möglichkeit Rügen im Vergabeverfahren zu erteilen. Bieter sehen die Fristen in der Auftragsbekanntmachung. So können Sie schon auf dem ersten Blick erkennen, ob sie noch genug Zeit haben, um an der Vergabe teilzunehmen.

Welche Fristen müssen während des Vergabeverfahrens beachtet werden? Die wichtigsten Fristentypen im Vergabeverfahren

Fristen Vergaberecht

• Angebotsfrist: Der Zeitraum zwischen der Bekanntgabe/Versendung der Vergabeunterlagen und dem spätesten Termin für den Eingang der Angebote beim Auftraggeber. Ein nach Ablauf der Angebotsfrist eingegangenes Angebot muss zwingend ausgeschlossen werden.

• Bindefrist: Der Zeitraum, für den Bieter an ihr eingereichtes Angebot rechtlich gebunden sind. Innerhalb dieser Frist darf das Angebot weder geändert noch zurückgezogen werden.

• Teilnahmefrist/ Bewerbungsfrist: Gilt bei zweistufigen Verfahren (z. B. nicht offenes Verfahren oder Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb). In dieser Spanne reichen interessierte Unternehmen ihre Teilnahmeanträge sowie Eignungsnachweise ein.

• Wartefrist/ / Stillhaltefrist: Vor der endgültigen Zuschlagserteilung muss der Auftraggeber unterlegene Bieter über die geplante Auftragsvergabe informieren. Erst nach Ablauf der Wartefrist (10 Kalendertage bei elektronischer Übermittlung, 15 Tage bei Postversand) darf der Vertrag geschlossen werden. Dies sichert den Bieterrechtsschutz vor den Vergabekammern.

• Zuschlagsfrist: Die Frist, innerhalb derer der öffentliche Auftraggeber die Wertung vornimmt und den Zuschlag erteilt. Sie läuft in der Regel parallel zur Bindefrist der Bieter.

Fristenübersicht europaweite Vergabeverfahren

Oberhalb des Schwellenwertes gibt es festgelegte Mindestfristen, an die sich der Auftraggeber halten muss. Je nach Verfahrensart, z.B. bei den Fristen für VgV und Fristen gem. VOB/A, kann es dabei Unterschiede geben.

Fristen für Verhandlungsverfahren mit und ohne Teilnahmewettbewerb

Fristen für Wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft

Wann beginnen die Fristen im Vergabeverfahren?

• Angebotsfrist: beginnt am Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung / am Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Erst nach Verstreichen der Angebotsfrist darf die Angebotsöffnung erfolgen.
• Teilnahmefrist: beginnt am Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung
• Bindefrist: beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist
• Vergabebekanntmachung: Frist beginnt mit der Vergabe des öffentlichen Auftrags

Welche Fristen gibt es bei Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich?

Bei nationalen Vergabeverfahren gibt es keine festgelegten Fristen wie bei Europaweiten Vergabeverfahren. In der UVgO wird lediglich festgehalten, dass der Auftraggeber selbst angemessene Fristen zur Teilnahme, Abgabe eines Angebots und Bindung an das Angebot festlegen muss, siehe § 13 Abs. 1 S.1 UVgO. Je nach Leistungsart kann die Angemessenheit der Frist variieren. Auftraggeber sollen darauf achten, dass Bieter und Bewerber genügend Zeit haben, um einen Teilnahmeantrag auszufüllen oder ein Angebot vorzubereiten. Auftraggeber können sich aber an die Fristen der jeweiligen Verfahrensarten aus dem Oberschwellenbereich richten.

Wenn Bauleistungen im Unterschwellenbereich vergeben werden, soll die Angebotsfrist grundsätzlich nicht unter 10 Kalendertagen liegen, so § 10 Abs. 1 VOB/A. Und Bindefristen mit mehr als 30 Kalendertagen dürfen nur in begründeten Ausnahmen zugelassen werden. Die Bindefrist sollen Auftraggeber im Gegensatz zur Angebotsfrist für so kurz wie nur möglich ansetzen. Berücksichtigt werden muss dabei, wie aufwendig der Auftrag ist, ob eine Besichtigung der Baustelle notwendig ist und wie viele Unterlagen zur Bearbeitung des Angebots berücksichtigt werden müssen.

Zudem fehlt bei Vergaben unterhalb des Schwellenwertes die Regelung, wann der Beginn der Angebotsfrist festgelegt wird. Der Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung bietet sich als Beginn an.

Was bedeutet Angemessenheit der Fristsetzung bei Vergabeverfahren?

Auftraggeber sollen bei der Festlegung von Fristen beachten, dass Auftraggeber ausreichend Zeit haben sollen, um ein Angebot einzureichen oder Bieterfragen stellen zu können. Damit sollen die Grundsätze des Vergaberechts eingehalten werden. Da zu kurz gesetzte Fristen den Wettbewerb beeinflussen, muss der Auftraggeber die Unternehmen im Blick haben. Ein Beschluss der Vergabekammer besagt, dass als Richtwert durchschnittliche Unternehmen genommen werden können (VK1- 17-19).

Allerdings: Die Vergabestelle entscheidet, ob eine Frist ausreichend gesetzt wurde.

Was es sonst noch zu beachten gibt: Praxistipps & Regeln

1. Berechnung von Fristen (§ 82 VgV)

Für die Berechnung von Fristen im europäischen Vergaberecht gilt die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1182/71

• Tage sind Kalendertage: Soweit Rechtsvorschriften von „Tagen“ sprechen, sind Kalendertage gemeint. Samstage, Sonn- und Feiertage zählen voll mit.

• Fristbeginn: Die Frist beginnt grundsätzlich am Tag nach dem auslösenden Ereignis (z. B. Tag nach Absendung der Bekanntmachung).

• Fristende an Wochenenden/Feiertagen: Fällt das Ende einer Frist auf einen Samstag, Sonntag oder einen gesetzlichen Feiertag, endet die Frist in der Regel am Ablauf des darauffolgenden Werktags.

2. Gebot der Angemessenheit

• Gesetzliche Mindestfristen dürfen nicht schablonenhaft angewendet werden. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, die Komplexität der Leistung und den Zeitaufwand für die Ausarbeitung der Angebote zu berücksichtigen (§ 20 Abs. 1 VgV / § 13 Abs. 1 UVgO).

• Erforderliche Verlängerungen: Bei umfangreichen Leistungsbeschreibungen, komplexen Kalkulationen oder notwendigen Ortsterminen müssen längere Fristen gewählt werden.

• Urlaubszeiten & Brückentage: Auftraggeber sollten Zeiten wie die Sommerferien oder den Jahreswechsel bei der Fristsetzung berücksichtigen, um einen echten Wettbewerb nicht einzuschränken.

3. Zwingende Fristverlängerung im laufenden Verfahren

Ein Auftraggeber muss die Angebotsfrist verlängern, wenn:

• wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen werden (§ 20 Abs. 3 VgV).

• Bieterfragen nicht rechtzeitig (mindestens 6 Tage vor Fristablauf) beantwortet werden können und die Antworten zusätzliche relevante Informationen enthalten (§ 20 Abs. 3 VgV).

4. Ausschlussfristen & Striktheit bei Verspätung

Für Bieter gilt: Verspätet eingegangene Angebote dürfen vom Auftraggeber nicht gewertet werden (§ 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV) – selbst wenn die Verspätung nur wenige Sekunden beträgt oder durch technische Übertragungsfehler verursacht wurde (sofern diese nicht im Risikobereich der Vergabeplattform lagen). Eine rechtzeitige Übermittlung im E-Vergabe-Portal ist daher unumgänglich.

Fristen für Bieter: Welche Fristen den Bieterschutz sichern

Das Vergaberecht dient nicht nur der effizienten Mittelverwendung der öffentlichen Hand, sondern garantiert auch den subjektiven Anspruch der Bieter auf Einhaltung der Vergabevorschriften (§ 97 Abs. 6 GWB). Um diesen Rechtsschutz wirksam wahrzunehmen, sollten Bieter folgende Fristen genau kennen:

1. Rügepflicht und Rügefristen (§ 160 Abs. 3 GWB)

Bevor ein Bieter ein Nachprüfungsverfahren einleiten kann, muss er den gerügten Vergabeverstoß beim Auftraggeber formgerecht beanstanden:

• Erkannte Vergabeverstöße: Werden Fehler im Verfahren erkannt, müssen diese innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).

• Mängel in der Bekanntmachung: Fehler, die bereits aus der Bekanntmachung ersichtlich sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz Nr. 2 GWB).

• Mängel in den Vergabeunterlagen: Unklarheiten oder unzulässige Anforderungen in den Vergabeunterlagen sind ebenfalls spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB).

2. Frist für den Nachprüfungsantrag (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

Teilt der Auftraggeber dem Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, beginnt eine präklusive Frist: Der Bieter muss innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer stellen. Nach Ablauf dieser Frist ist der Weg zur Vergabekammer für diesen Mangel versperrt.

3. Informations- und Wartefrist (Stillhaltefrist gem. § 134 GWB)

Der Auftraggeber muss unterlegene Bieter mindestens 10 Kalendertage (bei Übermittlung per Fax oder E-Mail) bzw. 15 Kalendertage (bei Postversand) vor dem geplanten Vertragsschluss über die Absage und den Namen des erfolgreichen Bieters informieren.

Die Informations- und Wartepflicht kann entfallen, wenn z.B. ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. (§ 134 Absatz 3 Nr. 1)

• Folge bei Missachtung (§ 135 GWB): Wird der Vertrag ohne Einhaltung der Stillhaltefrist geschlossen, ist er von Anfang an unwirksam. Die Unwirksamkeit muss innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU gerügt werden (spätestens jedoch 6 Monate nach Vertragsschluss).

4. Frist für Bieterfragen (§ 20 Abs. 3 VgV)

Damit Bieter kalkulationssichere Angebote erstellen und Rechtsmängel frühzeitig klären können, haben sie das Recht auf Bieterfragen. Auftraggeber müssen zusätzliche Auskünfte im EU-Bereich spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilen. Beantwortet der Auftraggeber relevante Fragen nicht rechtzeitig, führt dies zu einer zwingenden Fristverlängerung der Angebotsfrist.

5. Frist für die sofortige Beschwerde (§ 172 GWB)

Ist ein Bieter mit der Entscheidung der Vergabekammer nicht einverstanden, kann er innerhalb einer Notfrist von zwei Wochen ab Zustellung der Entscheidung sofortige Beschwerde beim zuständigen Oberlandesgericht (Vergabesenat) einlegen.