Im Rahmen der europaweiten Harmonisierung hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland mit der XRechnung einen neuen Standard geschaffen und setzt damit die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union um. Diese verpflichtet im Rahmen der Digitaloffensive die Mitgliedsstaaten dazu, den Empfang elektronischer Rechnungsdaten durch die öffentliche Hand ab einem Betrag von 1.000 Euro sicherzustellen.

So erwarten Bund und die Deutsche Bahn ab dem 27. November 2020 von Architekten, Ingenieuren sowie ausführenden Unternehmen die Abrechnung der erbrachten Leistungen als XRechnung, um die Daten automatisch elektronisch weiterzuverarbeiten. Leider ist der Wissensstand bei den betroffenen Auftragnehmern bis heute noch gering.

Auch die öffentlichen Verwaltungen auf Landes- und kommunaler Ebene sind von der Richtlinie der EU betroffen. Die 16 deutschen Bundesländer erlassen hierfür eigene Landesverordnungen, sie sind allerdings nicht verpflichtet, sich an der Bundeslösung zu orientieren. So gibt es z.B. in Baden-Württemberg ab dem 1.1.2022 eine E-Rechnungspflicht, in Nordrhein-Westfalen nicht. (www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/)

Bauspezifischen Anforderungen nicht abgedeckt

Allerdings kann die EU-Richtlinie nicht ohne weiteres im Bauwesen umgesetzt werden, da sie die Rechnungsstellung und Dokumentation der Prozesse nicht abdeckt. Eine elektronische Rechnung im Standard XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell. Diese in einem strukturierten elektronischen Format erstellte Rechnung ermöglicht die automatisierte Verarbeitung. Eine Bilddatei, eine reine PDF-Datei oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine E-Rechnung, kann nicht automatisiert verarbeitet werden, und wird daher von den Behörden und der Deutschen Bahn nicht akzeptiert.

MWM setzt bauspezifische Anforderungen in XRechnung um

Damit die Anwender von „MWM-Libero“ in der Lage sind, XRechnungen zu verschicken, entwickelt das Bonner Softwarehaus MWM Software & Beratung für sein Programm für Mengenermittlung, Aufmaß und Abrechnung auf Basis der bauspezifischen Anforderungen den „Export XRechnung“. Der Export der XRechnung ist ab Mitte August 2020 verfügbar.

Keine Differenzen bei Ermittlung der Rechnungssumme

Um sicherzustellen, dass diese Vorgehensweise von Erfolg gekrönt ist, führt MWM ab Mitte August umfangreiche Tests mit der Deutschen Bahn durch. Fehler können somit direkt ausgemerzt werden.

Möglichkeiten der Datenübertragung

Die digitale Übertragung der XRechnungen sind geregelt. Planer und ausführende Unternehmen können ihre Rechnungen der öffentlichen Hand per E-Mail an xrechnung@portalbund.de in einer maximalen Größe von 10 MB übermitteln. Eine zweite Möglichkeit ist, sich auf der zentralen Rechnungseingangsplattform https://xrechnung.bund.de einzuloggen und dort die XRechnungen, die 15 MB nicht überschreiten dürfen, zwecks Weiterbearbeitung hochzuladen. Bei Eingabe auf der zentralen Rechnungseingangsplattform wird eine automatisierte Rechnungsprüfung durchgeführt. Die „Adresse auf dem Briefumschlag“ der Rechnung ist die Leitweg-ID. Diese stellt sicher, dass die Rechnung beim richtigen Empfänger ankommt, die Leitweg-ID wird bei der Bestellung mitgeteilt und ist Bestandteil der XRechnung. Vorteilhaft für den Auftragnehmer dabei ist, dass der Prozess der Weiterbearbeitung verfolgbar ist und somit immer transparent dargestellt wird, in welchem Stadium und wo sich die Rechnung befindet.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist eine webservicebasierte Infrastruktur zur sicheren Übermittlung von Daten im Kontext der elektronischen Beschaffung. MWM unterstützt die Übertragung der XRechnung über den PEPPOL-Dienst zurzeit nicht.

Damit alle Beteiligten einfacher mit der neuen XRechnung arbeiten können, veröffentlicht MWM im Rahmen seines MWM-Mengen-Viewer eine kostenlose Möglichkeit, XRechnungen zu betrachten und sich deren Anlagen anzeigen zu lassen.

Infos zum Zahlungsverkehr und Rechnungswesen des Bundes gibt es auch unter www.zrb.bund.de

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