Praxistest digitale Zeiterfassung: So profitiert Hering Bau von Digitalisierungsprojekt

Digitale Zeiterfassung

So profitiert Hering Bau von Digitalisierungsprojekt

15.08.2024, 14:41 Uhr, aktualisiert 07.11.2024, 16:14 Uhr

MÜNCHEN

Digitale Lösungen können die Effizienz und Qualität in Unternehmen erheblich steigern. Das zeigt die Einführung von 123erfasst bei der Hering Gruppe: Seit Januar stellt das Bauunternehmen seine 680 Mitarbeiter auf die digitale Zeiterfassung um - und das ist nur der Anfang.

Als DB-präqualifizierter Partner ist die Hering Unternehmensgruppe als Generalunternehmer im Bahnbau tätig. | Foto: HERING GmbH & Co. KG

Das Mischen wird digital

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Die Hering Gruppe mit Sitz in Burbach, gegründet im Jahr 1892 von Rudolf Hering, ist unter der Leitung von Annette Hering in verschiedenen Bereichen wie dem Gleisbau, dem Bau öffentlicher WC-Anlagen und dem Bau von Systemdächern für Bahnsteige und Busbahnhöfe tätig. Die Entscheidung für 123erfasst fiel nach einer halbjährigen Testphase mit Vertretern sämtlicher Geschäftsbereiche. Überzeugt hat neben der benutzerfreundlichen Oberfläche, die einfache Anbindung von 123erfasst an bestehende Systeme, die einen reibungslosen Datenfluss gewährleistet. Eine andere Lösung des Software-Hauses Nevaris, Nevaris Finance, war bereits das führende ERP-System im Unternehmen. „123erfasst ist eine umfassende Baumanagement-Lösung. Um unsere Mitarbeitenden mit dem Produkt vertraut zu machen, haben wir uns eine Funktion zum Start herausgesucht: die Zeiterfassung”, erklärt Lothar Nörtershäuser, zuständig für Digitalisierungsprojekte bei der Hering Sanikonzept.

Die Hering Unternehmensgruppe baut unter anderem öffentliche WC-Anlagen, wie hier in Cremlingen. | Foto: HERING GmbH & Co. KG

Manuelles Abtippen in Excel hat ein Ende

Vor der Einführung wurden Arbeitsstunden in Stundenzetteln erfasst, in Excel-Tabellen zusammen kopiert und letztendlich in Nevaris Finance eingegeben. Mit 123erfasst wird die Zeit nun einmal erfasst, geprüft und direkt an die Lohnbuchhaltung oder das Controlling weitergeleitet. Das hat die Fehlerquellen minimiert und den manuellen Aufwand erheblich reduziert. Früher wurden die Löhne mit bis zu 20 Tagen Zeitverzug auf die entsprechenden Projektkostenstellen verbucht, heute hat sich dieser Zeitraum mindestens halbiert.

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„Endlich kommen wir Zettel- und Excelfrei durch die Zeiterfassung."

- Christian Winkler, Leiter Prozess- und Digitalisierungsmanagement

Auf dem Tablet behält die Teamleitung den Überblick über alle Einsatzzeiten ihrer Mitarbeiter. | Foto: 123erfasst

Herausforderung: Verschiedene Zeitmodelle abbilden

Die Hering Gruppe hat verschiedene Unternehmensbereiche vom Fertigteilwerk bis zum Bahnbau. Deshalb sollten verschiedene Arbeitszeitmodelle und Betriebsvereinbarungen in 123erfasst abgebildet werden. „Das ist geschafft. Wenn jetzt neue Mitarbeiter dazukommen, sind sie nach wenigen Minuten im System“, berichtet Christian Winkler, Leiter Prozess- und Digitalisierungsmanagement.

Christian Winkler leitet bei der Hering Gruppe das Prozess- und Digitalisierungsmanagement. | Foto: HERING GmbH & Co. KG

Effiziente Nutzung durch alle Mitarbeiter

Die Zeiterfassung erfolgt über verschiedene Geräte: Terminals in den Fertigteilwerken, Desktop-Computer im Büro und Smartphones für die gewerblichen Mitarbeiter. Beeindruckend ist die schnelle Akzeptanz der neuen Technologie. „Wir haben unsere Service-Techniker in einer Stunde geschult, und sie begannen sofort erste Zeiten zu erfassen – vollkommen intuitiv“, berichtet Nörtershäuser. Mittlerweile erfassen bereits 350 der 680 Mitarbeitenden ihre Zeiten in 123erfasst und es werden stetig mehr. Die Einführung wurde durch einen festen Berater von 123erfasst unterstützt. „Die Unterstützung war hervorragend. Unsere Fragen wurden immer schnell beantwortet,“ so Nörtershäuser.

Auf dem Smartphone sehen die Mitarbeiter ihre Zeiten und Urlaubstage. | Foto: 123erfasst

123erfasst künftig auch Partner für Maschinenverwaltung

Auch weitere Funktionen von 123erfasst will das Unternehmen künftig nutzen. Dazu gehören die projektbezogene Ortung (GPS/Bluetooth) von Maschinen und langfristig die automatische Geräte-Verrechnung direkt von der Baustelle. Ebenso wird die Baustellendokumentation (Berichte/Fotos) verbessert und transparenter für alle Projektbeteiligten. In Kürze starten die Pilotprojekte zum Mängel- und Nachtragsmanagement im Ticketsystem. „Wir sind mit der Zeiterfassung gestartet, aber 123erfasst hat auch für andere Anwendungsgebiete starke Lösungen“, bestätigt Christian Winkler. „Wir werden definitiv noch mehr über 123 abwickeln.“

Quelle: Nevaris

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