Daten ohne Medienbruch verfügbar haben

Im Zuge der Digitalisierung der Unternehmensprozesse wurde dem GaLaBau-Betrieb von seinem Softwarehaus BPS Software empfohlen, die Zeiten mit der App "123erfasst" zu erfassen und zu dokumentieren - wurde die App doch für die tägliche Erfassung der Ist-Zeiten auf der Baustelle entwickelt.

Ziel von Leonhards ist es, handschriftliche Aufzeichnungen zu eliminieren und Daten ohne Medienbruch verfügbar zu haben. Die Zettelwirtschaft soll damit für das Unternehmen der Vergangenheit angehören. Auch sollen nicht nur die Zeiten der gewerblichen Mitarbeitenden für die Lohnabrechnung erfasst, sondern die Daten darüber hinaus ins Warenwirtschaftssystem überführt werden und auch auf die entsprechenden Kostenstellen buchbar sein. Dies erleichtert eine exakte Nachkalkulation, um somit zukünftig die Kosten noch genauer kalkulieren zu können.

Individuelle Kalender hinterlegt in der der App "123erfasst"

Im Regelwerk der Software kann das Unternehmen individuelle Kalender speichern. In diesen können unterschiedliche Arbeits- und Pausenzeiten sowie firmeninterne Zuschläge für Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Verpflegungszuschüsse aber auch Auslösungen, Entfernungspauschalen, Saison-Kurzarbeitgeld, witterungsbedingter Arbeitsausfall und sonstige Auslagen und Fehlzeiten hinterlegt werden.

Daten fließen auch in die Kostenrechnung

Jakob Leonhards stattete die Kolonnenführer und Baustellenleiter mit Smartphones aus, auf denen die App installiert wird. Waren manche Mitarbeitenden anfangs über die neue Arbeitsweise noch skeptisch, so sind sie heute froh, dass sie keine Stundenzettel mehr schreiben müssen. Die Baustellenleiter loggen sich morgens in "123erfasst" ein, melden sich an der Baustelle an und buchen die Anwesenheitszeit der zugewiesenen Personen. Das System ergänzt die erfassten Stunden über die hinterlegten Informationen aus dem Regelwerk. Die daraus resultierenden Ergebnisse übermittelt die App direkt an die Lohnsoftware.

Am Anfang eines neuen Monats übernimmt die Lohnbuchhaltung die Daten ins Lohnprogramm. Dann werden diese noch einmal kontrolliert und die Lohnabrechnung initiiert. Darüber hinaus fließen die Daten über eine Schnittstelle in die entsprechenden Kostenstellen. Früher haben die Mitarbeitenden ihre Stunden handschriftlich auf Stundenzetteln erfasst, die Baustellenleiter die Kostenstellen vermerkt und erst dann hat man die Stunden ins Lohnprogramm und die Kosten in die Kostenrechnung eingegeben. Diese Prozedur ist nicht nur äußerst zeitaufwändig sondern auch fehleranfällig.

Exakte Dokumention des Bauablaufes

Smarter Workflow mit "123erfasst"

Die Vorteile ergeben sich durch die Digitalisierung des Zeiterfassungsprozesses. Die Lohnabteilung muss keine handschriftlichen Zettel mehr einsammeln und aufwändig manuell Daten eingeben. Der Aufwand für Kontrollen hat sich enorm minimiert, so dass die eingesparten Zeiten den originären Tätigkeiten der Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung zu Gute kommen. Darüber hinaus gehören fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment in der Zentrale vor, wenn der Mitarbeitende die Zeiten auf der Baustelle eingegeben hat und die Baustellen sind revisionssicher dokumentiert. Die Personalabteilung profitiert von dem Prozess doppelt. Zum einen erfolgt die monatliche Stundenaufbereitung automatisiert, das Ergebnis steht auf Knopfdruck zur Verfügung. Zum anderen entfallen die Anfragen der Mitarbeitenden, da diese ihr Arbeitszeitkonto via Handy abfragen können. Für die Baustellenleitung ist ersichtlich, wer, auf welcher Baustelle angemeldet ist, was die Mitarbeitenden dort für Tätigkeiten ausführen und das unabhängig davon, ob sie sich in der Zentrale befinden oder sich unterwegs einloggen.