Auftragsvergabe: VHB-Wizard erleichtert das Finden von Formblättern

Auftragsvergabe

Mit drei Klicks zu den richtigen Formblättern

18.10.2024, 09:24 Uhr

KIEL

Für Vergabeunterlagen sind Formblätter empfohlen oder sogar vorgeschrieben, je nach Landesrecht und Vergabeart. Aber die relevanten Formblätter für das geplante Vergabeverfahren herauszufinden, ist hochkompliziert. Viel einfacher geht das mit dem kostenlosen VHB-Wizard von B_I MEDIEN.

VHB-Wizard: Formblätter für Vergabeunterlagen lassen sich mit nur drei Klicks herausfiltern. | Foto: B_I MEDIEN

Jedes Bundesland hat sein eigenes Vergaberecht. Viele Bundesländer übernehmen das Vergabehandbuch des Bundes (VHB Bund) in ihr Landesrecht oder nutzen das VHB Bund als Grundlage ihrer Vorgaben. Das VHB Bund enthält die Formularsammlung für Verfahren des Bundes für Hochbauverfahren. Es gibt auch Formulare für Rahmenvereinbarungen und für Lieferleistungen, die einer Bauleistung zugeordnet werden können. Für reine Lieferleistungen, z.B. für Papierlieferungen, Fahrzeugbeschaffungen oder für Dienstleistungen, wie z.B. Gebäudereinigung, passt das VHB Bund in der Regel nicht. Aber auch dafür nutzen einige Bundesländer die Formulare aus dem VHB Bund.

VHB Bund: Unsortierte Formulare machen es kompliziert

Das Problem: Das VHB Bund ist eine PDF-Datei bzw. ein zip-Archiv mit allen Formularen. Um dort die richtigen Formblätter herauszufinden, muss man sich durch eine komplett unsortierte Excel-Tabelle kämpfen. Hier kann man dann noch die geplante Vergabeart angeben und muss sich dann seine relevanten Formblätter selbst zusammensuchen. Das erfordert viel Zeit und Geduld – und vor allem intensive Kenntnisse der Materie. Denn nicht für alle Verfahren sind alle Formulare zulässig. Das erkennt aber nur, wer sich ausführlich mit der Thematik befasst.

Alternative für Vergabestellen: der VHB-Wizard von B_I MEDIEN

Eine Alternative zu diesem aufwändigen und fehleranfälligen Vorgehen bietet B_I MEDIEN mit dem VHB-Wizard. Das clevere Assistenz-Programm spuckt nach ein paar Klicks eine vollständige Liste aller für die entsprechende Vergabeart notwendigen und optionalen Formulare als bequemen Download aus. Dahinter steckt eine aufwändige, nutzerbezogene Programmierungsarbeit des Entwicklungsteams von B_I MEDIEN. Weil für den VHB-Wizard die Formblätter nach den entscheidenden Kriterien vorsortiert wurden, ist er so nützlich für Vergabestellen: Er hilft, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.

Formblätter finden: So einfach funktioniert das bei B_I MEDIEN

Nur drei Schritte, und der kostenlose VHB-Wizard spuckt die für das jeweilige Vergabeverfahren relevanten Formblätter aus. | Foto: B_I MEDIEN

Für den Nutzer ist die Funktionsweise ganz einfach: Unter dem Menüpunkt „Support“ finden Auftraggeber bei https://bi-medien.de/evergabe/formblätter den VHB-Wizard. Dort wählt man zunächst aus, ob man eine nationale oder europaweite Vergabe plant, anschließend die Leistungsart, z.B. Bauleistungen, Liefer- und Dienstleistungen oder eine Rahmenvereinbarung für Bauleistung bzw. Bauunterhaltung. Im nächsten Schritt lässt sich die Verfahrensart auswählen, also öffentlich, freihändig sowie beschränkt mit oder ohne Teilnahmewettbewerb. Daraufhin werden alle für das gewählte Vergabeverfahren nötigen Formblätter angezeigt und zum Download bereitgestellt, klar unterschieden nach Pflichtunterlagen und optionalen Unterlagen. Es reichen also nur drei Klicks, um genau die Formulare zu finden, die für das gewählte Verfahren relevant sind.

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Fast schon Zauberei: Kostenloser Wizard für VHB Formblätter

Die Nutzung des VHB-Wizards ist öffentlich zugänglich und komplett kostenfrei. Auch der Download der Formulare kostet nichts: Die Formulare des VHB stehen jedem kostenfrei zur Verfügung. Das Assistenzprogramm der B_I MEDIEN GmbH mit Sitz in Kiel und Rostock ist bislang einzigartig am Markt. „Wizard“ bezeichnet nichts anderes als ein Hilfsprogramm für die Dateneingabe und bedeutet wörtlich „Zauberer“.

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