Fortsetzung: Spezial-Schulung

eForms – das müssen Sie wissen für 2024

Aufgrund der regen Nachfrage setzen wir unsere Schulungsreihe zum Thema eForms im neuen Jahr fort.
Hiermit möchten wir Ihnen die Möglichkeit bieten, sich auf Ihre nächste europaweite Ausschreibung mit B_I eVergabe optimal vorzubereiten.

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Verhandlungsvergabe und Verhandlungsverfahren

Zu den unterschiedlichen Verfahrensarten für Vergabeverfahren, die Auftraggeber wählen können, um eine Leistung zu beschaffen, gehört auch die Verhandlungsvergabe bzw. das Verhandlungsverfahren. Wann ein Auftraggeber dieses besondere Vergabeverfahren durchführen darf und wann es sich um eine Verhandlungsvergabe und wann es sich um ein Verhandlungsverfahren handelt, erfahren Sie in diesem Blogpost.

Verhandlungsvergaben und Verhandlungsverfahren dürfen nur unter bestimmten Bedingungen durchgeführt werden.
Verhandlungsvergaben und Verhandlungsverfahren dürfen nur unter bestimmten Bedingungen durchgeführt werden.

Was ist eine Verhandlungsvergabe? - Verhandlungsvergabe Definition

Verhandlungsvergaben kommen bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen im Unterschwellenbereich nach UVgO zum Einsatz. Auftraggeber und Bieter dürfen einer Verhandlungsvergabe, wie der Name schon andeutet, über das abgegebene Angebot verhandeln. Mit der Einführung der UVgO wurde die “Freihändige Vergabe” gem. VOL/A durch die Verhandlungsvergabe ersetzt. Die Umbenennung von “freihändiger Vergabe” zu “Verhandlungsvergabe” soll verdeutlichen, dass es sich dabei um ein reguläres sowie wettbewerbliches Verfahren handelt und gem. § 4 Abs. 4 UVgO zugelassen ist.

Der Auftraggeber kann gem. § 12 Abs. 1 UVgO die Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchführen.

Was sind die Besonderheiten der Verhandlungsvergabe?

Die Möglichkeit, mit den Auftragnehmern über den Angebotsinhalt zu verhandeln, lässt es zu, die Grundsätze der Vergabe – dazu gehören Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlungsgebot – eher zweitrangig zu beachten. Im Vordergrund steht eindeutig die Verhandlung. Deshalb ist die Verhandlungsvergabe auch weniger formstreng. Aber: So weit wie möglich, müssen die Grundsätze der Vergabe eingehalten werden. Auftraggeber müssen transparent bei ihren Entscheidungen sein, es soll wettbewerblich verhandelt werden und die Bieter müssen gleichbehandelt werden und z.B. die gleichen Informationen für die Erstellung und Bearbeitung der Angebote erhalten.

Da das Nachverhandlungsverbot bei diesem Vergabeverfahren nicht greift, darf nachverhandelt werden, wenn die Angebotsfrist überschritten ist. Bieter dürfen und sollen folglich nachfragen, was sie an ihrem Angebot ändern müssen, um den Auftrag zu erhalten. Die festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien, die in der Leistungsbeschreibung genannt wurden, sind allerdings nicht verhandelbar.

Zu beachten ist weiterhin: Wenn der Auftraggeber die Leistungsbeschreibung oder andere Punkte der Vergabeunterlagen ändert, müssen alle Bieter informiert werden ➨ Das Gleichbehandlungsgebot gilt auch bei Verhandlungsvergaben.

Im Gegensatz zu regulären Vergabeverfahren, werden die Verhandlungen schneller durchgeführt, denn die Angebotsabgabe kann auch per E-Mail erfolgen und meist findet auch ein einfacher Preisvergleich statt.

Der öffentliche Auftraggeber hat auch die Möglichkeit, den Zuschlag ohne Verhandlungen zu erteilen. Allerdings muss diese Möglichkeit zuvor in den Vergabeunterlagen oder bei der Aufforderung zur Angebotsabgabe aufgeführt werden.

➨ Vorteilhaft für Bieter: Die Anforderungen, ob ein Unternehmen geeignet ist, an den Verhandlungen teilzunehmen, fallen vergleichsweise gering aus. Unternehmen müssen nicht aktuelle Eignungsnachweise, wie Referenzschreiben, Versicherungsbestätigungen und Genehmigungen besorgen und einreichen, außer der Auftraggeber verlangt in den Vergabeunterlagen danach. Meist entfällt die Eignungsprüfung sowieso, da die ausgewählten Unternehmen ohnehin von den Auftraggebern als geeignet angesehen werden. Ansonsten genügen vorformulierte Eignungsnachweise meist schon. Hat der Auftraggeber allerdings die Eignung nicht ausreichend beurteilen, kann er gem. §§ 12 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. 11 Abs. 2 UVgO Nachweise und Erklärungen mit der Einreichung der Angebote fordern. Im Blogbeitrag "Eignungsnachweis: Voraussetzung für öffentliche Aufträge" haben wir das wichtigste zum Thema zusammengefasst.

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