Verhandlungsvergabe und Verhandlungsverfahren
Zu den unterschiedlichen Verfahrensarten für Vergabeverfahren, die Auftraggeber wählen können, um eine Leistung zu beschaffen, gehört auch die Verhandlungsvergabe bzw. das Verhandlungsverfahren. Wann ein Auftraggeber dieses besondere Vergabeverfahren durchführen darf und wann es sich um eine Verhandlungsvergabe und wann es sich um ein Verhandlungsverfahren handelt, erfahren Sie in diesem Blogpost.
Was ist eine Verhandlungsvergabe? - Verhandlungsvergabe Definition
Verhandlungsvergaben kommen bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen im Unterschwellenbereich nach UVgO zum Einsatz. Auftraggeber und Bieter dürfen einer Verhandlungsvergabe, wie der Name schon andeutet, über das abgegebene Angebot verhandeln. Mit der Einführung der UVgO wurde die “Freihändige Vergabe” gem. VOL/A durch die Verhandlungsvergabe ersetzt. Die Umbenennung von “freihändiger Vergabe” zu “Verhandlungsvergabe” soll verdeutlichen, dass es sich dabei um ein reguläres sowie wettbewerbliches Verfahren handelt und gem. § 4 Abs. 4 UVgO zugelassen ist.
Der Auftraggeber kann gem. § 12 Abs. 1 UVgO die Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchführen.
Was sind die Besonderheiten der Verhandlungsvergabe?
Die Möglichkeit, mit den Auftragnehmern über den Angebotsinhalt zu verhandeln, lässt es zu, die Grundsätze der Vergabe – dazu gehören Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlungsgebot – eher zweitrangig zu beachten. Im Vordergrund steht eindeutig die Verhandlung. Deshalb ist die Verhandlungsvergabe auch weniger formstreng. Aber: So weit wie möglich, müssen die Grundsätze der Vergabe eingehalten werden. Auftraggeber müssen transparent bei ihren Entscheidungen sein, es soll wettbewerblich verhandelt werden und die Bieter müssen gleichbehandelt werden und z.B. die gleichen Informationen für die Erstellung und Bearbeitung der Angebote erhalten.
Da das Nachverhandlungsverbot bei diesem Vergabeverfahren nicht greift, darf nachverhandelt werden, wenn die Angebotsfrist überschritten ist. Bieter dürfen und sollen folglich nachfragen, was sie an ihrem Angebot ändern müssen, um den Auftrag zu erhalten. Die festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien, die in der Leistungsbeschreibung genannt wurden, sind allerdings nicht verhandelbar.
Zu beachten ist weiterhin: Wenn der Auftraggeber die Leistungsbeschreibung oder andere Punkte der Vergabeunterlagen ändert, müssen alle Bieter informiert werden ➨ Das Gleichbehandlungsgebot gilt auch bei Verhandlungsvergaben.
Im Gegensatz zu regulären Vergabeverfahren, werden die Verhandlungen schneller durchgeführt, denn die Angebotsabgabe kann auch per E-Mail erfolgen und meist findet auch ein einfacher Preisvergleich statt.
Der öffentliche Auftraggeber hat auch die Möglichkeit, den Zuschlag ohne Verhandlungen zu erteilen. Allerdings muss diese Möglichkeit zuvor in den Vergabeunterlagen oder bei der Aufforderung zur Angebotsabgabe aufgeführt werden.
➨ Vorteilhaft für Bieter: Die Anforderungen, ob ein Unternehmen geeignet ist, an den Verhandlungen teilzunehmen, fallen vergleichsweise gering aus. Unternehmen müssen nicht aktuelle Eignungsnachweise, wie Referenzschreiben, Versicherungsbestätigungen und Genehmigungen besorgen und einreichen, außer der Auftraggeber verlangt in den Vergabeunterlagen danach. Meist entfällt die Eignungsprüfung sowieso, da die ausgewählten Unternehmen ohnehin von den Auftraggebern als geeignet angesehen werden. Ansonsten genügen vorformulierte Eignungsnachweise meist schon. Hat der Auftraggeber allerdings die Eignung nicht ausreichend beurteilen, kann er gem. §§ 12 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. 11 Abs. 2 UVgO Nachweise und Erklärungen mit der Einreichung der Angebote fordern. Im Blogbeitrag "Eignungsnachweis: Voraussetzung für öffentliche Aufträge" haben wir das wichtigste zum Thema zusammengefasst.
Wann darf eine Verhandlungsvergabe durchgeführt werden?
Eine Verhandlungsvergabe darf nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden. Geregelt wird dies in § 8 Abs. 4 UVgO und § 12 UVgO. Dort sind Ablauf und Inhalt der Verhandlungsvergaben festgelegt.
Unter anderem berechtigen folgende Gründe Verhandlungsvergaben durchzuführen:
➨ Wenn,
- hohe Anforderungen bzgl. Konzeption und Innovation, Komplexität oder risikoreiche finanzielle oder rechtliche Umstände bestehen und der Auftrag daher ohne Verhandlung nicht vergeben werden kann,
- die Anforderungen zu der beschaffenden Leistung zuvor nicht ausreichend erfasst und beschrieben werden konnten,
- eine „vorteilhafte“ Gelegenheit bspw. bei einer wirtschaftlichen Beschaffung besteht,
- der Auftrag gem. § 8 Absatz 4 UVgO ausschließlich an eine Behindertenwerkstatt, ein anderes Sozialunternehmen für die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen oder von benachteiligten Personen, oder an eine Justizvollzugsanstalt vergeben werden kann,
- es auch bei einer Wiederholung nach Aufhebung einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis geben würde,
- eine unvorhersehbare Dringlichkeit der zu beschaffenden Leistung aufgrund von besonderen Umständen, z.B. Notsituationen, besteht.
Dass ein neuer Auftrag an einen vorangegangenen anknüpfen soll, damit technische Risiken vermieden werden, kann ein weiterer Grund sein, weshalb eine Verhandlungsvergabe durchgeführt werden darf. Beispielsweise, wenn es sich um eine Erweiterung oder eine Erneuerung einer Leistung des ursprünglichen Auftragnehmers handelt.
Was ist eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb?
Soll die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden, muss der Auftraggeber mindestens drei Unternehmen ohne vorliegende Ausschlussgründe auffordern, ein Angebot einzureichen und an den Verhandlungen teilzunehmen. Nach § 8 Absatz 4 Nummer 9 bis 14 UVgO darf der Auftraggeber auch nur ein Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen auffordern. Allerdings ist dies eine Ausnahmevorschrift, weil sie den Wettbewerb deutlich verringert.
Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb Ablauf
Der Auftraggeber fordert bei der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb mindestens drei Unternehmen zur Angebotsabgabe auf. Sie dürfen dabei über den gesamten Angebotsinhalt verhandeln, außer über die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Will der Auftraggeber den Zuschlag erteilen, muss er die Bieter darüber in Kenntnis setzen und legt dabei eine einheitliche Frist zur Abgabe der endgültigen Angebote fest. Den ganzen Ablauf einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb findet man in § 12 UVgO.
Was ist eine Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb?
Die Verhandlungsvergabe kann auch mit Teilnahmewettbewerb stattfinden. Dabei gilt § 10 Absatz 1 und 2 UVgO. Der Auftraggeber fordert eine unbegrenzte Anzahl interessierter Unternehmen zur Einreichung von Teilnahmeanträgen auf. Folglich reichen die Unternehmen dann ihre Informationen zur Eignungsprüfung ein. Darauf basierend wählen die Auftraggeber die passenden Unternehmen aus, die dann ihre Erstangebote einreichen können.
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Was ist der Unterschied zwischen Verhandlungsvergabe und Verhandlungsverfahren?
Die Verhandlungsvergabe ist als Gegenstück des Verhandlungsverfahrens zu sehen. Verhandlungsvergaben werden bei Vergaben von Liefer- und Dienstleistungen im Unterschwellenbereich durchgeführt, Verhandlungsverfahren hingegen im Oberschwellenbereich. Übrigens: Bauleistungen können gem. §3(4) VOB/A als Freihändige Vergabe ohne ein förmliches Verfahren durchgeführt werden.
Um die Verfahren im Ober- und Unterschwellenbereich anzugleichen, wurden bei der Einführung der UVgO die Namen der Verfahren zur Vereinheitlichung und Vereinfachung des Vergaberechts angepasst, daher: Verhandlungsvergabe und Verhandlungsverfahren. Die Namensänderung soll somit auch zeigen, dass es sich bei den beiden Vergabearten grundsätzlich um ähnliche Verfahren handelt. Der Name und bestimmte Regelungen werden aber durch die Höhe des Auftragswerts und der geltenden Schwellenwerte bestimmt. Öffentliche Auftraggeber wenden sich mit ihrem Beschaffungsgegenstand an ausgewählte Unternehmen.
Bei Verhandlungsverfahren im Oberschwellenbereich darf nur in die Verhandlung eingestiegen werden, wenn die Erstangebote der Unternehmen vorliegen. Bei Verhandlungsvergaben im Unterschwellenbereich sieht dies anders aus: Hier dürfen die Verhandlungen auch beginnen, wenn der Auftraggeber keine Erstangebote eingefordert hat.
Somit ähnelt die Verhandlungsvergabe dem Wettbewerblichen Dialog, den es im Oberschwellenbereich gibt, im Unterschwellenbereich. Beim Wettbewerblichen Dialog darf auch verhandelt werden, bevor das Angebot eingereicht wurde.
Was ist ein Verhandlungsverfahren?
Kurz gesagt: Das Verhandlungsverfahren ist das Pendant zur Verhandlungsvergabe im Oberschwellenbereich. Auftraggeber und Auftragnehmer verhandeln über den Verhandlungsgegenstand.
Wann darf ein Verhandlungsverfahren durchgeführt werden?
In § 14 Abs. 3 und 4 VgV wird aufgeführt, wann ein Verhandlungsverfahren durchgeführt werden darf und welche Bedingungen erfüllt werden müssen. Wie das Verhandlungsverfahren durchgeführt werden muss, wird in § 17 VgV geregelt. Der öffentliche Auftraggeber muss die Entscheidung und die Begründung, warum ein Verhandlungsverfahren durchgeführt werden soll, nachvollziehbar dokumentieren. Die Bedingungen sind ähnlich zu denen, wann eine Verhandlungsvergabe durchgeführt werden darf.
Was ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb?
Auftraggeber können Verhandlungsverfahren auch mit Teilnahmewettbewerb durchführen.
Mit der Vergaberechtsreform 2016 wurde festgelegt, dass ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb möglich ist, wenn zuvor bei einem offenen oder nicht-offenen Verfahren keine ordnungsgemäßen oder keine annehmbaren Angebote eingereicht wurden. Der öffentliche Auftraggeber fordert eine unbeschränkte Anzahl an Unternehmen auf Teilnahmeanträge abzugeben. Danach kann jedes interessierte Unternehmen einen Antrag und die vom Auftraggeber geforderten Informationen zur Eignungsprüfung einreichen.
Was ist ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb?
Mit der Aufforderung des Auftraggebers an bestimmte Unternehmen Erstangebote einzureichen beginnt das Vergabeverfahren. Die Frist zur Einreichung der Erstangebote beträgt mindestens 30 Tage ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Bis auf die oberste Bundesbehörde kann der öffentliche Auftraggeber die Angebotsfrist mit den ausgewählten Bewerbern im gegenseitigen Einvernehmen festlegen. Es muss die gleiche Frist für alle Unternehmen gelten. Weitere Ausnahmeregelungen finden sich § 17 VgV. Allerdings kann eine Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb nur bis zu bestimmten Wertgrenzen oder in begründeten Ausnahmefällen durchgeführt werden.
Für welche Leistungsart interessieren Sie sich?
Bauleistungen
Dienstleistungen
Lieferleistungen
Zu den Bedingungen gehört u.a.:
- es kann auf den Teilnahmewettbewerb verzichtet werden, wenn geeignete Unternehmen, die zuvor frist- und formgerecht ihre Angebote eingereicht haben, in das Verhandlungsverfahren mit einbezogen werden
Was sind die Bedingungen für den Teilnahmewettbewerb bei Verhandlungsverfahren?
Ein Auftraggeber kann einen Auftrag im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn:
- bereits verfügbare Lösungen angepasst werden müssen
- eine innovative und konzeptionelle Lösung inklusive freiberufliche Leistungen beschafft wird
- Verhandlungen notwendig sind, da die Auftragsart, Komplexität des Auftrags oder der rechtliche finanzielle Rahmen dies nötig machen
- der Auftrag nicht normgerecht mit ausreichender Genauigkeit beschrieben werden kann
In § 14 VgV Abs. 4 Nr. 2 Buchstabe b und c genannten Voraussetzungen gelten nur dann, wenn es keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung gibt und ein Mangel an Wettbewerb nicht aufgrund von künstlichen Einschränkungen der Auftragsvergabeparameter entstanden ist.
Welche Fristen gibt es bei Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb?
In § 17 VgV sind die Fristen für Verhandlungsverfahren geregelt. So sollen Teilnahmeanträge bei Verhandlungsverfahren mindestens 30 Tage gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung. In dringenden Fällen kann auch eine kürzere Frist gesetzt werden, die allerdings nicht 15 Tage unterschreitet. Die Abgabefrist für den Eingang der Erstangebot bei Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb beläuft sich auf 30 Tage. Der Auftraggeber hat auch die Möglichkeit mit den Bewerbern im gegenseitigen Einvernehmen eine Frist zur Angebotsabgabe festlegen, sofern alle Bewerber dieselbe Frist zur Einreichung des Angebots gewährt wird. Dies gilt für alle Bewerber bis auf die oberste Bundesbehörden. Wird keine einvernehmliche Frist festgelegt, muss diese mindestens 10 Tage ab dem Tag der veröffentlichten Bekanntmachung betragen. Wird die elektronische Übermittlung eines Angebots akzeptiert, kann der Auftraggever die Frist gem. Abs.6 um 5 Tage verkürzen.
Weitere Fristen haben wir in unserem Beitrag "Fristenübersicht für Vergabeverfahren" zusammengefasst.
Wie sieht der Ablauf bei Verhandlungsvergaben und Verhandlungsverfahren aus?
“Der öffentliche Auftraggeber verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Erstangebote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen Angebote, mit dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern.“ (§ 17 VgV Abs. 10 Satz 1)
Dabei ist zu beachten, dass es für die Phase des Teilnahmewettbewerbs und der ersten Angebotsphase Mindestfristen gibt, die eingehalten werden müssen. Wie viele Verhandlungsrunden es gibt, hängt von der Größe und Art des Auftrags ab. Die Verhandlungsphasen sind dazu da, um zu verhandeln, d.h. es kann nach einer Verhandlungsphase keine Wertung vorgenommen werden. Gem. § 17 VgV muss der Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen darauf hinweisen, dass die Verhandlungen in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen abgewickelt werden können. So soll die Anzahl der zu verhandelnden Angebote anhand der Zuschlagskriterien verringert werden. Trotzdem müssen in der Schlussphase noch so viele Angebote vorliegen, dass ein Wettbewerb gewährleitst ist, sofern es zuvor eine ausreichende Anzahl an Angeboten und geeigneten Bietern gegeben hat. Der Auftraggeber muss den Bietern mitteilen, wann die Schlussphase eingeleitet wird. Das letzte einzureichende Angebot ist das, welches durch die Zuschlagsmatrix bewertet wird.
Rechtlicher Hinweis:
Dieser Artikel dient lediglich zur Orientierung und ersetzt weder eine Rechtsberatung, noch können die Inhalte als Rechtsgrundlage genutzt werden. Die Richtigkeit der Angaben ist ohne Gewähr.Über den Autor
Jana Hanekamp
Content Creator & Managerin/ Social Media Managerin
Bereits während des Studiums der Kunstgeschichte und Philosophie war Jana Hanekamp im Bereich Marketing und Presse- und Öffentlichkeitsarbeit tätig.
Bei B_I MEDIEN arbeitet sie als Content Creator und Managerin sowie als Social Media Managerin. Sie recherchiert, verfasst und überarbeitet die Inhalte des Vergabe-Wissen-Bereichs auf bi-medien.de.
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