Elektronische Vergabe: 5 Tipps für Auftragnehmer

1. Auf Verschlüsselung und Signatur der Angebote achten
2. Technische Voraussetzungen bei elektronischer Vergabe müssen stimmen
3. Präqualifizierung als Eignungsnachweis nutzen!
4. Vollständigkeit der Dokumente im Vergabeverfahren
5. Benachrichtigungen während eines Vergabeverfahrens aktivieren

Elektronische Vergaben sind bei europaweiten Ausschreibungen schon gang und gäbe und auch bei nationalen Vergaben gehören elektronische Vergaben bereits zur üblichen Praxis, sodass viele Vergabeverfahren vollkommen elektronisch abgewickelt werden. Eine elektronische Vergabeplattform kann daher für Bieter eine willkommene Unterstützung während des elektronischen Vergabeverfahrens sein.

Wie können Sie erfolgreich an einer elektronischen Vergabe teilnehmen?

1. Auf Verschlüsselung und Signatur der Angebote achten:

Bei der papiergebundenen Angebotsabgabe ist es relativ simpel: Alle Dokumente müssen unterschrieben werden und der Briefumschlag mit dem Angebot muss unbedingt verschlossen sein. Ähnlich sieht es auch bei der elektronischen Angebotsabgabe im Zuge der e-Vergabe aus. Tatsächlich ist es sogar noch etwas einfacher, denn meistens müssen Unternehmen beim Upload des Angebots nur auf die Verschlüsselung achten. In der Regel erfolgt der Upload in Textform. Mit der Textform ist auch die Verschlüsselung abgeschlossen. Wenn Sie Ihr Angebot z.B. über die B_I eVergabe hochladen können, wird Ihr Angebot automatisch in Textform während des Uploads verschlüsselt. Das Angebot unterschreiben muss man in der Regel bei der elektronischen Angebotsabgabe nicht mehr.

Nur in besonderen Fällen kann auch eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder eine qualifizierte Signatur gefordert werden. Wenn Auftraggeber diese von Ihnen verlangt, sollten Sie unbedingt auf die richtige Signatur achten. Und natürlich darf sie nicht bei der Angebotsabgabe vergessen werden. Sollte nicht die richtige Signatur verwendet werden oder diese wird vergessen, so muss das dazugehörige Angebot aufgrund eines Formfehlers ausgeschlossen werden. Achten Sie also genau auf die geforderte Signaturform in den Ausschreibungstexten.

➡ Übrigens: Wenn der Auftraggeber unsere e-Vergabe-Plattform B_I eVergabe verwendet, werden Sie vor der Angebotsabgabe auf die zu verwendende Verschlüsselungsart und Signatur hingewiesen.

2. Technische Voraussetzungen bei elektronischer Vergabe müssen stimmen:

Bei elektronischen Vergaben müssen natürlich auch die technischen Voraussetzungen gegeben sein. Damit alles reibungslos und fehlerhaft funktioniert, muss wie bei jeder Softwareanwendung die Plattform auf dem neuesten Stand sein. Ansonsten kann es zu unverhofften Problemen bei der Angebotsabgabe kommen. Zum Beispiel können bestimmte Funktionen nicht genutzt werden oder der Upload wird unterbrochen.

Deshalb ist es für Sie von Vorteil, wenn der Auftraggeber auf eine webbasierte Vergabeplattform, wie z.B. B_I eVergabe setzt. So können Sie als Auftragnehmer das Angebot einfach über den Browser hochladen. Aber: Auch hier sollten Sie auf einen aktuellen Browser achten.

Frist beachten: Rechtzeitig mit der Angebotsabgabe starten

Ein weiterer Punkt, den Sie beim Upload des Angebots beachten sollten: Egal, ob es sich um eine lokal installierte oder webbasierte Anwendung handelt, die Internetgeschwindkeit spielt beim Upload Ihres Angebots ebenfalls eine Rolle. Laden Sie deshalb nicht erst in letzter Minute ihr Angebot hoch, sondern rechtzeitig. Vergabekammern haben bereits geurteilt, dass verspätete Angebote zu elektronischen Vergabeverfahren ausgeschlossen werden können.

Am besten beginnen Sie bereits einige Tage vor Ende der Angebotsfrist mit dem Upload der bereits vorhandenen Dokumente. Änderungen sind trotzdem noch möglich. Die Vergabeplattform speichert automatisch immer den letzten Stand der Bearbeitung.

3. Präqualifizierung als Eignungsnachweis nutzen!

Wenn öffentliche Auftraggeber Aufträge an ein Unternehmen vergeben wollen, müssen sie sichergehen, dass das Unternehmen auch für die Ausführung des Auftrags geeignet ist. Eignungsprüfungen werden bei Vergaben von Bau-, Liefer- und Dienstleistung im öffentlichen Vergabewesen immer durchgeführt. Deshalb werden bei Vergabeverfahren auch die sogenannten Eignungsnachweise angefordert. Damit das Unternehmen aber nicht für jedes Vergabeverfahren wieder und wieder die entsprechenden Nachweise zusammentragen muss, kann sich das Unternehmen präqualifizieren lassen. Mit einer Präqualifizierung können Unternehmen ihre Eignung für bestimmte Leistungen für einen längeren Zeitraum schon vor der Teilnahme an Vergabeverfahren nachweisen. Besonders wenn Auftragnehmer an mehreren Verfahren teilnehmen möchten, lohnt sich die Präqualifizierung um enorm viel Zeit bei der Teilnahme zu sparen. Öffentliche Auftraggeber müssen die Präqualifizierung als Eignungsnachweis akzeptieren. Wie ein Präqualifikationsverfahren funktioniert, können Sie in diesem Blogpost nachlesen.

4. Vollständigkeit der Dokumente im Vergabeverfahren

Bei der Auswahl eines geeigneten Unternehmens achtet der öffentliche Auftraggeber nicht nur auf das Angebot, sondern nimmt auch das Unternehmen und seine Leistungen genauer unter die Lupe. Deshalb fordert der öffentliche Auftraggeber Nachweise, Erklärungen und Referenzen von den Bietern, die auch in die Bewertung eingehen. Deshalb ist es wichtig alle geforderten Nachweise, Erklärungen und Referenzen rechtzeitig einzureichen. Ganz besonders dann, wenn der Auftraggeber in den Ausschreibungstexten darauf hinweist, dass ein Nachreichen der Unterlagen nicht gestattet ist.

e-Vergabe-Plattformen können dabei eine große Hilfestellung sein. Zum Beispiel erinnert unsere e-Vergabe-Plattform B_I eVergabe Sie vor der finalen Abgabe, alle geforderten Dokumente einzureichen. Damit fehlende Dokumente kein Ausschlussgrund für Ihr Angebot sind, weist B_I eVergabe auf fehlende Unterlagen hin.

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5. Benachrichtigungen während eines Vergabeverfahrens aktivieren

Auch wenn bei Bekanntmachung der Vergabe alle Angaben korrekt und vollständig sein sollen, kann sich während des Vergabeverfahrens etwas in den Vergabeunterlagen verändern. Allerdings dürfen immer nur minimale Änderungen vorgenommen werden. Welche Änderungen möglich sind, haben wir in diesem Blogpost zum Thema Vergabeunterlagen zusammengefasst.

Weil für Bieter immer die Holschuld gilt, müssen Sie bei der Erstellung Ihres Angebotes darauf achten, dass Sie auch die neueste Version der Vergabeunterlagen als Grundlage zur Erstellung des Angebotes haben. Um dies nicht ständig manuell kontrollieren zu müssen, sollten Sie bei der eVergabe-Plattform die Benachrichtigungen aktivieren. So erhalten Sie automatisch per Mail alle Aktualisierungen und können dann Ihr Angebot bearbeiten.

Übrigens: Die Aktivierung der Benachrichtungen lohnt sich, weil z.B. auch Mitteilungen der Vergabestellen, z.B. Antworten auf Bieterfragen, die für alle Bieter zugänglich sind, versandt werden. Über die B_I eVergabe werden diese den Bietern automatisch zugeschickt, wenn Sie sich registriert haben bzw. die Benachrichtigungen aktiviert haben.

Ist die Elektronische Vergabe Pflicht?

Öffentliche Auftraggeber müssen bei Vergaben im Oberschwellenbereich seit dem 18. April 2016 die Kommunikation während eines Vergabeverfahrens vollständig elektronisch abwickeln. Gemeint ist damit, die elektronische Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung, die kostenlose Bereitstellung der Vergabeunterlagen und die elektronische Angebotsabgabe.

Auftraggeber und Auftragnehmer mussten bis spätestens 18. Oktober 2018 auf eine vollständige Abwicklung eines Vergabeverfahrens umgestellt haben. Seit diesem Termin dürfen bei EU-Ausschreibungen keine Angebote, Teilnameanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen mehr entgegengenommen werden. Auch im Unterschwellenbereich ist man seit der Einführung der UVgO bestrebt, Vergabeverfahren elektronischer durchzuführen, z.B. sollen Auftragsbekanntmachungen auch elektronisch veröffentlicht werden.

Elektronische Vergabe Pflicht seit 2020

Die Übergangsfrist für die e-Vergabe im Unterschwellenfirst endete am 01. Januar 2020. Das bedeutet, dass die Kommunikation und der gesamte Vergabeprozess elektronisch abgewickelt werden sollen. Dabei gibt es allerdings Ausnahmen, die in § 38 Abs. 4 UVgO festgehalten sind. Liegt der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer bei 25.000 Euro, ist der öffentliche Auftraggeber nicht verpflichtet, das Verfahren elektronisch durchzuführen.

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