Wenn es um das Signieren von Dokumenten geht, sehen sich viele Unternehmen der Baubranche vor allem drei Herausforderungen gegenüber. Da wäre zunächst die Standortfrage zu nennen. Zwar sind meist mehrere Verantwortliche unterschriftsberechtigt. Doch es liegt in der Natur der Sache, dass sie sich kaum im Büro aufhalten, sondern vor allem auf den Baustellen unterwegs sind – hier spielt sich schließlich der Arbeitsalltag im Wesentlichen ab. Für die Unterzeichnung von Dokumenten wird also eine Lösung gebraucht, die flexibel und ortsunabhängig funktioniert.

Medienbrüchevermeiden mit E-Signatur

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der sogenannte Medienbruch. Denn die Zustellung von Dokumenten mag zwar auf digitalem Weg funktionieren. Dann aber müssen sie ausgedruckt, per Hand unterzeichnet, eingescannt und per E-Mail zurückgeschickt werden. So jedenfalls sieht der Prozess in nicht wenigen Firmen nach wie vor aus. In manchen Fällen wird sogar noch der Postweg genutzt. Auf diese Weise gehen Tage, mitunter Wochen sinnlos ins Land. Und das, obwohl in der Baubranche der Zeitdruck besonders stark zu spüren ist. Der Umgang mit Fristen gehört zum Geschäftsalltag.

Kosten senken mit E-Signatur

Last but not least ist es eine Kostenfrage. Ein analoger Signaturprozess braucht nicht nur Druckermaterial, Porto etc., sondern bindet auch jede Menge Arbeitszeit. Nämlich dann, wenn alle erforderlichen Personen extra ins Büro kommen müssen, um ihre Unterschrift zu leisten. Fazit: Der Aufwand der klassischen Methode mit Stift und Papier ist immens.

E-Signatur vom Werkvertrag bis zur Ausschreibung

Die Lösung für diese Probleme ist die E-Signatur, was auch immer mehr Player der Branche erkennen. Studien zeigen, dass dank der E-Signatur durchschnittlich 34 Euro pro Dokument eingespart werden; der Zeitaufwand reduziert sich um zehn Prozent. Die Lösung kommt – ob auf der Baustelle oder im Büro – bei ganz unterschiedlichen Dokumenten zum Einsatz. Beispiele sind Werk- und Lieferantenverträge sowie Kontrakte mit Subunternehmen. In Architekturbüros reicht die Bandbreite der Anwendungen von der technischen Zeichnung bis zur Ausschreibungs-Teilnahme. Angebote lassen sich ebenfalls auf diese Weise signieren. Grundsätzlich kann man, bis auf wenige Ausnahmen (etwa bei Kündigungen), alle Art von Verträgen elektronisch unterschreiben.

Unternehmen, die bereits mit der E-Signatur arbeiten, nutzen diese mitunter tausendfach pro Jahr – mit jeweils wenigen Klicks. Besonders oft sind in diesen Zusammenhängen die einfache und die fortgeschrittene elektronische Signatur (EES und FES) gefragt. Was es damit genau auf sich hat, wird weiter unten erklärt.

Stadt Radolfzell nutzt e-Signatur für Bauanträge

Rückenwind bekommt die elektronische Signatur verstärkt von behördlicher Seite. Vor dem Hintergrund des Onlinezusatzgesetzes wurden in Kommunen schon viele Prozesse digitalisiert. Ziel ist eine schlankere und effizientere Verwaltung für die Bürgerinnen und Bürger. So auch in Radolfzell. Die 30.000-Einwohner-Stadt am Bodensee drückt in Sachen Digitalisierung aufs Gas, auch und vor allem in der Abteilung Baurecht der Stadtverwaltung. Seit dem 1. Januar 2022 werden Bauanträge ausschließlich über die eigene Plattform eBau eingereicht.

Damit dies nahtlos funktionieren kann, fehlte am Schluss nur ein kleines Puzzleteil, nämlich die Einführung der sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur, kurz QES. Vorher mussten Bauanträge – aller Digitalisierung zum Trotz – weiterhin auf Papier eingereicht werden und wurden auch entsprechend erteilt. Seit rund einem Jahr können Architekten und Bauherren das komplette Dienstleistungsangebot digital nutzen. Die damit verbundene Arbeitserleichterung auf allen Seiten liegt auf der Hand.

E-Signatur bietet hohes Maß an Sicherheit

Das Beispiel Radolfzell zeigt aber auch, wie verlässlich und vertrauenswürdig das System E-Signatur ist. Schließlich erfordern Behördendokumente ein hohes Maß an Sicherheit. Die „Elektronische Signatur“ kann als juristischer Begriff verstanden werden, der das „Unterschreiben“ von Dokumenten auf elektronischem Weg ausdrückt. Genauer gesagt, geht es um die Dokumentation des Einverständnisses mit einem Dokument. Dafür ist eine klassische Unterschrift, also der Namenszug, nicht mehr erforderlich. Doch wann kann die E-Signatur die handschriftliche Unterschrift ersetzen? Und wie muss sie dafür im konkreten Fall gestaltet sein – Stichworte EES, FES und QES? Ein Blick in die bestehenden Gesetze gibt die Antworten.

Rechtsgültigkeit der e-Signatur ist gegeben

Die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen in Deutschland ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB, Art. 126a) und in der EU-Verordnung „über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt”, kurz eIDAS, klar festgelegt. Während die eIDAS die E-Signatur-Standards definiert, gibt das nationale Recht vor, welcher Standard bei welcher Art von Dokument zum Einsatz kommen muss, damit dieses Rechtsgültigkeit erlangt. In diesem „Ranking“ der Standards oder Sicherheitsstufen auf Platz 1 ist die elektronische Signatur (QES) zu finden. Aufgrund der mit ihr verbundenen maximalen Identifikationsanforderungen kann sie „in Deutschland gemäß § 126a, 126 Abs. 3 BGB die handschriftliche Unterschrift und damit die Schriftform ersetzen“, so Dr. Patrick Treitz (Kanzlei Rittershaus Rechtsanwälte Steuerberater PartmbB).

Drei wichtige Standards für die E-Signatur

Die eIDAS gibt für den Standard QES ein „digitales qualifiziertes Zertifikat“ vor, das sich mit einem elektronischen Ausweis der „unterzeichnenden“ Person vergleichen lässt. Die Identität der Person sowie die Integrität des Dokuments (heißt: Es wurde nicht im Nachhinein geändert) und der Zeitpunkt der Signatur sind damit gesichert. Das Ausstellen von Zertifikaten nach Identitätsprüfung obliegt Vertrauensdiensteanbietern, kurz VDA. Übrigens: Die QES hat auch die höchste Beweiskraft vor Gericht. Ein typisches Beispiel für eine erforderliche QES sind Leiharbeitsverträge.

Unterhalb dieses höchsten Standards rangiert die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Braucht es nicht die Schriftform oder die handschriftliche Unterschrift, ist sie häufig das Mittel der Wahl. Für diesen Standard wird die Identität indirekt geprüft, zum Beispiel mittels Mobilnummer oder einer Unternehmens-E-Mail-Adresse. Für die Erstellung der einfachen elektronischen Signatur (EES) gibt es gar keine festgelegten Anforderungen. Entsprechend gering ist ihre Beweiskraft vor Gericht. Sie kann als eine Art Basisversion betrachtet werden, die aber auch ihre Berechtigung hat – etwa bei Lieferanten-Angeboten oder internen Dokumenten.

Die Wahl des korrekten Standards ist keine Lappalie. Im Zweifel ist fachjuristischer Rat empfohlen. Ist die Lösung E-Signatur jedoch erst einmal stimmig in die Arbeitsprozesse integriert, wird sie zum Selbstläufer. Auch die Baubranche kann dem Kugelschreiber also getrost „Lebewohl“ sagen.

Die rechtsgültige digitale Unterschrift mit Skribble können Sie hier kostenlos testen: www.skribble.com

Zum Autor

Philipp Dick ist Mitgründer und CEO von Skribble. Der E-Signatur-Service, gegründet 2018, ist ein Schweizer Anbieter von elektronischen Signaturen mit Sitz in Zürich und Karlsruhe. Skribble bietet alle E-Signatur-Standards aus einer Hand und liefert für jede Art von Vertrag die rechtlich passende elektronische Signatur. Über 3.000 Unternehmen haben bislang ihre Unterschriftsprozesse mit E-Signing-Service Skribble digitalisiert.