Die Unternehmensgruppe Matthäi ist in dieser Hinsicht Vorreiter. Eine mobile App zur Verwaltung der Baustelle gehört bei der 2000 Mitarbeiter starken Gruppe längst zum Alltag. Handschriftliche Aufzeichnungen wie Stunden- und Gerätezettel wurden eliminiert und Bautagebücher automatisch generiert. So stehen die Daten ohne Medienbruch zentral zur Verfügung. Entschieden hat sich die Gruppe für die Lösung 123erfasst.

Einfache Benutzerführung und umfangreiche Funktionalitäten

Nach erfolgreicher Einführung der Lösung in einer Unternehmenssparte im Jahr 2018, entschied man sich, dies konzernweit auf allen Baustellen anzuwenden. Neben der umfangreichen Funktionalität sind die größten Vorteile für die Mitarbeiter bei Matthäi die einfache Benutzerführung und die Offline-Datenerfassung. Normalerweise schickt die App die eingegebenen Daten direkt per Funk an die Office-Anwendung – ohne Funkverbindung werden die Daten dennoch offline gespeichert und automatisch übertragen, sobald der Empfang wieder funktioniert.

123erfasst bei über 1.000 Mitarbeitern schnell eingeführt

Der Fokus lag bei der Einführung Anfang 2019 auf der digitalen Stundenerfassung. Kaufmännische Mitarbeiterin Manuela Süßkind, verantwortlich für die Einführung von 123erfasst im Unternehmen, führte in der Zentrale mit einem Kollegen alle Vorarbeiten durch. Danach schulte man die Erfasser – Poliere, Vorarbeiter oder Baugeräteführer – sowie die Sachbearbeiter in den Niederlassungen. Nach einer kurzen Einführungszeit konnten 1.150 Mitarbeiter schon im Juni 2019 ihre Stunden über die App eingeben. Die App nutzen die gewerblichen Mitarbeiter, die Office-Lösung wenden die Bauleiter, die Gerätedisponenten sowie die Sachbearbeiter in den Niederlassungen an. Letztere bereiten die Daten für die zentrale Lohnbuchhaltung auf.

Morgens loggen sich die erfassenden Mitarbeiter in 123erfasst ein und melden sich an der Baustelle mit ihrer Anwesenheitszeit an. Das System ordnet die Zeiten einer Baustelle zu sowie, wenn gewünscht, den Bauteilen und Baubereichen. Die Software ergänzt die Zeitbuchungen automatisch um Zeitstempel. Die Mitarbeiter der Betonmischwerke geben ihre Zeiten mit RFID-Chips über festinstallierte Tablets ein.

Die digitale Vorgehensweise entlastet die Mitarbeiter auf den Baustellen, in den Mischwerken und Büros. Die Sachbearbeiter in den einzelnen Niederlassungen müssen keine handschriftlichen Stundenzettel mehr einsammeln und aufwändig manuell Daten eingeben. Der Aufwand für Kontrollen gehört genauso wie fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an. Für den Bauleiter ist ersichtlich, wer auf welcher Baustelle angemeldet ist, was der Mitarbeiter dort für Tätigkeiten ausführt und das unabhängig davon, ob er sich in der Zentrale befindet oder sich mit seinem Notebook unterwegs einloggt.

Fotodokumentation und Notieren von Bemerkungen

Gerne nutzen die Mitarbeiter die Fotodokumentation. Sie protokollieren damit den Ist-Zustand, den Baustellenfortschritt sowie täglich die Baustellensicherung. Die Aufnahmen werden in der App gespeichert, Baustelle, Projekt, Bauabschnitt und Baubereich zugeordnet, auf den Server hochgeladen und stehen allen Projektbeteiligten je nach Berechtigung zur Verfügung. Sollte der Polier eine Frage zu einem Sachverhalt haben, schickt er dem Bauleiter einfach ein Foto der aktuellen Situation. Dann kann dieser ohne vor Ort sein zu müssen eine Entscheidung treffen. Begrüßt wird auch die Möglichkeit jederzeit Bemerkungen eingeben zu können. Und das nicht nur schriftlich, sondern übers Mikrophon auch als Sprachnotiz.

123erfasst: das Mittel zur Digitalisierung der Bauprozesse

123erfasst ist bei Matthäi ein mehr als geeignetes Mittel zur Digitalisierung der Bauprozesse. Durch den schnellen Informationszugang wird viel Zeit gespart, die wiederum in die Optimierung anderer Prozessabläufe investiert werden kann. Wenn alle Mitarbeiter mit der App ausgestattet sind, sollen die Bautagesberichte aus den zuvor erfassten Daten automatisch generiert werden. Die nächste Chance, eine Menge Zeit zu sparen und die Baustelle effizienter zu gestalten!

Hier noch ein Video: Aufgaben- und Mängelmanagement mit 123quality – so einfach wie nie!

Aufgaben- und Mängelmanagement auch einfach per App

Ohne direkten Kontakt zu Mitarbeitern und Nachunternehmern Mängel, Aufgaben und Prüfungen einstellen und zuordnen – und so auch aus dem Homeoffice die Baustelle und alle Prozesse immer im Blick behalten. Das geht mit der Mängelmanagement-Lösung 123quality ganz einfach. Ebenso flexibel gelingt die Aufgabenannahme und -bearbeitung vor Ort auf der Baustelle. So lässt sich zum Beispiel digital dem Elektriker die Prüfung eines Defekts zuweisen und der Ticketersteller wird informiert, sobald der Mangel behoben ist. Auch alle weiteren Aufgaben auf der Baustelle lassen sich bequem über die App managen. Die Baustelle im Blick – vom Sofa aus. So gehen keine Informationen verloren.

Mit 123quality erfassen die Anwender, ausführende Unternehmen sowie Planer die Daten. Diese werden auf eine zentrale Online-Datenbank übertragen und mit den Beteiligten geteilt. Die Anwendung ist sowohl für iOS- als auch Android-Smartphones und Tablets verfügbar. Sollte auf der Baustelle ein Funkloch herrschen, kann der Anwender die Daten offline erfassen. Diese bleiben gespeichert und sobald das mobile Endgerät wieder Empfang hat, werden die erfassten Daten automatisch auf den Server übertragen.

Für 123erfasst-Nutzer ist 123quality integriert und muss, wenn gewünscht, nur freigeschaltet werden. Der Vorteil ist, dass die Stammdaten nur einmal anzulegen sind, zentral gepflegt werden, und der Nutzer von beiden Anwendungen auf den gesamten Datenpool wie Bautagesberichte, Fotos, Mängel etc. zugreifen kann. Erstellt der Anwender in 123quality ein Ticket, kann er in 123erfasst direkt die dafür aufgewendeten Zeiten erfassen, um z.B. zu quantifizieren, was die Behebung des Mangels kostet.

In dieser besonderen und herausfordernden Zeit wird die Aufgaben- und Mängelmanagement-App 123quality für 60 Tage kostenfrei angeboten. Nutzen Sie den Zeitpunkt, um Ihre Abläufe zu digitalisieren und Ihr Unternehmen auf ein neues Level zu heben!

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Und unter www.123erfasst.de/termine/ finden Sie alle Termine der Webinare, um 123erfasst und 123quality live zu erleben.

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