Präqualifizierung und Eigenerklärung

Öffentliche Aufträge sollen an geeignete Unternehmen vergeben werden. Um herauszufinden, ob ein Unternehmen geeignet ist, muss das Unternehmen ebenediese nachweisen. Wie können Bieter und Bewerber den Nachweis ihrer Eignung erbringen? Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Was ist eine Eigenerklärung?

Bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen (siehe auch VOL) soll der Auftraggeber vorrangig Eigenerklärungen fordern.

Bei der Vergabe von Bauleistungen ist das anders: Hier entscheided der Auftraggeber, ob Eigenerklärungen ausreichend sind. Für die Eigenerklärung kann ein einfaches formloses Schreiben verfasst werden.

Mit der Eigenerklärung versichert das Unternehmenen, dass

• keine Ausschlussgründe vorliegen,
• das Unternehmen die Befähigung zur Berufsausübung innehat,
• die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gesichert ist,
• technische und berufliche Leistungsfähigkeit gegeben ist.

Mit der Eigenerklärung legen Auftragnehmer die oben genannten Nachweise vor.

Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen

Unternehmen, die nicht präqualifiziert sind, können das Formular "Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen" ausfüllen.

➨ Das Formblatt 124 "Eigenerklärung zur Eignung" können Sie hier herunterladen und ausfüllen.

Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

Möglich ist auch, dass die Vergabestelle eine Vorlage zum Ausfüllen bereitstellt oder das Standardformular der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) verwendet. Diese werden in allen EU-Mitgliedsstaaten anerkannt. Mit verschiedenen Online-Diensten können Sie die EEE ganz einfach schrittweise ausfüllen. Die Online-Dienste für die Einheitliche Europäische Eigenerklärung gibt es mittlerweile in jedem EU-Mitgliedsstaat.

Auf Deutsch verfügbare Online-Dienste zum Ausfüllen der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung sind beispielsweise:

• https://uea.publicprocurement.be/
• http://www.base.gov.pt/deucp/

Wann ein Unternehmen geeignet ist und unter welchen Umständen Firmen von einem Vergabeverfahren ausgeschlossen werden können, haben wir im Beitrag Eignungsnachweis zusammengefasst.

Bei welchen Vergabeverfahren darf eine Eigenerklärung gem. Vergaberecht genutzt werden?

Ob die Einheitliche Europäische Eigenerklärung genutzt werden darf, hängt von der verwendeten Vergabe(ver)ordnung ab. Außerdem kann es sein, dass eine Eigenerklärung im Laufe eines Verfahrens um detaillierte Nachweise zur Eignung ergänzt werden muss.

• Bei allen EU-weiten Ausschreibungen muss der Auftraggeber, sprich die öffentliche Vergabestelle die Einheitliche Europäische Eigenerklärung vorläufigen Eignungsnachweis akzeptieren. Kommen Bewerber für eine Teilnahme an einem Teilnahmewettbewerb in Frage oder steht ein Bieter vor dem Zuschlag, genügt die Eigenerklärung nicht mehr. Die zur engeren Wahl stehenden Unternehmen müssen ihre Eignung detaillierter belegen. Zur Bestätigung ihrer Eigenerklärungen reichen sie qualifizierte Bescheinigungen, z.B. vom Auftraggeber bestätigte Referenzen, eine vom Finanzamt ausgestellte Unbedenklichkeitsbescheinigung oder den Handelsregisterauszug im Original ein, wenn sie durch die Vergabestelle dazu aufgefordert werden. Anhand dieser Unterlagen wird ihre Eignung dann endgültig festgestellt.
• Bei nationalen Ausschreibungen im Liefer- und Dienstleistungsbereich nach Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) sieht es anders aus. Die UVgO berechtigt den Auftraggeber, die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eignungserklärung (EEE) als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen zu verlangen. Anders als die VgV verlangt die UVgO aber nicht, dass der Auftraggeber eine unverlangt eingereichte EEE akzeptieren muss.
• Für nationale Ausschreibungen von Bauleistungen nach VOB ist die EEE nicht eingeführt.

Was ist ein Einzelnachweis und was muss dabei beachtet werden?

Wenn Eigenerklärungen nicht anerkannt werden, müssen Unternehmen Einzelnachweise über ihre Eignung erbringen.

Verlangt die öffentliche Vergabestelle Bescheinigungen, Zeugnisse oder Registerauszüge, sollten Sie darauf achten, in welcher Form diese einzureichen sind. Das heißt, ob er das Original oder eine beglaubigte Abschrift fordert oder ob eine einfache Kopie genügt. Außerdem ist oft wichtig, wie aktuell die Unterlagen sind.

Sollte der Auftraggeber Rückfragen zu den eingereichten Unterlagen haben, kann er die entsprechende Firma auffordern, diese zu erläutern. Außerdem kann der Auftraggeber Unterlagen nachfordern, wenn sie fehlen oder nicht vollständig ausgefüllt sind. Bei Bauausschreibungen ist der Auftraggeber sogar zur Nachforderung verpflichtet.

Der Auftraggeber setzt eine Frist für die Beantwortung der Fragen oder die Übermittlung der nachgeforderten Unterlagen. Gelingt es dem Bewerber oder Bieter nicht, die Unterlagen innerhalb dieser Frist nachzureichen oder die Unklarheiten auszuräumen, so muss sein Angebot bzw. sein Teilnahmeantrag ausgeschlossen werden.

Das Vergaberecht erlaubt es der Vergabestelle, das Nachfordern von Unterlagen für das gesamte Vergabeverfahrenvon vornherein auszuschließen. Daran ist er bis zum Abschluss des Vergabeverfahrens gebunden.

Es gibt aber auch einen den Weg mittels Präqualifikation.

Was ist eine Präqualifikation für Vergabeverfahren?

Der Nachweis der Eignung ist aufwändig. Aber es gibt einen Weg für Unternehmen, ihre Eignung nicht bei jedem Vergabeverfahren erneut nachweisen zu müssen: Die Präqualifizierung.

Bedeutung Präqualifikation

Präqualifizierung bedeutet, dass die Unternehmen sich unabhängig von ihrer Teilnahme an einem Vergabeverfahren einmalig von einer dritten Stelle prüfen lassen. Im Vergabeverfahren, bspw. auf öffentliche Ausschreibungen können sie dann auf diese Prüfung der Eignung verweisen. Hierfür reichen die Unternehmen die vorgesehenen Dokumente grundsätzlich einmal im Jahr nach der Liste der Eignungsnachweise bei der Präqualifizierungsstelle ein, die für ihren (Haupt-) Betriebssitz zuständig ist.

Für präqualifizierte Unternehmen gilt grundsätzlich die Eignungsvermutung. Das heißt, dass die Eignung eines eingetragenen Unternehmens von der Vergabestelle nur in begründeten Ausnahmefällen in Zweifel gezogen werden darf. Anders als bei Verwendung der EEE müssen die Bestbieter die Unterlagen, die im Zuge des Präqualifizierungsverfahrens bereits geprüften wurden, nicht noch einmal im Original nachreichen.

Die Präqualifikation spart den präqualifizierten Unternehmen bei der Teilnahme an Vergabeverfahren daher Zeit und Kosten.

Gibt es einen Unterschied zwischen Präqualifizierung (Präqualifikation) für Liefer- und Dienstleistungsaufträge und der Präqualifikation für Bau-Ausschreibungen?

Präqualifikation für Liefer- und Dienstleistungen

Für die Präqualifikation im Liefer- und Dienstleistungsbereich können Unternehmen die Eintragung in das „Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich“ (AVPQ, https://amtliches-verzeichnis.ihk.de/) beantragen. Das Präqualifikationsverfahren ist dezentral nach Bundesländern organisiert und wird von den jeweiligen Industrie- und Handelskammern oder ihre Auftragsberatungsstellen durchgeführt.

Präqualifikation für Bauleistungen

Das Präqualifizierungsverfahren für den Baubereich (siehe VOB) – auch PQ Bau genannt – ist ähnlich aufgebaut und folgt einer Leitlinie des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit BMUB. Es gibt einige Bau-Präqualifizierungsstellen in Deutschland, die durch den Verein für Präqualifizierung von Bauunternehmen (https://www.pq-verein.de/) beauftragt werden. Dort finden Sie auch eine Liste von zuständigen Präqualifikationsstellen, bei denen Sie Ihre Präqualifizierung beantragen können.

Fazit: Eignung richtig und effizient nachweisen

Der im Vergaberecht geforderte Nachweis der Eignung ist für viele Firmen eine der größten Hürden auf dem Weg zu öffentlichen Aufträgen. ➨ Unser Tipp: Stellen Sie einmal die gängigsten Nachweise für Ihr Unternehmen zusammen und lassen Sie sich in das Verzeichnis der präqualifizierten Unternehmen aufnehmen. Denn dann können Sie Ihre Eignung für öffentliche Ausschreibung ohne größeren Aufwand nachweisen und so ganz einfach an einem Großteil der öffentlichen Vergaben teilnehmen.