Erfolgreich Ausschreibungen finden!

Öffentliche Aufträge finden: Wo werden öffentliche Ausschreibungen veröffentlicht?

Öffentliche Ausschreibungen lassen sich auf vielfältige Weise ausfindig machen. In unserem letzten Blogpost "Wie findet man Aufträge?" haben wir uns bereits den unterschiedlichen Quellen zur Auftragssuche für Unternehmen gewidmet. An dieser Stelle fassen wir noch einmal kurz zusammen, wo Sie öffentliche Ausschreibungen finden können:

• Regionalzeitungen & Ausschreibungsblätter
• Webseiten des Bundes, der Gemeinden, Städte, Kommunen, aber auch Universitäten, Vereine etc.
• kostenlose Web-Plattformen, Auftragsdatenbanken
• Ausschreibungsdatenbanken von professionellen Dienstleistern, wie B_I ausschreibungsdatenbank

Wie kann ich feststellen, ob es für mein Unternehmen öffentliche Ausschreibungen gibt?

Die gute Nachricht: Es gibt für fast jedes Unternehmen passende öffentliche Aufträge. Denn: Der öffentliche Auftraggeber kauft jährlich mit einem großen Beschaffungsvolumen unterschiedliche Leistungen ein. Das können Lieferleistungen sein, wie beispielsweise Seife, Schreibtischstühle oder Computer, aber auch Dienstleistungen, wie Malerarbeiten, Grünpflege oder die Instandhaltung tragbarer Feuerlöscher gehören in dieses Feld. Am häufigsten werden Bauleistungen beschafft: Neubauten, Sanierungen aber auch restauratorische Arbeiten an Grabplatten. Weil öffentliche Auftraggeber für ihren Einkauf Steuergelder verwenden, muss fast jede Anschaffung gemäß des Vergaberechts eingekauft werden. Eine Übersicht zum Vergaberecht finden Sie in diesem Blogpost. Und weil eigentlich alles über Vergabeverfahren abgewickelt wird, hat so gut wie jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, Chancen eine Ausschreibung zu finden. Für einige Produkte und Leistungen gibt es mehr Möglichkeiten, für andere dafür etwas weniger öffentliche Ausschreibungen. Der einfachste Weg, um herauszufinden, ob es für die Leistungen oder Produkte Ihres Unternehmens auch eine Ausschreibung gibt, ist, mit der Suche zu starten.

➡ Am besten suchen Sie in einer Ausschreibungsdatenbank und lesen sich dann die Ausschreibungsunterlagen gut durch.

Relevante Ausschreibungen finden

Diverse Ausschreibungen und mögliche Aufträge zu finden, ist gar nicht so schwer. Eine passende Ausschreibung zu finden, gestaltet sich allerdings schon schwieriger. Schließlich kann nicht jedes Unternehmen an einer beliebigen Ausschreibung teilnehmen. Wenn Sie sich bei der Auftragssuche für einen professionellen Dienstleister wie B_I ausschreibungsdatenbank zur Unterstützung entschieden haben, ist schon einen entscheidender Schritt bei der Recherche nach relevanten Ausschreibungen für Ihr Unternehmen getan.

Filteroptionen nutzen

In Online-Datenbanken für Ausschreibungen nach einer relevanten Ausschreibung zu suchen, ist der einfachste und effizienteste Weg, um schnellstmöglich einen passenden Auftrag zu finden. In diesen Datenbanken können Bieter entsprechende Filter setzen, die zu ihren eigenen Leistungen passen und je nach Anbieter auch Suchprofile anlegen.

Beispiel: Als Firma für Gebäudereinigung kommen nur Ausschreibungen in Frage, die auch diese Leistung fordern und nicht zu weit vom Firmenstandort entfernt sind. Folgende Auftragssuche, zum Beispiel in der B_I ausschreibungsdatenbank, bietet sich an: Suchbegriff eingeben, ungefähre Postleitzahl des gewünschten Ausführungsortes eintragen und den Radius für den Ausführungsort definieren, sodass beispielsweise auch nach Gebäudereinigung in Hamburg und Umgebung bis 50 km Entfernung gesucht wird. Das ist besonders sinnvoll, wenn man im Umkreis nach Aufträgen suchen, aber nicht jede Stadt oder Gemeinde manuell nachschauen möchte.

Mit weiteren Filteroptionen, wie z.B. Auswahl des Bundeslandes, Art der Vergabe und Schlusstermin können Sie die Suche ganz einfach nach Belieben eingrenzen und haben nach nur wenigen Klicks eine Auswahl an für Ihr Unternehmen passenden Auftragsmöglichkeiten gefunden. Sie können nun entscheiden, bei welchem Vergabeverfahren Sie sich mit Ihrem Unternehmen bewerben möchten.

Suchprofile anlegen und E-Mail-Service nutzen

Viele Ausschreibungsdatenbanken bieten Auftragnehmern auch die Möglichkeit die Suchprofile zu speichern. Das ist praktisch für spätere Recherchen, denn die gesetzten Filter bleiben erhalten.

Vorteilhaft: Mit unserer B_I ausschreibungsdatenbank steht Ihnen nicht nur eine komfortable und umfangreiche Datenbank zur Seite. Darüber hinaus können Sie sich Ausschreibungen anhand Ihres individuell festgelegten Suchprofils passende Ausschreibungen komfortabel per E-Mail zusenden lassen. Testen Sie unseren E-Mail-Service doch einfach mal!

Woran erkennen Sie, ob die Ausschreibung für Ihr Unternehmen relevant ist?

Leistungsverzeichnis gründlich durchlesen

Im nächsten Schritt schauen Sie sich die ausgewählten Ausschreibungen genauer an. Nun müssen Sie sich die Frage stellen, ob Ihr Unternehmen überhaupt an der Vergabe teilnehmen kann. Öffentliche Auftraggeber fordern von Bietern gewisse Nachweise und Erklärungen. Das Thema “Eignungsnachweise” haben wir in diesem Blogpost ausführlich betrachtet. In den Vergabeunterlagen zur Ausschreibung finden Sie nun alle wichtigen Informationen, die Sie benötigen, um entscheiden zu können, ob sich die Erstellung eines Angebots für sie lohnt. Die Vergabeunterlagen bestehen aus unterschiedlichen Dokumenten. Eine umfassende Auflistung haben wir in diesem Blogpost zu den Vergabeunterlagen zusammengestellt. In den Vergabeunterlagen ist auch immer das Leistungsverzeichnis (LV) enthalten. Für das weitere Vorgehen ist dies interessant, denn dort werden die Angaben der Ausschreibung bis ins Detail aufgeführt – bei einer Gebäudereinigungs-Ausschreibung zum Beispiel wird aufgeführt, welche Art von Flächen in welcher Größe und welchem Intervall zu reinigen sind. Achten Sie daher unbedingt auf die gewünschten Anforderungen, die im Leistungsverzeichnis gefordert werden.

➡ Falls Sie bei einigen Punkten im Leistungsverzeichnis unsicher sind, z.B. wenn die Formulierungen nicht klar genug oder widersprüchlich sind, sollten Sie definitiv die Chance ergreifen und eine Bieterfrage an den Auftraggeber stellen. Mit dem Thema Bieterfrage haben wir uns in diesem Blogpost befasst. Als Unternehmen sind Sie auf Ihrem Gebiet Experte und könnten auch beim Auftraggeber für mehr Klarheit sorgen, wenn Sie Ungenauigkeiten bei einer geforderten Leistung finden.

Priorisieren: An Ausschreibungen mit besten Chancen zuerst teilnehmen

Bevor Sie aber ein Angebot für alle ausgewählten Ausschreibungen erstellen, sollten Sie priorisieren. Das Leistungsverzeichnis können Sie sehr gut als Checkliste verwenden und bewerten, ob Sie eine Chance für den Zuschlag haben. Weil die Erstellung von Angeboten aufwendig sein kann, sollten Sie vorher genau abwägen, ob eine Bewerbung Ihres Unternehmens sinnvoll ist. Es lohnt sich, mehr Zeit in die Zusammenstellung des Angebots zu investieren, wenn auch eine reelle Chance besteht, die Ausschreibung zu gewinnen. Wir wollen Sie aber nicht entmutigen! Schärfen Sie Ihren Blick beim Lesen der Leistungsbeschreibung. Die für Sie interessanten Ausschreibungen, die für Ihr Unternehmen in der engeren Auswahl stehen, sollten Sie deshalb unbedingt vorziehen. Aber: Behalten Sie die Ausschreibungen, die auch weiter unten auf Ihrer Liste stehen, im Auge. Versuchen Sie auch ruhig bei diesen Ausschreibungen Ihr Glück, wenn Ihnen noch Zeit bleibt, nachdem Sie für die Ausschreibungen mit den besten Chancen Ihre Angebote erstellt und Nachweise und Erklärungen zusammengestellt haben (Tipp: Nutzen Sie Präqualifizierung). Man weiß nie, wie Ihre Chancen im Vergleich zu den anderen Bietern stehen, denn regelmäßig nehmen nur sehr, sehr wenige Unternehmen an einer Ausschreibung teil, sodass Ihre Chancen steigen.

Einen weiteren Aspekt, den Sie bei der Priorisierung der Ausschreibungen zusätzlich beachten können, ist natürlich auch die zu erwartende Marge. Weil der Aufwand zur Erstellung eines Angebots aufwendig ist, sollte man die potenzielle Marge im Auge behalten und versuchen die besonders lukrativen Aufträge zu gewinnen.

Was kosten die Ausschreibungsunterlagen und die Teilnahme an einer Ausschreibung?

Für die Ausschreibungsunterlagen und die Teilnahme an einer Ausschreibung müssen Sie nichts bezahlen. Dies dient auch der Förderung des Wettbewerbs. Meistens können die Vergabeunterlagen heruntergeladen werden. Nur in seltenen Fällen sind papiergebundene Ausschreibungsunterlagen noch üblich. Gemäß Vergaberecht muss der Zugang zu Ausschreibungsunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt sein. Und auch für die Teilnahme an einer Ausschreibung müssen Sie nichts bezahlen. Falls Sie Ihr Angebot per Post versenden möchten, sofern papiergebundene Angebote zugelassen sind, zahlen Sie das Porto für den Versand.

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Können Sie sich gleichzeitig auf mehrere Ausschreibungen bewerben?

Ja, Sie können sich gleichzeitig auf mehrere Ausschreibungen bewerben. Um Ihre Erfolgschancen zu maximieren, sollten Sie das auch tun. Achten Sie dabei auf die oben genannte Priorisierung und stellen Sie sich außerdem die Frage, ob Sie im Bestfall (alle Ausschreibungen für sich zu gewinnen) auch alle Aufträge zum in der Ausschreibung angegebenen Zeitpunkt ausführen können. Achten Sie dabei besonders auf Überlappungen von Ausführungszeiträumen. Sind die Angebote eingereicht und die Abgabefrist verstrichen, gilt für Bieter die Bindefrist, d.h. Sie sind nun an das Angebot gebunden und können das Angebot nicht mehr zurückziehen.

Was kann ich tun, wenn ich eine bestimmte Ausschreibung nicht finde?

Wenn Sie eine bestimmte Ausschreibung nicht finden können, kann das mehrere Gründe haben:

• Es kann sein, dass die Frist für die Angebotsabgabe abgelaufen ist oder der öffentliche Auftraggeber die Ausschreibung zurückgezogen hat. Somit wird die Ausschreibung nicht mehr in der Datenbank aufgeführt.
• Auch kann sich etwas an den Ausschreibungsunterlagen ändern, sodass die alten Suchparameter, die Sie zuvor genutzt haben, nicht mehr zu den Änderungen in den Ausschreibungsunterlagen passen. Dass eine Ausschreibung schon vor Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe zurückgezogen wird oder signifikante Änderungen an den Ausschreibungsunterlagen vorgenommen werden, kommt allerdings eher selten vor, da es strenge Regelungen im Vergaberecht gibt, die dies nur bei bestimmten Ausnahmen zulassen.
• Ihre Suche könnte die Ergebnisse zu sehr einschränken. Probieren Sie, weniger Filter zu verwenden oder andere Suchbegriffe zu nutzen.

➡ In unserer Datenbank versehen wir alle Ausschreibungen mit einer ID. Die ID beginnt mit D (z.B. D12345678), wenn der öffentliche Auftraggeber die Vergabe elektronisch über unsere Vergabeplattform B_I eVergabe abwickelt. Diese Nummer wird sich im Laufe des Verfahrens nicht ändern. Fügen Sie die Ausschreibung in der Anwendung zu “Meine Vergaben” hinzu oder speichern Sie diese Nummer, um die Ausschreibung zu einem späteren Zeitpunkt ganz einfach wiederzufinden.

Falls Sie Schwierigkeiten bei der Suche oder beim Anlegen eines Suchprofils haben, hilft Ihnen unser Kundendienst gerne weiter.

Wie findet man europaweite Ausschreibungen?

Bei europaweiten Ausschreibungen handelt es sich um Ausschreibungen, deren geschätzter Auftragswert über dem EU-Schwellenwert liegen. Ausführlicher können Sie sich in diesem Blogpost über europaweite Ausschreibungen informieren. Die EU-Schwellenwerte unterscheiden sich je nach Art der Leistung und werden alle zwei Jahre angepasst. Die aktuellen EU-Schwellenwerte finden Sie in unserem Beitrag. Europaweite Ausschreibung werden in der Ausschreibungsdatenbank der Europäischen Union (TED) bekannt gegeben. Aber auch in unserer Ausschreibungsdatenbank finden Sie alle europaweiten Ausschreibungen in Deutschland. Wenn Sie nur nach Ausschreibungen in Europa suchen möchten, können Sie mit der entsprechenden Filteroption loslegen.

➡ Unser Tipp: Setzen Sie doch unsere Hinweise gleich um und suchen nach einer passenden Ausschreibung in unserer umfassenden Datenbank!