eVergabe: Auftraggeber muss Ursache für Probleme aufklären

Kommt es bei der eVergabe zu Problemen, z.B. weil ein Angebot nicht vollständig hochgeladen wird, muss der Auftraggeber zumindest prüfen, ob eigenes Organisationsverschulden vorliegt. Liegen keine internen Probleme vor, ist auch der Bieter in die Untersuchungen einzubeziehen, so die VK Westfalen in ihrem Beschluss vom 20.02.2019 - VK 1-40/18.

Was war geschehen?

Bei einer europaweiten Ausschreibungen im Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach der SektVO zur Lieferung von 5 Schachtwinden für die Schachtverfüllungen im Bergbau waren die Angebote bis zum 16.10.2018, 16.00 Uhr, ausschließlich elektronisch abzugeben. Zwei Teilnehmer gaben ein Angebot ab.

Bei der Angebotsabgabe hatte die spätere Antragstellerin Probleme. Aus dem System-Protokoll des genutzten eVergabe-Systems in der Vergabeakte ist zu entnehmen, "dass die Antragstellerin am 16.10.2018, um 15:59 Uhr, etwas in das System eingetragen haben muss, wobei es aber keine Dateien gibt, die der Antragstellerin zugeordnet werden können". Sie hatte aber in der Rubrik "Gebotsdetails" ihre Preise und Termine in eine Vergabemaske eingetragen.

Am 17.10.2018 schrieb die Antragstellerin der Antragsgegnerin, dass man "gestern zum Gebot zwei Dateien zur Ausschreibung "Lieferung Schachtwinde" im Portal habe hochladen wollen. Man sei nicht sicher, ob es funktioniert habe." Die Antragsgegnerin teilte daraufhin mit, dass man das Angebot von der Wertung ausschließen müsse, weil die Anforderungen aus den Ausschreibungs- und Rahmenbedingungen, z.B. fehlendes Preisblatt, nicht erfüllt seien.

Das beanstandete die Antragstellerin und wies darauf hin, dass ein Hochladen von weiteren Dokumenten nicht möglich gewesen sei. Darauf verfügte die Antragsgegnerin den Ausschluss der Antragstellerin: " Grund für den Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren ist die Tatsache, dass Sie in ihrem Angebot (Preisangabe und Termine über das Portal) unsere Anforderungen aus den Ausschreibungs- und Rahmenbedingungen wie

• von uns vorgegebenes Preisblatt inkl. zwingend erforderlicher Zusatzinformationen
• ggf. Preiserläuterung
• Eigenerklärung zur Einrichtung und Aufrechterhaltung einer Rufbereitschaft
• Ersatzteilliste nicht erfüllt haben.

Die Verantwortung für die zeitgerechte Übermittlung der geforderten Unterlagen liegt bei Ihnen. Ihr Hinweis, dass evtl. verschiedene Dateien nicht hochgeladen wurden, ging bei uns erst nach Angebotsabgabetermin ein."

Daraufhin rügte die Antragstellerin ihren Ausschluss erneut. Die Antragsgegnerin wies diese Rüge aus den bereits zuvor genannten Gründen zurück, übersandte der Antragstellerin aber kein Informationsschreiben, das den Anforderungen des § 134 GWB entsprach.

Die Antragstellerin beantragte daraufhin die Nachprüfung.

Die Vergabekammer Westfalen dazu:

Gemäß § 97 Abs. 6 GWB haben Unternehmen Anspruch darauf, dass die Bestimmungen über das Vergabeverfahren eingehalten werden. Vorliegend hat die Antragsgegnerin gegen § 56 Abs. 1 VgV verstoßen.

Gemäß § 56 Abs. 1 VgV sind die Angebote auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit und zudem auf rechnerische Richtigkeit zu prüfen. Gemäß § 51 Abs. 1 SektVO werden die Angebote geprüft und gewertet. Dies entspricht im weitesten Sinne auch der Regelung des § 56 Abs.1 VgV.

Elektronische Mittel dürfen den Zugang von Unternehmen zum Vergabeverfahren nicht einschränken. Treten technische Schwierigkeiten beim Betrieb der verwendeten Mittel auf, so sind die Folgen danach zu beurteilen, wessen Sphäre sie zuzuordnen sind. Schwierigkeiten auf Auftraggeberseite dürfen nicht zu Lasten der Anbieterseite gehen. Ist beispielsweise die vom Auftraggeber betriebene Vergabeplattform nicht erreichbar, so muss er diesen Ausfall gegebenenfalls durch eine angemessene Fristverlängerung kompensieren. Demgegenüber gehen vom Anbieter selbst zu verantwortende Schwierigkeiten zu seinen Lasten.

Ausgehend von diesen Vorschriften ist es Aufgabe des öffentlichen Auftraggebers, die Angebote auf Vollständigkeit zu prüfen und das technische Funktionieren der eingesetzten Vergabeplattform zu kontrollieren. Dabei bezieht sich der Begriff "Vollständigkeit" zwar vorrangig auf die Inhalte der Angebote, also darauf ob alle Eignungsnachweise und Unterlagen vorliegen, die ausweislich der Vergabeunterlagen gefordert waren.

Der Begriff "Vollständigkeit" iSv § 56 Abs. 1 VgV kann aber auch Anlass dafür sein, den technischen Zugang zur Vergabeplattform zu überprüfen. Wenn ein Angebot nicht vollständig hochgeladen werden konnte, muss der Auftraggeber die Ursachen dafür zu erforschen. Nach Ansicht der Kammer gilt diese Rechtslage auch für die Übermittlung von elektronischen Angeboten. Ein öffentlicher Auftraggeber muss deshalb zunächst überprüfen, warum das Angebot nicht vollständig in den Machtbereich des öffentlichen Auftraggebers gelangen konnte und ob ihn ein sogenanntes internes Organisationsverschulden trifft oder gegebenenfalls der Bieter den Nichtzugang des Angebotes zu vertreten hat.

Können die Umstände nicht in der eigenen Risikosphäre ausfindig gemacht werden, muss auch der Bieter im Wege der Aufklärung eingebunden werden.

Die Antragsgegnerin hat während des laufenden Nachprüfungsverfahrens die ersten Aufklärungsmaßnahmen eingeleitet, sich die Logdateien angesehen und eigene Mitarbeiter zu möglichen Ursachen befragt. Es fehlt aber die Einbindung der Antragstellerin in die Fehlersuche. Jedenfalls liegt dazu keine Dokumentation vor.

Öffentliche Aufträge, die unter Verstoß gegen § 134 GWB geschlossen wurden, werden von der Vergabekammer gemäß § 135 Abs. 1 Nr. 1 GWB für nichtig erklärt.

Die Antragsgegnerin wird verpflichtet, zunächst gemeinsam mit der Antragstellerin aufzuklären, warum das Angebot der Antragstellerin nicht fristgemäß bei der Vergabestelle eingegangen ist. Diesbezüglich hat die Antragsgegnerin ein eigenes Organisationsverschulden auszuschließen.

Verfahrensrechtlich kann die Antragsgegnerin während dieser Aufklärungsmaßnahmen die Angebotsfrist verlängern. Hat die Antragstellerin die verspätete Abgabe ihres Angebots zu vertreten, kann der Vertrag mit der Beigeladenen erneut geschlossen werden.

Hier geht es zum Beschluss der Vergabekammer Westfalen

(Quelle: ibr-online.de) | B_I MEDIEN