Ersten Eindruck grün gestalten

Der Blick im Besucherbereich fällt auf eine ebenfalls ansprechende Dachbegrünung. „Wer Grünanlagen in solch einer Dimension verwaltet, ist natürlich immer auf der Suche nach geeigneten Tools, die beispielsweise das Ausschreibungsprozedere optimieren,“ erläutert Jörg Beißel. Das entspricht der Philosophie der SAP, Prozesse effizient und flexibel zu gestalten, Entscheidungen zeitnah treffen zu können, um so die betriebliche Wertschöpfung nachhaltig zu verbessern. Die Testeinsätze von zwei AVA-Standardprogrammen waren in dieser Hinsicht jedoch zunächst nicht zielführend. „Unsere Hauptanforderung an die Software bestand darin, Leistungsverzeichnisse im Excelformat ausgeben zu können, um die Daten in unser System einlesen und weiterverarbeiten zu können,“ führt Steven Michalke aus. Bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter stießen die Facility Manager auf die Firma MexXsoft aus dem benachbarten Viernheim, dem jüngsten Entwickler einer GaLaBau-Branchensoftware. Nach langer Prüfung mehrerer Softwaresysteme und reiflicher Überlegung hat man sich für mexXsoft X1 entschieden. „Von der Oberfläche in Microsoftoptik, gewohnter Fenstertechnik und durchgängiger Drag & Drop-Bedienung waren wir gleich angetan. Natürlich spielte für unsere Abteilung die Vor- und Nachkalkulation als auch die Stundenerfassung oder Maschinenverwaltung eine untergeordnete Rolle.“ so der Leiter der Grünflächenpflege und der FM Services.

Nach dem Austausch des Anforderungsprofils war man sich schnell einig geworden. Durch einen flexiblen und modularen Aufbau der Software ist es einfach, speziell für SAP entwickelte Module einzubinden. Auf diese Weise wurde etwa das Einbinden von PDF-Dateien in die Textbausteine und der LV-Import aus Excel zeitnah umgesetzt. „Gerade in diesem Bereich hat uns SAP enorm weitergebracht und viele andere Kunden profitieren von diesen Entwicklungen. Mittlerweile können wir ein Kalkulations-, Ausschreibe- und Vergabeprogramm mit Excel-Import und -Export der Leistungsverzeichnisse anbieten. Zusatzdaten von Herstellern lassen sich natürlich über die GAEB-Schnittstellen 90/2000/XML einlesen,“ erläutert Patrick Sebralla von MexXsoft. Auch die anfänglichen Probleme mit der Struktur der Zugriffsrechte und dem Update-Verfahren konnten im gemeinsamen Dialog mit dem Support zügig beseitigt werden.