Eigenerklärung und Präqualifizierung: Der rechtssichere Eignungsnachweis im Vergabeverfahren

Öffentliche Aufträge sollen an geeignete Unternehmen vergeben werden. Wie können Bieter und Bewerber den Nachweis ihrer Eignung erbringen? Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Was ist eine Eigenerklärung im Vergaberecht?

Eine Eigenerklärung ist eine Versicherung des Bieters, dass er alle geforderten Eignungskriterien erfüllt, keine Ausschlussgründe vorliegen und er die notwendigen Nachweise im Bedarfsfall kurzfristig vorlegen kann. Sie wird direkt mit dem Angebot eingereicht und ist stets auftragsbezogen.

In der Praxis haben sich standardisierte Formulare etabliert, um den Aufwand für Bieter und Vergabestellen zu reduzieren. Bei Bauvergaben im nationalen Bereich nach VOB/A ist dies vor allem das Formblatt 124 (Eigenerklärung zur Eignung). Bei europaweiten Ausschreibungen oberhalb der Schwellenwerte greift die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE).

Das Prinzip hinter der Eigenerklärung dient primär der Verfahrensvereinfachung und dem Bürokratieabbau: Der Gesetzgeber möchte verhindern, dass alle Bieter bereits bei der Angebotsabgabe stapelweise Originalbelege einreichen müssen. Daher genügt im ersten Schritt des offenen oder öffentlichen Verfahrens die bloße Erklärung des Bieters. Erst wenn das Angebot in die engere Wahl für den Zuschlag kommt, fordert die Vergabestelle den Bieter auf, die tatsächlichen Belege (die sogenannten Einzelnachweise) vorzulegen.

Mit der Eigenerklärung versichert das Unternehmenen, dass

• keine Ausschlussgründe vorliegen,
• das Unternehmen die Befähigung zur Berufsausübung innehat,
• die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gesichert ist,
• technische und berufliche Leistungsfähigkeit gegeben ist.

Kurz zusammengefasst: Rechtliche Grundlage der Eigenerklärung bzw. Präqualifikation:

Pflichtinhalte einer Eigenerklärung

Eine Eigenerklärung muss alle Angaben enthalten, die der Auftraggeber fordert. Eine unvollständige Eigenerklärung kann das Angebot gefährden.

Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

Möglich ist auch, dass die Vergabestelle eine Vorlage zum Ausfüllen bereitstellt oder das Standardformular der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) verwendet. Diese werden in allen EU-Mitgliedsstaaten anerkannt. Mit verschiedenen Online-Diensten können Sie die EEE ganz einfach schrittweise ausfüllen. Die Online-Dienste für die Einheitliche Europäische Eigenerklärung gibt es mittlerweile in jedem EU-Mitgliedsstaat.

Auf Deutsch verfügbare Online-Dienste zum Ausfüllen der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung sind beispielsweise:

• https://uea.publicprocurement.be/
• http://www.base.gov.pt/deucp/

Wann ein Unternehmen geeignet ist und unter welchen Umständen Firmen von einem Vergabeverfahren ausgeschlossen werden können, haben wir im Beitrag Eignungsnachweis zusammengefasst.

Eigenerklärung und EEE: Regelungen nach Leistungsbereich und Schwellenwert

1. Liefer- und Dienstleistungen

Nationale Vergabeverfahren (Unterschwellenbereich)

• Rechtsgrundlage: Maßgeblich ist § 35 UVgO, beziehungsweise § 6 VOL/A in Sachsen-Anhalt.

• Einsatz der EEE: Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung ist hier rein fakultativ (§ 35 Abs. 3 UVgO). Der Auftraggeber kann sie zulassen, ist bei rein nationalen Vergaben jedoch nicht verpflichtet, eine unaufgefordert eingereichte EEE zu akzeptieren, wenn er eigene Formulare vorgibt.

• Anforderung von Nachweisen: Gemäß § 35 Abs. 2 UVgO fordert die Vergabestelle die Belege erst vor der finalen Zuschlagserteilung von demjenigen Bieter ab, dessen Angebot den Zuschlag erhalten soll. Bei begründeten Zweifeln an der Eignung darf sie Unterlagen jedoch auch schon früher einsehen.

Europaweite Vergabeverfahren (Oberschwellenbereich)

• Rechtsgrundlage: § 48 VgV in Verbindung mit den §§ 122 bis 124 GWB.

• Einsatz der EEE: Die EEE ist das gesetzliche Standardinstrument. Nach § 50 VgV muss die Vergabestelle eine elektronisch eingereichte EEE zwingend als vorläufigen Eignungsbeleg anerkennen.

• Anforderung von Nachweisen: Der Regelfall nach § 48 Abs. 2 Satz 1 VgV sieht vor, dass nur der Bestbieter vor dem Zuschlag die Einzelnachweise vorlegen muss. Wichtig: Nach § 48 Abs. 2 Satz 2 VgV darf die Vergabestelle die Vorlage der Nachweise jedoch jederzeit im laufenden Verfahren verlangen, wenn dies für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens erforderlich ist.

2. Bauleistungen

Nationale Vergabeverfahren (Unterschwellenbereich)

• Rechtsgrundlage: §§ 6a und 6b VOB/A. Als Standard dient das Formblatt 124 (VHB Bund) oder eine formlose Eigenerklärung.

• Einsatz der EEE: Im nationalen VOB-Bereich ist die EEE formal nicht eingeführt. Vergabestellen fordern standardmäßig das Formblatt 124 oder den Nachweis über die Präqualifikation (PQ-VOB).

• Anforderung von Nachweisen: Nach § 6b Abs. 1 VOB/A verlangt der Auftraggeber die Nachweise vor Zuschlagserteilung vom Bestbieter. Bei zweistufigen Verfahren (wie einer Beschränkten Ausschreibung nach Teilnahmewettbewerb) müssen die Nachweise bereits vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe vorliegen.

Europaweite Vergabeverfahren (Oberschwellenbereich)

• Rechtsgrundlage: §§ 6a EU und 6b EU VOB/A in Verbindung mit § 50 VgV.

• Einsatz der EEE: Öffentliche Auftraggeber sind nach § 6b EU Abs. 1 Nr. 2 VOB/A verpflichtet, die EEE als vorläufigen Nachweis zu akzeptieren, sofern das Unternehmen nicht bereits in der PQ-VOB-Datenbank geführt wird.

• Anforderung von Nachweisen: Auch hier gilt nach § 6b EU Abs. 1 VOB/A der Grundsatz, dass Belege erst vor Zuschlagserteilung vom Bestbieter abgefordert werden. Die Vergabestelle besitzt jedoch ebenfalls das Recht, die Dokumente bei sachlicher Notwendigkeit bereits vorab von den Bietern einzufordern.

Nutzen einer Präqualifizierung: Rechtssicherheit und Schnelligkeit für Vielbieter

Bei der Präqualifizierung (PQ) lassen Sie Ihre Eignungsnachweise einmal im Jahr unabhängig von einer Ausschreibung durch eine neutrale Zertifizierungsstelle prüfen. Ihr Name wird in ein amtliches Register eingetragen. Ihr Nutzen liegt in der enormen Zeitersparnis und dem Schutz vor Formfehlern.

• Unternehmen reichen die vorgesehenen Dokumente grundsätzlich einmal im Jahr nach der Liste der Eignungsnachweise bei der Präqualifizierungsstelle ein, die für ihren (Haupt-) Betriebssitz zuständig ist.
• es gilt die Eignungsvermutung für präqualifizierte Unternehmen: nur in begründeten Ausnahmefällen darf die Eignung angezweifelt werden.
• Unternehmen müssen die Unterlagen, die sie Präqualifikationsverfahren eingereicht haben, nicht noch einmal im Original vorzeigen.

Eine Präqualifikation spart Unternehmen bei einem Vergabeverfahren viel Zeit und Kosten. Besonders für Unternehmen, die oft an Vergabeverfahren teilnehmen, ist eine Präqualifikation sinnvoll.

Zudem schützt das PQ-System Bieter vor einem sofortigen Ausschluss wegen unvollständiger oder abgelaufener Nachweise bei der Angebotsabgabe. Da die Registerdatenbanken tagesaktuell gepflegt werden, entfällt das Risiko, im kritischen Moment des Bestbieter-Abrufs eine behördliche Frist zu versäumen.

1. Präqualifikation für Liefer- und Dienstleistungen

Für die Präqualifikation im Liefer- und Dienstleistungsbereich können Unternehmen die Eintragung in das „Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich“ (AVPQ, https://amtliches-verzeichnis.ihk.de) beantragen.

• Das Präqualifikationsverfahren ist dezentral nach Bundesländern organisiert und wird von den jeweiligen Industrie- und Handelskammern oder ihre Auftragsberatungsstellen durchgeführt.

• Das AVPQ für EU-weite Ausschreibungen wird in § 48 Abs. 8 VgV erwähnt. Vergabestellen sind bundesweit verpflichtet, die im Amtlichen Verzeichnis hinterlegten Nachweise im Vergabeverfahren anzuerkennen, was Bieter wirksam von der Pflicht zur wiederholten Vorlage von Einzelnachweisen befreit.

2. Präqualifikation für Bauleistungen

Das Präqualifizierungsverfahren für den Baubereich (siehe VOB) – auch PQ Bau genannt – ist ähnlich aufgebaut und folgt einer Leitlinie des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit BMUB.

• Es gibt einige Bau-Präqualifizierungsstellen in Deutschland, die durch den Verein für Präqualifizierung von Bauunternehmen(https://www.pq-verein.de) beauftragt werden. Dort finden Sie auch eine Liste von zuständigen Präqualifikationsstellen, bei denen Sie Ihre Präqualifizierung beantragen können.

• Der PQ-Verein fungiert hierbei als beliehene Registrierungsstelle. Die im Baubereich erteilte Präqualifikation entfaltet nach § 6b Abs. 1 VOB/A beziehungsweise § 6b EU Abs. 1 VOB/A dieselbe gesetzliche Vermutungswirkung für die Eignung wie das AVPQ im Dienstleistungsbereich.

Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen

Unternehmen, die nicht präqualifiziert sind, können das Formular "Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen" ausfüllen.

➨ Das Formblatt 124 "Eigenerklärung zur Eignung" können Sie hier herunterladen und ausfüllen.

Eignungsnachweis gilt auch für Nachunternehmen

Vergeben Sie einen Teil des Auftrags an ein Nachunternehmen, müssen Sie auch die Eignungs des Nachunternehmens nachweisen.

• Sofern Sie eine Eigenerklärung abgeben, müssen Sie zwingend für jeden Nachunternehmer ein eigens ausgewähltes Formblatt 124 bzw. eine EEE mit einreichen. Sollte dies fehlen, muss das Angebot ausgeschlossen werden.
• Sofern Sie eine Präqualifikation nutzen, ist es ausreichend, wenn das Nachunternehmen auch präqualifiziert ist und deren PQ-Numme im Angebot angegeben wird.

Bei welchen Vergabeverfahren darf eine Eigenerklärung gem. Vergaberecht genutzt werden?

Ob die Einheitliche Europäische Eigenerklärung genutzt werden darf, hängt von der verwendeten Vergabe(ver)ordnung ab. Außerdem kann es sein, dass eine Eigenerklärung im Laufe eines Verfahrens um detaillierte Nachweise zur Eignung ergänzt werden muss.

• Bei allen EU-weiten Ausschreibungen muss der Auftraggeber, sprich die öffentliche Vergabestelle die Einheitliche Europäische Eigenerklärung vorläufigen Eignungsnachweis akzeptieren. Kommen Bewerber für eine Teilnahme an einem Teilnahmewettbewerb in Frage oder steht ein Bieter vor dem Zuschlag, genügt die Eigenerklärung nicht mehr. Die zur engeren Wahl stehenden Unternehmen müssen ihre Eignung detaillierter belegen. Zur Bestätigung ihrer Eigenerklärungen reichen sie qualifizierte Bescheinigungen, z.B. vom Auftraggeber bestätigte Referenzen, eine vom Finanzamt ausgestellte Unbedenklichkeitsbescheinigung oder den Handelsregisterauszug im Original ein, wenn sie durch die Vergabestelle dazu aufgefordert werden. Anhand dieser Unterlagen wird ihre Eignung dann endgültig festgestellt.
• Bei nationalen Ausschreibungen im Liefer- und Dienstleistungsbereich nach Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) sieht es anders aus. Die UVgO berechtigt den Auftraggeber, die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eignungserklärung (EEE) als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen zu verlangen. Anders als die VgV verlangt die UVgO aber nicht, dass der Auftraggeber eine unverlangt eingereichte EEE akzeptieren muss.
• Für nationale Ausschreibungen von Bauleistungen nach VOB ist die EEE nicht eingeführt.

Was ist ein Einzelnachweis und was muss dabei beachtet werden?

Wenn Eigenerklärungen nicht anerkannt werden, müssen Unternehmen Einzelnachweise über ihre Eignung erbringen.

Verlangt die öffentliche Vergabestelle Bescheinigungen, Zeugnisse oder Registerauszüge, sollten Sie darauf achten, in welcher Form diese einzureichen sind. Das heißt, ob er das Original oder eine beglaubigte Abschrift fordert oder ob eine einfache Kopie genügt. Außerdem ist oft wichtig, wie aktuell die Unterlagen sind.

Sollte der Auftraggeber Rückfragen zu den eingereichten Unterlagen haben, kann er die entsprechende Firma auffordern, diese zu erläutern. Außerdem kann der Auftraggeber Unterlagen nachfordern, wenn sie fehlen oder nicht vollständig ausgefüllt sind. Bei Bauausschreibungen ist der Auftraggeber sogar zur Nachforderung verpflichtet.

Der Auftraggeber setzt eine Frist für die Beantwortung der Fragen oder die Übermittlung der nachgeforderten Unterlagen. Gelingt es dem Bewerber oder Bieter nicht, die Unterlagen innerhalb dieser Frist nachzureichen oder die Unklarheiten auszuräumen, so muss sein Angebot bzw. sein Teilnahmeantrag ausgeschlossen werden.

Das Vergaberecht erlaubt es der Vergabestelle, das Nachfordern von Unterlagen für das gesamte Vergabeverfahrenvon vornherein auszuschließen. Daran ist er bis zum Abschluss des Vergabeverfahrens gebunden.

Fazit: Eignung richtig und effizient nachweisen

Der im Vergaberecht geforderte Nachweis der Eignung ist für viele Firmen eine der größten Hürden auf dem Weg zu öffentlichen Aufträgen. ➨ Unser Tipp: Stellen Sie einmal die gängigsten Nachweise für Ihr Unternehmen zusammen und lassen Sie sich in das Verzeichnis der präqualifizierten Unternehmen aufnehmen. Denn dann können Sie Ihre Eignung für öffentliche Ausschreibung ohne größeren Aufwand nachweisen und so ganz einfach an einem Großteil der öffentlichen Vergaben teilnehmen.