Wenn die UVgO uneingeschränkt gilt: Kommunikation nur noch elektronisch

Viele Bundesländer haben inzwischen die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für die Vergabe ihrer Liefer- und Dienstleistungsaufträge eingeführt. Einige Länder haben die UVgO so übernommen, wie sie am 07.02.2017 im Bundesanzeiger veröffentlicht wurde. In anderen Bundesländern wurde den kommunalen Auftraggebern die UVgO nur zur Anwendung empfohlen. Besonders die Bestimmungen zur elektronischen Kommunikation wurden vielfach abweichend von den in der UVgO festgelegten Regeln und Ausnahmen umgesetzt.

UVgO verpflichtet zur elektronischen Kommunikation

Die in § 7 UVgO festgelegten Grundsätze der Kommunikation entsprechen den Regelungen zur elektronischen Kommunikation im Oberschwellenbereich. Das bedeutet: Gilt die UVgO in Originalform, haben Bewerber und Bieter ihre Teilnahmeanträge und Angebote grundsätzlich elektronisch einzureichen. Außerdem müssen Vergabestellen und Unternehmen jegliche Kommunikation - besonders die zu Teilnahmeanträgen, Vergabeunterlagen und Angeboten - über die eVergabe-Lösung führen. Doch anders als die VgV im Oberschwellenbereich - diese schreibt die elektronische Angebotsabgabe bereits seit 19.10.2018 vor - gewährte § 38 UVgO ist 31.12.2019 eine Übergangsfrist. Während dieser Frist waren Auftraggeber noch nicht verpflichtet, die Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote zu fordern.

Übergangsfrist nach § 38 UVgO ausgelaufen

Die Übergangsfrist nach § 38 UVgO ist am 1.1.2020 ausgelaufen. Sofern die UVgO gilt und keine besonderen landesrechtlichen Regelungen oder Ausnahmetatbestände greifen, muss der Auftraggeber seit Jahresbeginn 2020 nun auch bei Unterschwellenvergaben im Liefer- und Dienstleistungsbereich grundsätzlich elektronische Teilnahmeanträge und Angebote in Textform nach § 126b BGB fordern. Auch die sonstige Kommunikation im Vergabeverfahren nach § 7 UVgO z.B. die Übermittlung von Bieterfragen, die Kommunikation zum Nachfordern und Nachreichen fehlender Unterlagen oder der Austausch von Informationen zur Aufklärung des Angebotsinhalts) ist elektronisch über das genutzte eVergabe-System zu führen.

Vergaben nach VOL/A: Elektronische Signatur erforderlich

In einigen Bundesländern wurde der 1. Abschnitt der VOL/A 2009 als Regelwerk für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen noch nicht durch die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) abgelöst. Bei Anwendung der VOL/A bestimmt der Auftraggeber, auf welchem Weg die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgen soll und in welcher Form Angebote einzureichen sind.

Anders als alle anderen Vergabeordnungen verlangt die VOL/A, dass elektronisch übermittelte Angebote mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen sind. Die einfachere Textform sieht die VOL/A, die aus dem Jahr 2009 stammt, noch nicht vor.

Bauvergaben nach VOB/A: Auftraggeber legt Kommunikationsweg fest

Auch bei Bauvergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte ist die elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren noch keine Pflicht. Der 1. Abschnitt der VOB/A 2019 - VOB 2019 - überlässt dem Auftraggeber die Festlegung des Kommunikationsweges. Dieser kann für die Übermittlung der Teilnahmeanträge, Angebote und die sonstige Kommunikation den elektronischen Weg vorgeben. Es ist aber auch weiterhin noch die Angebotsabgabe auf traditionelle Weise auf dem Postweg möglich. Bei Vorgabe der elektronischen Form gilt grundsätzlich die Textform. Im 1. Abschnitt der VOB/A 2019 ist noch kein Termin für die verpflichtende elektronische Kommunikation für den Unterschwellen-Baubereich vorgesehen.

Praxishinweis für Unternehmen:

Die Vergaberechtsreform hat bisher leider kein bundesweit einheitliches Unterschwellenvergaberecht gebracht. Auch deshalb ist es wichtig, dass an einem Auftrag interessierte Unternehmen die veröffentlichten Ausschreibungsbekanntmachungen genau lesen, um herauszubekommen, auf welchem Weg und in welcher Form im Vergabeverfahren kommuniziert werden soll. Nur wenn Teilnahmeanträge und Angebote pünktlich und in der geforderten Form beim Auftraggeber vorliegen, kann ein Angebot erfolgreich sein. Formale Fehler führen in der Regel zum Ausschluss des Angebotes! _ | B_I MEDIEN_