Seit der Gründung 1951 hat sich Otto Mühlherr von einem kleinen Bauunternehmen zu einem der führenden Anbieter von schlüsselfertigem Industrie- und Wohnungsbau in Oberfranken entwickelt. Gemeinsam mit einer Tochterfirma beschäftigt das inhabergeführte Unternehmen rund 120 Mitarbeitende in den Bereichen Schlüsselfertiges Bauen, Industrie-, Gewerbe und Ingenieurbauten sowie Tief- und Straßenbau. Für die Zeiterfassung wurde 2018 die App 123erfasst eingeführt. Ziel war, die manuell ausgefüllten Stundenzettel abzuschaffen, um die Zeiten ohne Medienbruch just-in-time für die Lohnabrechnung und Nachkalkulation zur Verfügung zu haben.

Bausoftware 123erfasst schrittweise eingeführt und individuell angepasst

Dokumentation des Baustellenfortschritts mit 123erfasst

Da eine exakte Dokumention des Bauablaufes immer wichtiger wird, dokumentieren die Poliere den Baustellenfortschritt mit Fotos im System und koppeln diesen mit dem Baustellenbericht und dem jeweils aktuellen Wetterbericht. Das hat den Vorteil, dass die Fotos und Baustellenberichte alle auf dem Server gespeichert sind und man jederzeit ohne langes Suchen darauf zugreifen kann. Auch kann das Unternehmen im Schadensfall dem Auftraggeber, Gutachter oder der Prüfungsstelle auf Knopfdruck die ordnungsgemäße Arbeit dokumentieren.

Bausoftware: Hohes persönliches Interesse motiviert

Mitarbeiter-Fähigkeiten in 123erfasst abbilden

Gefreut hat man sich bei Otto Mühlherr auch über die neue Funktion „Skills“. Hier kann das Bauunternehmen Fähigkeiten, Befugnisse, Bescheinigungen, Lizenzen oder Qualifikationen ihrer Mitarbeitenden in 123erfasst abbilden. Titel, Zeiträume, Ablaufdaten oder Warnungen sind frei definierbar. Nachweisdokumente, Bescheinigungen oder Fotos können ebenfalls hinzugefügt werden. Für Otto Mühlherr ist damit ein lang ersehnter Wunsch in Erfüllung gegangen, denn bei einer 120-köpfigen Belegschaft hat man die Qualifikationen jedes einzelnen nicht mehr im Kopf. Wiederkehrende Fristen zur Erneuerung bzw. Auffrischung von Bescheinigungen und Nachweisen lassen sich so einfacher organisieren.

20 Stunden wöchentlich mit 123erfasst eingespart

„Wir sparen wöchentlich ca. 20 Stunden ein, da die Daten jetzt digital vorliegen“, sagt Geschäftsführer Peter Heinz. Mussten die Informationen früher zum Teil doppelt für das Personalabrechnungssystem und für die Nachkalkulation der Baustellen eingegeben werden, so erfolgt das jetzt systemtechnisch in einem Schritt. Ein Beispiel: Laufen die Baustellen länger als sechs Monate, begründet dies eine neue Betriebsstätte. Somit erwirbt die Gemeinde, in der die Baustelle liegt, einen Gewerbesteueranspruch. Das Bauunternehmen muss daher jedes Jahr nachweisen, wie viele Stunden dort von den jeweiligen Mitarbeitenden geleistet wurden. „Dass diese Informationen seit Einführung von 123erfasst jetzt auf Knopfdruck vorliegen, ist eine immense Erleichterung und Zeitersparnis“, so Peter Heinz. Auch um der Pflicht zur gesetzlichen Zeiterfassung nachzukommen, fühlt sich das Unternehmen mit der digitalen Baulösung gut gerüstet.

123erfasst ist auf der Fachmesse digitalBAU in Köln in Halle 1, Stand 301 vertreten.

Lesen Sie auch: