Archivierungsfrist

Die Archivierungsfrist bezeichnet den Zeitraum, in dem relevante Dokumente im Zusammenhang mit Vergabeverfahren aufbewahrt werden müssen. Dazu zählen unter anderem die Vergabebekanntmachung, Ausschreibungsunterlagen, Angebote, Prüfprotokolle und Vergabeentscheidungen. Die Archivierung dient der Rechtssicherheit und der Erfüllung der Dokumentationspflicht.

Dauer der Archivierungsfrist

Die Dauer der Archivierungsfrist hängt von den rechtlichen Vorgaben ab und ist nicht einheitlich geregelt.

• VgV (§ 8 Abs. 4): Dokumente müssen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung archiviert werden, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Dies gilt auch für Kopien abgeschlossener Verträge mit einem Auftragswert von:
  • 1 Mio. € bei Liefer- und Dienstleistungen
  • 10 Mio. € bei Bauaufträgen
• SektVO (§ 8 Abs. 3): Es gelten die gleichen Regelungen wie bei der VgV.
• UVgO (§ 6 Abs. 2): Auch hier müssen Dokumentationen, Angebote, Teilnahmeanträge und ihre Anlagen mindestens drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufbewahrt werden.

VOB/A und VOL/A: Diese enthalten keine spezifischen Angaben zur Archivierungsfrist.

Häufig ergänzen verwaltungsinterne Regelungen die gesetzlichen Vorgaben und legen spezifische Archivierungsfristen fest.

Die Archivierungsfrist ist ein wesentlicher Bestandteil der Vergabedokumentation und trägt dazu bei, rechtliche und organisatorische Anforderungen zu erfüllen.