Wie groß ist der Druck? „Man braucht Nerven aus Drahtseil“, sagt Hadwiger. Auch strukturiertes Arbeiten sei klar von Vorteil, ebenso Erfahrung. Und diese bringt sie aus gut 30 Jahren Firmenzugehörigkeit reichlich mit. Die Betriebswirtin jobbte schon in der Studienzeit als Hostess für Zeppelin, schrieb ihre Diplomarbeit für das Unternehmen und ist dort seit 1995 angestellt. Es war damals ein bauma-Jahr und Hadwiger hatte eine Art Wow-Erlebnis: „Im Vergleich zu den regionalen Messen, auf denen ich vorher gearbeitet habe, war das schon sehr beeindruckend.“ Die Faszination blieb erhalten. 2019 übernahm das Zeppelin-Eigengewächs die Leitung für Messen, Events und Trainings.

Hotelzimmer für bauma drei Jahre im Voraus buchen

Ist eine bauma vorbei, sind die Gedanken gleich bei der nächsten Ausgabe. Denn die Hotelzimmer werden bereits drei Jahre im Voraus gebucht, weil das Kontingent in München in der Woche knapp ist. Allein für Zeppelin sind auf der Messe fast 1.000 Mitarbeiter am Start – von Management und Vertriebsmannschaft über Serviceberater und Produktmanager bis hin zu Personalern und Info-Damen. Damit vor Ort alles reibungslos klappt, steigen Hadwiger und ihr Organisationsteam etwa ein Jahr vor der bauma in die konkrete Planung ein. „Bei uns gibt es alles aus einer Hand“, erläutert sie, „wir entwickeln Ideen, stellen diese vor, passen sie bei Bedarf an.“ Planung, Ausführung, Abrechnung – das alles gehört dazu. Wie soll der Stand aussehen? Welche Botschaft vermittelt Zeppelin? Welche Maschinen werden präsentiert?

Bei Hadwiger laufen die Fäden zusammen, sie muss alles bündeln. „Das bedeutet viel Arbeit und viel Stress“, sagt sie. Selbst ein großer Erfahrungsschatz und viel Disziplin ersetzten kein funktionierendes Team mit zuverlässigen Kollegen – und darauf könne sie zählen. „Das Vertrauen ineinander ist wichtig.“ Es fängt beim strengen Einhalten von Zeitplänen an, was nicht zuletzt bei den diversen Meetings mit Geschäftsführung, Dienstleistern und im Kollegenkreis selbstverständlich ist. Hinzu kommen der Austausch mit Caterpillar sowie Termine mit der Messe München und dem Standbauer, der im Auftrag von Zeppelin arbeitet. Es gibt so viel zu bedenken.

Zeppelin: Teamtraining und Produktschulungen

Teamgeist lautet das Zauberwort sowohl im Organisationssextett als auch beim Standpersonal. „Keiner ist sich bei uns zu schade, einzuspringen und auszuhelfen“, sagt Hadwiger. Alle Teammitglieder ticken demnach ähnlich, wobei die lange Betriebszugehörigkeit vieler Kollegen kein Nachteil sei. „Wir kennen uns untereinander.“ Trainings und virtuelle Produktschulungen vor der bauma helfen zusätzlich dabei, dass auf der Messe alle an einem Strang ziehen.

Anfang März ist es dann so weit. Die Großgeräte kommen zuerst in die Halle. Einige schippern auf Frachtern von den USA, Brasilien oder Japan nach Bremerhaven. Bagger, Radlader & Co. werden dann auf Schwertransportern nach München gefahren. Doch die über 50 Maschinen, die den Besuchern präsentiert werden, sind nur Mosaiksteine im Gesamtwerk, wenn auch gewichtige. Ohne Büros, Besprechungsräume, Kaffeebar und eine große Bühne geht gar nichts. Ganz zu schweigen von vermeintlichen Kleinigkeiten wie Deckenabhängungen, Lichttechnik oder Mikrofonen. „Eben alles, was zum Messebetrieb dazugehört“, sagt Hadwiger.

Unterstützung mit Arbeitsbühne und Tee

Zur Wohlfühlatmosphäre auf einem Messestand tragen nicht nur Erscheinungsbild, Ausstellerteam und Exponate bei. Auch das Catering spielt eine zentrale Rolle. Und dabei gilt es, sich auf neue Essgewohnheiten einzustellen. „Lactosefreie Milch oder glutenfreie Lebensmittel waren in den 90er-Jahren noch nicht so gefragt“, sagt Hadwiger. Auch alkoholfreies Bier sei damals wohl eher die Ausnahme gewesen. Die Nachfrage nach fleischlosen Veggie-Varianten habe das Team zuletzt tatsächlich unterschätzt. Doch der Renner ist nach ihren Worten noch immer Leberkäse. „Über sieben Tonnen gingen 2022 bei uns über den Tresen.“ Immerhin besuchen etwa eine halbe Millionen Menschen die bauma in München. „Und wir gehen davon aus, dass jeder auch in unserer Halle vorbeischaut“, sagt die Zeppelin-Mitarbeiterin.

Heiratsantrag auf dem Radlader

Umso wichtiger ist eben die Optik des Messestandes. „Das Level war immer hoch“, stellt Hadwiger fest. Doch allein durch die Screens, die Digitalisierung und vor allem die neuen Maschinen, von denen jetzt einige elektrisch sind, ist alles moderner und anders. Es werden Standführungen angeboten. Und die Besucher erhalten die Gelegenheit, die neue Technik auszuprobieren. Diese Einladung nutzen nicht nur Bauunternehmer, die einen neuen Bagger suchen. Denn im Messetrubel zwischen Maschinen und Meetings bleibt durchaus Raum für Emotionen. „Ein Mann hat auf einem Radlader kniend seiner Liebsten einen Heiratsantrag gemacht“, erzählt die Messeplanerin. Ob Ort und Atmosphäre dazu beitrugen, dass die Braut in spe Ja gesagt hat, ist nicht überliefert. Doch die Location scheint bei Heiratswilligen immer angesagter zu sein. „Es gab schon eine Anfrage nach einer Trauung in einer Baggerschaufel“, berichtet sie.

Nach einer Woche ist dann der bauma-Trubel vorbei. Doch vor dem Abbau des Messestands steht noch der für Hadwiger schönste Moment an, und zwar am letzten Messetag: das sogenannte „Abhupen“. Dann dürfen sich Kinder von Mitarbeitern in die Maschinen setzen – und um Punkt 16.30 Uhr hupen alle gemeinsam. „In dem Moment habe ich selbst bei den härtesten Verkäufern schon Tränen in den Augen gesehen“, sagt sie lächelnd.

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