Erfolgreich Ausschreibungen finden: Strategien & Praxis-Tipps für Unternehmen

Warum sich öffentliche Aufträge für nahezu jedes Unternehmen lohnen

Viele Betriebe zögern beim Einstieg in öffentliche Vergabeverfahren aus Sorge vor Bürokratie. Dabei ist das Spektrum an nachgefragten Leistungen riesig: Neben Bauprojekten und klassischen Handwerksarbeiten fragt die öffentliche Hand fortlaufend Dienstleistungen (z. B. IT-Support, Grünpflege, Reinigung) und Lieferleistungen (z. B. Verbrauchsmaterialien, Büromöbel) nach.

Die drei größten Vorteile öffentlicher Auftraggeber:

• Hohe Zahlungssicherheit: Das Ausfallrisiko liegt bei nahezu null.
• Verlässliche Planung: Rahmenvereinbarungen bieten nachhaltige Auslastung.
• Reputationsgewinn: Referenzen aus dem öffentlichen Sektor stärken das Marktvertrauen.

Öffentliche Aufträge finden: Wo werden öffentliche Ausschreibungen veröffentlicht?

Wer öffentliche Aufträge sucht, trifft auf ein verzweigtes System von Vergabestellen des Bundes, der Länder und Kommunen, die öffentliche Ausschreibungen veröffentlichen. Die wichtigsten Quellen auf einen Blick:

1. Amtliche Veröffentlichungsblätter & Lokalpresse: Klassische Bekanntmachungen für regionale Unterschwellenvergaben.

2. Webseiten der öffentlichen Auftraggeber: Eigene Vergabeportale von Städten, Gemeinden, Hochschulen und Landesbehörden.

3. Zentrale Vergabeplattformen & TED: Offizielle Portale für bundes- und europaweite Ausschreibungen.

4. Professionelle Ausschreibungsdatenbanken: Spezialisierte Dienstleister wie B_I ausschreibungsdienste, die Bekanntmachungen bundesweit bündeln, strukturieren und tagesaktuell aufbereiten.

4 Erfolgs-Tipps für die effiziente Auftragssuche

Statt täglich händisch Dutzende Portale zu durchsuchen, macht ein strukturierter Recherche-Prozess die Akquise planbar und zeitsparend.

1. Die Sprache der Beschaffer nutzen (CPV-Codes)

Vergabestellen klassifizieren ihre Ausschreibungen nach dem europaweiten CPV-Code-System (Common Procurement Vocabulary). Wenn Sie die Haupt- und Untercodes Ihrer Branche kennen, filtern Sie unpassende Treffer sofort heraus.

2. Automatisierte Suchprofile & Mail-Alerts einrichten

Nutzen Sie die Suchfunktionen: Hinterlegen Sie Ihr Leistungsprofil, gewünschte Ausführungsorte (z. B. Umkreis in km oder Bundesländer) sowie die Vergabeart. Ein automatischer Mail-Alert informiert Sie sofort, sobald eine passende Ausschreibung online geht.

3. Suchkriterien richtig justieren (Nicht zu eng filtern)

Zu spezifische Suchbegriffe können dazu führen, dass relevante Aufträge übersehen werden. Nutzen Sie Synonyme und kombinieren Sie Keyword-Suchen mit CPV-Code-Filtern.

4. Auf moderne eVergabe-Standards achten

Durch digitale Standards (wie eForms) sind Bekanntmachungen einheitlicher strukturiert. Achten Sie darauf, Fristen für Fragen und Angebotsabgaben direkt beim Auffinden der Ausschreibung zu notieren.

So können Sie Filteroptionen nutzen

In Online-Datenbanken für Ausschreibungen können Bieter entsprechende Filter setzen, die zu ihren eigenen Leistungen passen und je nach Anbieter auch Suchprofile anlegen.

Beispiel Ausgangslange: Als Firma für Gebäudereinigung kommen nur Ausschreibungen in Frage, die auch diese Leistung fordern und nicht zu weit vom Firmenstandort entfernt sind. Folgende Auftragssuche, zum Beispiel in der B_I ausschreibungsdatenbank, bietet sich an:

• Suchbegriff eingeben
• Postleitzahl des gewünschten Ausführungsortes eintragen
• Radius für den Ausführungsort definieren

Einen Radius festzulegen ist sinnvoll, wenn man im Umkreis nach Aufträgen suchen, aber nicht jede Stadt oder Gemeinde manuell nachschauen möchte.

Mit weiteren Filteroptionen, z.B. Auswahl des Bundeslandes, Art der Vergabe und Schlusstermin, kann die Suche nach Belieben eingegrenzt werden. Nach wenigen Klicks liegt eine Auswahl an passenden Auftragsmöglichkeiten vor.

Suchprofile anlegen und E-Mail-Service nutzen

Viele Ausschreibungsdatenbanken, wie B_I ausschreibungsdienste, bieten die Möglichkeit Suchprofile zu speichern. Das ist praktisch für spätere Recherchen, denn die gesetzten Filter bleiben erhalten.

Vorteilhaft: Darüber hinaus können Sie sich Ausschreibungen anhand Ihres individuell festgelegten Suchprofils passende Ausschreibungen komfortabel per E-Mail zusenden lassen. Testen Sie unseren E-Mail-Service doch einfach mal!

Woran erkennen Sie, ob die Ausschreibung für Ihr Unternehmen relevant ist?

Nicht jede Ausschreibung, die auf den ersten Blick gut aussieht, ist auch lukrativ. Wer ohne System auf jede Bekanntmachung bietet, verbrennt wertvolle Ressourcen

Leistungsverzeichnis gründlich durchlesen

Prüfen Sie nicht nur den Titel der Bekanntmachung, sondern den Text des Leistungsverzeichnisses (LV), das Sie in den Vergabeunterlagen finden. Deckt die geforderte Leistung Ihre Kernkompetenz zu mindestens 80–90 % ab? Vermeiden Sie Aufträge, bei denen Sie Kernleistungen teuer an Nachunternehmer vergeben müssten.

Für das weitere Vorgehen ist dies interessant, denn dort werden die Angaben der Ausschreibung bis ins Detail aufgeführt – bei einer Gebäudereinigungs-Ausschreibung zum Beispiel wird aufgeführt, welche Art von Flächen in welcher Größe und welchem Intervall zu reinigen sind. Achten Sie daher unbedingt auf die gewünschten Anforderungen, die im Leistungsverzeichnis gefordert werden.

➡ Falls Sie bei einigen Punkten im Leistungsverzeichnis unsicher sind, z.B. wenn die Formulierungen nicht klar genug oder widersprüchlich sind, sollten Sie definitiv die Chance ergreifen und eine Bieterfrage an den Auftraggeber stellen. Mit dem Thema Bieterfrage haben wir uns in diesem Blogpost befasst. Als Unternehmen sind Sie auf Ihrem Gebiet Experte und könnten auch beim Auftraggeber für mehr Klarheit sorgen, wenn Sie Ungenauigkeiten bei einer geforderten Leistung finden.

Eignungskriterien & Geforderte Nachweise

Öffentliche Auftraggeber fordern strenge Nachweise. Prüfen Sie direkt zu Beginn:

• Umsatzanforderungen: Wird ein Mindestjahresumsatz der letzten 3 Jahre verlangt, den Sie nicht erfüllen?
• Referenzen: Werden gleichwertige Referenzprojekte aus dem öffentlichen Sektor gefordert?
• Zertifikate & Präqualifikation: Werden spezifische ISO-Normen, Sicherheits- oder Umweltzertifikate vorausgesetzt?

Tipp: Wenn ein zwingendes Eignungskriterium fehlt und keine Bietergemeinschaft möglich ist, brechen Sie die Prüfung an dieser Stelle ab.

Kapazität & Ausführungszeitraum

Passen die Ausführungsfristen zu Ihrer aktuellen Auftrags- und Personalplanung? Öffentliche Fristen sind meist starr. Verzögerungen können Vertragsstrafen nach sich ziehen.

Geografische Machbarkeit & Logistik

Sind Anfahrtswege, Baustellenlogistik oder Personaleinsätze vor Ort wirtschaftlich darstellbar? Rechnet sich der logistische Aufwand im Verhältnis zur Auftragssumme?

Fristen für die Angebotserstellung

Haben Sie ausreichend Zeit, um die Vergabeunterlagen gründlich durchzuarbeiten, Preise zu kalkulieren und Fragen an die Vergabestelle zu stellen? Eine Neuerstellung unter extremem Zeitdruck führt zu kalkulatorischen Fehlern.

Budget & Kalkulationsgrundlage

Gibt die Vergabestelle eine Kostenschätzung oder ein geschätztes Auftragsvolumen an? Passt dieses Volumen zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Margenerwartungen?

Priorisieren: An Ausschreibungen mit besten Chancen zuerst teilnehmen

Bevor Sie aber ein Angebot für alle ausgewählten Ausschreibungen erstellen, sollten Sie priorisieren. Das Leistungsverzeichnis können Sie sehr gut als Checkliste verwenden und bewerten, ob Sie eine Chance für den Zuschlag haben. Es lohnt sich, mehr Zeit in die Zusammenstellung des Angebots zu investieren, wenn auch eine reelle Chance besteht, die Ausschreibung zu gewinnen. Wir wollen Sie aber nicht entmutigen! Schärfen Sie Ihren Blick beim Lesen der Leistungsbeschreibung.

Entscheidende Faktoren bei der Priorisierung:

• Zuschlagskriterien analysieren (Preis vs. Qualität): Wenn ausschließlich der niedrigste Preis entscheidet, haben Sie als Qualitätsanbieter oft das Nachsehen. Priorisieren Sie solche Aufträge nur, wenn Sie eine effiziente Kostenstruktur haben.
• MEAT-Prinzip (Most Economically Advantageous Tender): Spielt das Konzept, Nachhaltigkeit, Service oder Ausführungszeit eine Rolle (z. B. 60 % Preis / 40 % Konzept)? Hier haben spezialisierte Mittelständler hervorragende Chancen.
• Wettbewerbsdichte abschätzen: Handelt es sich um eine offene/öffentliche Ausschreibung mit sehr vielen Bietern oder um ein beschränktes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb? Im beschränkten Verfahren ist die Zuschlagschance nach erfolgreichem Teilnahmewettbewerb um ein Vielfaches höher.
• Klarheit der Vergabeunterlagen & Bieterfragen: Sind die Unterlagen unvollständig oder widersprüchlich? Reagiert die Vergabestelle professionell auf Bieterfragen? Unklare Vorgaben bergen hohe Nachkalkulationsrisiken.

Warum Sie Treffer verpassen oder unpassende Ergebnisse erhalten

Problem 1: Zu viele unpassende Treffer (Information Overflow)

• Lösung: Verfeinern Sie die CPV-Codes und kombinieren Sie Begriffe mit logischen Operatoren (AND / OR) oder schließen Sie Ausschreibungstypen explizit aus.

Problem 2: Aufträge werden erst kurz vor Fristende entdeckt

• Lösung: Stellen Sie den Mail-Alert der Ausschreibungsdatenbank auf tägliche Benachrichtigung um und prüfen Sie, ob Ihre Suchregion zu eng gefasst ist.

Problem 3: Hoher Aufwand, aber keine Zuschläge

• Lösung: Verschärfen Sie die No-Go-Kriterien. Bieten Sie lieber auf 3 gut qualifizierte Ausschreibungen als auf 10 unpassende Ausschreibungen.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Ausschreibungen

Was kosten die Ausschreibungsunterlagen und die Teilnahme an einer Ausschreibung?

Für die Ausschreibungsunterlagen und die Teilnahme an einer Ausschreibung müssen Sie nichts bezahlen. Dies dient auch der Förderung des Wettbewerbs. Meistens können die Vergabeunterlagen heruntergeladen werden. Nur in seltenen Fällen sind papiergebundene Ausschreibungsunterlagen noch üblich. Gemäß Vergaberecht muss der Zugang zu Ausschreibungsunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt sein. Und auch für die Teilnahme an einer Ausschreibung müssen Sie nichts bezahlen. Falls Sie Ihr Angebot per Post versenden möchten, sofern papiergebundene Angebote zugelassen sind, zahlen Sie das Porto für den Versand.

Können Sie sich gleichzeitig auf mehrere Ausschreibungen bewerben?

Ja, Sie können sich gleichzeitig auf mehrere Ausschreibungen bewerben. Um Ihre Erfolgschancen zu maximieren, sollten Sie das auch tun. Achten Sie dabei auf die oben genannte Priorisierung und stellen Sie sich außerdem die Frage, ob Sie im Bestfall (alle Ausschreibungen für sich zu gewinnen) auch alle Aufträge zum in der Ausschreibung angegebenen Zeitpunkt ausführen können. Achten Sie dabei besonders auf Überlappungen von Ausführungszeiträumen. Sind die Angebote eingereicht und die Abgabefrist verstrichen, gilt für Bieter die Bindefrist, d.h. Sie sind nun an das Angebot gebunden und können das Angebot nicht mehr zurückziehen.

Was kann ich tun, wenn ich eine bestimmte Ausschreibung nicht finde?

Wenn Sie eine bestimmte Ausschreibung nicht finden können, kann das mehrere Gründe haben:

• Es kann sein, dass die Frist für die Angebotsabgabe abgelaufen ist oder der öffentliche Auftraggeber die Ausschreibung zurückgezogen hat. Somit wird die Ausschreibung nicht mehr in der Datenbank aufgeführt.
• Auch kann sich etwas an den Ausschreibungsunterlagen ändern, sodass die alten Suchparameter, die Sie zuvor genutzt haben, nicht mehr zu den Änderungen in den Ausschreibungsunterlagen passen. Dass eine Ausschreibung schon vor Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe zurückgezogen wird oder signifikante Änderungen an den Ausschreibungsunterlagen vorgenommen werden, kommt allerdings eher selten vor, da es strenge Regelungen im Vergaberecht gibt, die dies nur bei bestimmten Ausnahmen zulassen.
• Ihre Suche könnte die Ergebnisse zu sehr einschränken. Probieren Sie, weniger Filter zu verwenden oder andere Suchbegriffe zu nutzen.

➡ In unserer Datenbank versehen wir alle Ausschreibungen mit einer ID, wenn der öffentliche Auftraggeber die Vergabe elektronisch über unsere Vergabeplattform B_I eVergabe abwickelt. Die ID beginnt mit D (z.B. D12345678), Diese Nummer wird sich im Laufe des Verfahrens nicht ändern. Fügen Sie die Ausschreibung in der Anwendung zu “Meine Vergaben” hinzu oder speichern Sie diese Nummer, um die Ausschreibung zu einem späteren Zeitpunkt ganz einfach wiederzufinden.

Falls Sie Schwierigkeiten bei der Suche oder beim Anlegen eines Suchprofils haben, hilft Ihnen unser Kundendienst gerne weiter.

Wie findet man europaweite Ausschreibungen?

Bei europaweiten Ausschreibungen handelt es sich um Ausschreibungen, deren geschätzter Auftragswert über dem EU-Schwellenwert liegen. Ausführlicher können Sie sich in diesem Blogpost über europaweite Ausschreibungen informieren. Die Schwellenwerte unterscheiden sich je nach Art der Leistung und werden alle zwei Jahre angepasst. Die aktuellen EU-Schwellenwerte finden Sie in unserem Beitrag. Europaweite Ausschreibung werden in der Ausschreibungsdatenbank der Europäischen Union (TED - Tenders Electronic Daily) bekannt gegeben. Aber auch in unserer Ausschreibungsdatenbank finden Sie alle europaweiten Ausschreibungen in Deutschland. Wenn Sie nur nach Ausschreibungen in Europa suchen möchten, können Sie mit der entsprechenden Filteroption loslegen.

Lohnt es sich, Bieterfragen zu stellen?

Absolut! Wenn Vergabeunterlagen Unklarheiten enthalten, stellen Sie sachliche Bieterfragen über die Vergabeplattform. Erfahrene Beschaffer schätzen fundierte Rückfragen, und die Antworten werden allen Bietern transparent zur Verfügung gestellt.

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