Fristsetzungen sollen den Beginn von Fristen bewirken, Bedenkenanzeigen den Auftragnehmer vor Gewährleistung schützen, Schlussrechnungen sollen Zahlungsfristen in Gang setzen etc. Damit diese Rechtswirkungen eintreten, muss der jeweilige Vertragspartner nachweisen können, dass er die jeweils rechtserhebliche Erklärung auch tatsächlich abgegeben hat und dass sie dem anderen Vertragspartner auch zugegangen ist.

Diese Fragen stellen sich für mündliche und schriftliche Äußerungen in unterschiedlicher Weise. Die VOB/B erlaubt durchaus an manchen Stellen auch nur mündliche Erklärungen, an anderen sieht sie Schriftform vor.

Mündliche Äußerungen nach VOB/B

So kann z.B. nach § 4 Abs. 7 VOB/B die Aufforderung zur Mangelbeseitigung auch mündlich erfolgen. Für die Praxis kann bei wichtigen Erklärungen nur davon abgeraten werden, eine Erklärung nur mündlich abzugeben.

Bestreitet die Gegenseite, dass eine bestimmte Erklärung abgegeben wurde, muss der Erklärende nachweisen, wann was wem gegenüber gesagt wurde. In der Theorie ist es ohne weiteres möglich, einen Zeugen zu benennen und dieser bestätigt dann was gesagt wurde. Nur: Wie genau erinnern sich Zeugen an eine lange Zeit zurückliegende Erklärung, die nur eine von vielen war? Was passiert, wenn Zeugen den Arbeitgeber oder den Wohnort wechseln oder gar sterben?

Ein wichtiges Hilfsmittel für eine eindeutige und belastbare Erinnerung ist die interne Dokumentation. Diese kann z.B. durch digitale Sprachdateien erfolgen, die direkt nach einer Besprechung aufgenommen werden, oder auch durch schriftliche Aufzeichnungen. Der Nachteil ist, dass diese gespeichert und durchsucht werden müssen – was alles am Ende oft mindestens genau so viel Aufwand verursacht wie eine von Anfang an schriftliche Mitteilung.

Schriftliche Äußerungen freundlich formulieren

Nicht jedes rechtserhebliche Schreiben muss unfreundlich klingen! Eine Bedenkenanzeige kann als Hilfsangebot formuliert werden, ein Nachtrag als technische Optimierung.

Bei schriftlichen Äußerungen kann man später immer einfach nachweisen, was genau mitgeteilt wurde. Es kann dann „nur“ noch streitig bleiben, ob und wann ein Schreiben dem Empfänger zugegangen ist.

In der Diskussion mit Praktikern kommt dieses Problem immer wieder auf und wird intensiv hinterfragt. Ich habe schon einige intensive Gerichtsverfahren betreut, und nach meinen Erfahrungen ist dieses Problem auch in gerichtlichen Verfahren kaum relevant. Wird eine Bedenkenanzeige schriftlich zurückgewiesen, stellt sich die Frage des Zugangs nicht mehr. Das Gleiche gilt, wenn eine Schlussrechnung zurückgeschickt wird etc.

Dennoch ist es richtig, bei rechtserheblichen Schreiben dafür Sorge zu tragen, dass Zeitpunkt und Tatsache des Zugangs nachgewiesen werden können. Bei Vertragspartnern, die gerne „Vogel Strauß“ spielen, ist das sehr hilfreich.

Ausgangspunkt ist, dass allein der Nachweis der Versendung eines Schreibens regelmäßig nicht reicht. Entscheidend ist der Nachweis, dass die Gegenseite das Schreiben auch erhalten hat. Das soll nachfolgend am Beispiel von Rechnungen näher dargestellt werden.

Rechnungszugang für Auftraggeber wichtig

Es kommt in der Praxis immer mal wieder vor, dass sich Auftraggeber darauf berufen, eine Abschlags- oder Schlussrechnung gar nicht erhalten zu haben, oder nicht zu dem vom Auftragnehmer behaupteten Zeitpunkt. An der Feststellung, wann und ob eine Rechnung zugegangen ist, haben beide Vertragspartner ein Interesse.

Wenn der Auftraggeber bestimmte Vorgaben gemacht hat („zweimal in Papierform an das baubetreuende Büro“), sind diese natürlich zu beachten. Ansonsten ist der Auftragnehmer frei in der Wahl unter den gesetzlich zulässigen Übermittlungswegen und Formen der Rechnung.

Für Auftraggeber ist der Zeitpunkt des Zugangs z.B. für den Anlauf der Prüf- und Rügefristen und natürlich für die Verjährung des Anspruches wichtig. Auftraggeber sollten daher immer dokumentieren, wann die Rechnung bei ihnen eingetroffen ist. In der Regel reicht es aus, dies mit einem Eingangsstempel zu dokumentieren. Ist damit zu rechnen, dass es Meinungsverschiedenheiten über den genauen Zeitpunkt geben wird, kann der Auftraggeber z.B. durch eine zeitnah erstellte Aktennotiz eine belastbare Gedächtnisstütze schaffen. Bei in Papierform übersandten Rechnungen kann vorsorglich der Umschlag bzw. Karton aufgehoben werden.

Was wenn der Auftraggeber den Zugang bestreitet?

Deutlich streitträchtiger und für den betroffenen Auftragnehmer problematischer ist ein Bestreiten des Auftraggebers, eine Rechnung überhaupt oder zu einem bestimmten Zeitpunkt erhalten zu haben.

Der Auftragnehmer muss in diesem Fall beweisen, dass er die Rechnung nicht nur auf den Weg gebracht hat, sondern dass der Auftraggeber sie auch tatsächlich erhalten hat. So gibt es tatsächlich eine gewisse Quote von einfachen Briefsendungen, die nie ihr Ziel erreichen. Mails können auf dem Weg zum Empfänger verlorengehen, Pakete nicht oder verspätet übergeben werden – mögliche Fehlerquellen gibt es reichlich.

Vermutet der Auftragnehmer, dass der Zugang der Rechnung streitig werden könnte, so sollte er besondere Maßnahmen ergreifen, um den Zugang nachweisen zu können. In der Praxis reicht es in normalen Fällen aus, die Rechnung mit der Post oder als E-Mail zu schicken, der Beweis des Zugangs ergibt sich dann wie schon oben angesprochen fast immer aus der nachfolgenden Korrespondenz. Rügt der Auftraggeber etwa die fehlende Prüffähigkeit, ist es logisch unabweisbar, dass er die betroffene Rechnung auch erhalten hat.

Beweismöglichkeiten für den Zugang

Nur in Ausnahmefällen ist daher sicherzustellen, dass eine Beweismöglichkeiten für den Zugang der Rechnung besteht. Dies können sein:

Rechnung elektronisch übermitteln

Auch im Baubereich hat die elektronische Datenübertragung Einzug gehalten. Nach den allgemeinen Vorschriften ist es relativ einfach möglich, eine Rechnung digital zu versenden.

Bei einer elektronischen Übersendung ist entweder ein sicherer Übertragungsweg zu wählen, bei dem eine belastbare Beweismöglichkeit besteht (z.B. bei DE-Mail), oder es ist eine andere Form zu wählen.

Bei manchen Kommunikationsmitteln kann der Auftragnehmer zwar das Versenden nachweisen, nicht aber den Zugang, so bei Telefax und Email. Bei diesen Kommunikationswegen kann es aus technischen Gründen dazu kommen, dass die Übermittlung für den Absender unerkennbar abbricht und daher ein Faxprotokoll oder ein E-Mail-Protokoll die Übermittlung anzeigt, obwohl diese gar nicht erfolgreich war. Daher sind diese Protokolle nur ein Indiz für die Versendung.

Einfach mal höflich nachfragen

Ein einfacher Weg, den Erfolg der Übermittlung zu prüfen, ist ein Anruf, ob die Rechnung angekommen ist. Dieser Anruf kann durch eine kurze Notiz mit Angaben zu Gesprächspartnern und Zeitpunkt nachweisbar dokumentiert werden. Auf die höfliche Frage, ob eine Mail sicher und vollständig angekommen sei, erhält man praktisch immer eine freundliche Antwort.

Nach den allgemeinen Regeln ist es vergleichsweise einfach, eine elektronische Rechnung zu stellen und zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung kann als pdf-Datei im Anhang einer E-Mail verschickt werden. Auch DE-Mail kann – soweit vorhanden – für die Übersendung verwendet werden. Diese Dienste sind sicherer als E-Mail, haben sich aber noch nicht in gleicher Weise durchgesetzt.

Es gibt auch die Möglichkeit, die Rechnung auf einer Website oder in einem elektronischen Projekt-System zur Verfügung zu stellen. Dabei sind natürlich immer die Anforderungen des Datenschutzes zu beachten. So muss immer sichergestellt sein, dass keine unbefugten Dritten Zugang haben. Auch ein Datenaustausch per EDI (ein elektronischer Datenaustausch mit strukturierten Nachrichten) ist möglich.

Verweigerung der Annahme und Rücksendung

Verweigert der Auftraggeber die Annahme der Rechnung oder schickt er sie an den Auftragnehmer zurück, hat dies für sich genommen keine rechtliche Wirkung.

Nimmt der Auftraggeber eine Rechnung schon gar nicht an, darf er sich nicht auf die unterbliebene Übermittlung berufen. Um sich auf die gleichen rechtlichen Folgen wie bei einer tatsächlich zugegangenen Rechnung berufen zu können, reicht ein eindeutiger Versuch der Übergabe aus, wobei sich die Wiederholung dieses Versuches aus rechtlichen Gründen empfiehlt.

Das schlichte Nicht-Lesen einer übermittelten Rechnung hat keine für den Auftraggeber positiven Wirkungen, die Rechnung gilt wie oben beschrieben als zugegangen.

Schickt der Auftraggeber eine ihm zugegangene Rechnung – aus welchen Gründen auch immer – zurück, hat dies ebenfalls keine rechtliche Wirkung. Ein Zurücksenden ist auch nicht aus anderen Gründen erforderlich. Ganz im Gegenteil verbaut sich der Auftraggeber auch eine Beweismöglichkeit: Ist er der Auffassung, eine Rechnung sei nicht prüffähig und sendet er sie deswegen zurück, muss er später nachweisen können, wie die betroffene Rechnung aussah und dass sie nicht prüffähig war. Das kann er nur mit der ursprünglichen Rechnung oder einer (unter keinem anderen Aspekt erforderlichen) Rechnungskopie.

Fazit: Hauptsache dokumentiert

In der Praxis spielen Probleme des Zugangs gar keine so große Rolle. Eine rechtssichere und einfache Möglichkeit besteht jedenfalls bei entsprechend kurzen Entfernungen in der durch Zeugen (und zeitnahe schriftliche Dokumentation) nachweisbaren Übergabe oder ein höflicher Anruf, der dann ebenfalls zu dokumentieren ist.