Wertung von Teilnahmeanträgen

Aus diesen Interessenten, die mit dem Teilnahmeantrag nachgewiesen haben, dass sie für die Ausführung der Leistung geeignet sind und nachgewiesen haben, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, wählt der Auftraggeber mehrere Teilnehmer aus.

Dies ist in VOB/A § 3b (2) [siehe auch: VOB/A EU § 3b (2), VgV § 16 (1), UVgO § 37] vorgegeben:

… erfolgt die Auswahl der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, durch die Auswertung des Teilnahmewettbewerbs. …

Diese geeigneten Unternehmen fordert er zur Angebotsabgabe auf.

Mit der Absendung dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe beginnt die zweite Phase, die Angebotsphase.

Informationen während der Teilnahmephase

Der Zeitraum zwischen der Veröffentlichung und dem Termin "Abgabe von Teilnahmeanträgen bis" (Ende der Teilnahmefrist) bezeichnen wir als Teilnahmephase.

Möchten Interessenten Teilnahmeanträge einreichen oder Fragen zum Vergabeverfahren bzw. Teilnahmeantrag stellen, können sie dies nur im registrierten Nutzerbereich der B_I eVergabe machen.

Der Zugriff auf die Vergabeunterlagen und die Bekanntmachung ist über die kostenfreie Abruf-Seite der B_I MEDIEN GmbH möglich.

Der Auftraggeber erhält nur Informationen darüber, wer sich für das Vergabeverfahren interessiert, das Vergabeverfahren im registrierten Nutzerbereich zu "Meine Vergaben" hinzugefügt hat.

Auf der "Übersicht" des Vergabeverfahrens wird angegeben, wie viele Interessenten sich für das Vergabeverfahren registriert und ob Interessenten nach der Registrierung die Teilnahme wieder beendet haben.

Ebenso gibt es die Angabe, wie viele Teilnahmeanträge abgegeben und ob eventuell wieder welche zurückgezogen wurden. Diese Angaben liefern also eine grobe Übersicht über das Interesse am Vergabeverfahren.

Mehr Informationen zu den Interessenten findet sich im Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer". Hier werden die Namen und der Sitz der Interessenten aufgeführt.

Kommunikationsdaten sind nicht angegeben, da die Kommunikation im Vergabeverfahren elektronisch über die B_I eVergabe erfolgt. Auf dieser Seite sind in der Teilnahmephase auch die eingegangenen und eventuell zurückgezogenen Teilnahmeanträge gelistet, allerdings nur die jeweilige Anzahl.

Sollte ein Interessent seine Teilnahme am Vergabeverfahren vollständig beendet habe, wird dies durch ein Stoppsymbol vor dem Firmennamen dokumentiert.

Im Menüpunkt "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge", dem Bereich zur Auswertung der Teilnahmeanträge, ist jetzt noch kein Zugriff auf die Daten der Teilnahmeanträge möglich.

Wie von der Angebotsöffnung (früher: Submission) bekannt, gibt es hier nur die rückwärtslaufende Uhr und die Angabe der Anzahl der abgegebenen und eventuell zurückgezogenen Teilnahmeanträge.

Mitteilungen, also über den Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation" selbst erstellte Informationen dagegen werden versandt und die registrierten Interessenten darüber informiert (eMail und Eintrag im Bereich "Mitteilungen" des Vergabeverfahrens).

Wertung von Teilnahmeanträgen

Nach dem Ende der Teilnahmefrist bis zur Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe stehen die bis zu diesem Zeitpunkt eingegangenen Teilnahmeanträge zur Wertung bereit.

Ab diesem Zeitpunkt können Interessenten abgegebene Teilnahmeanträge nicht mehr zurückziehen.

Deshalb werden jetzt sowohl im Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer" als auch im Menüpunkt "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge" die Namen der Interessenten, die einen Teilnahmeantrag abgegeben haben, angezeigt.

Auf der Übersicht dagegen erscheint nun der Hinweis, dass noch nicht alle Teilnahmeanträge bewertet wurden. Im Menüpunkte "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge" kann nun mit der Wertung der Teilnahmeanträge begonnen werden.

Download Teilnahmeanträge

Über die Schaltfläche "Download Teilnahmeanträge" kann der Download aller oder auch einzelner Teilnahmeanträge vorgenommen werden.

Es werden alle Teilnahmeanträge heruntergeladen, bei denen der Haken in der Spalte Download gesetzt ist. Voreingestellt sind alle Kästchen angewählt.

Um einen Teilnahmeantrag vom Download auszuschließen, muss das Kästchen abgehakt werden.

Wie mit den heruntergeladenen Teilnahmeanträgen weiter zu verfahren ist, wird in den Artikeln zum B_I öffnungsassistenten gezeigt.

Bewertung Teilnahmeantrag

Der nachfolgend beschriebene Ablauf ist für jeden Anbieter, der einen Teilnahmeantrag eingereicht hat, vorzunehmen, unabhängig davon, ob er weiter am Vergabeverfahren beteiligt werden soll oder nicht.

Um die Bewertung eines Teilnahmeantrages zu dokumentieren und die Entscheidung zum Teilnahmeantrag vorzunehmen, öffnen Sie bitte das Fenster "Teilnahmeantrag bewerten", indem Sie beim entsprechenden Anbieter in der Spalte Bewertung die Schaltfläche "Bearbeiten" anklicken (siehe Bild 5).

Im oberen Bereich sind der Name des Anbieters und der Einreichungszeitpunkt des Teilnahmeantrags dokumentiert. Es ist dort also direkt zu erkennen, ob ein Teilnahmeantrag rechtzeitig eingegangen ist.

Eignungsprüfung Teilnahmeantrag

Im zweiten Bereich kann die Bewertung der Eignung dokumentiert werden.

An dieser Stelle ist in der B_I eVergabe eine Eignungsprüfung hinterlegt, wie sie auch bei der Angebotswertung für öffentliche Vergabeverfahren Verwendung findet.

Die Ergebnisse werden dann auch für in der B_I eVergabe vorgenommene Wertungen von Angeboten dokumentiert. Die Bewertung der Eignung öffnet sich nach Klick auf die Schaltfläche "Werten".

Es öffnet sich das Fenster "Eignungsprüfung Teilnahmeantrag".

Mit Speichern wird die Freigabe der Bewertung der Eignung vorgenommen, das Fenster wird geschlossen und in der Ansicht des Fensters "Teilnahmeantrag bewerten" wird das Ergebnis der Bewertung der Eignung dokumentiert.

Gleichzeitig wird auch das Protokoll der Wertung erstellt.

Es wird bei der Archivierung dem Vergabeverfahren hinzugefügt.

Entscheidung zum Teilnahmeantrag

Unabhängig davon, ob die Bewertung der Eignung verwendet wird oder nicht, ist als nächstes die Entscheidung zum Teilnahmeantrag anzugeben.

Grundsätzlich gibt es die Auswahl

• Zur Angebotsabgabe auffordern und
• Teilnahmeantrag ablehnen.

Abhängig davon, welche Auswahl getroffen wird, wird in der Nachricht an den Anbieter (Begründung) ein Standard-Text eingeblendet.

Dieser kann für den jeweiligen Teilnahmeantrag angepasst werden.

Während der Standard-Text für eine Zusage schon alle notwendigen Informationen enthält, muss der Standard-Text für die Absage noch um den Grund für die Absage ergänzt werden.

Die gängigen Begründungen sind unterhalb des Nachrichtenfensters als Vorschläge gelistet.

Wenn einer dieser Vorschläge genutzt werden soll, ist er anzuwählen (grau hinterlegt).

Über das "+" rechts neben der Vorschlagsliste wird der Text an der Stelle im Nachrichtenfenster eingefügt, an der sich der Cursor befindet.

Der Auftraggeber kann entscheiden, ob die direkte Information über die Zu- bzw. Absage an den Anbieter auch per E-Mail übermittelt werden soll.

Die Auswahl, ob eine E-Mail versandt wird oder nicht, befindet sich unterhalb des Nachrichtenfensters (siehe Bild 12). Als Voreinstellung ist die Versendung per E-Mail ausgewählt.

Erfolgt die Versendung einer E-Mail, erhält der Anbieter nicht nur einen Hinweis, dass er sich die Information im System ansehen kann, sondern die Nachricht wird direkt mit der E-Mail übermittelt.

Das ist ein grundsätzlicher Unterschied zu Mitteilungen und Änderungsmitteilungen, die über die B_I eVergabe verschickt werden.

Unabhängig davon, ob eine E-Mail verschickt wird oder nicht, erhält der Anbieter, wenn er sich im System anmeldet, die Information zur Zu- bzw. Absage als "Wichtige Benachrichtigung" und im Vergabeverfahren im Menüpunkt "Teilnahmeantrag".

Mit Klick auf die Schaltfläche "Begründung" wird dann der Text, der in der Nachricht eingetragen wurde, angezeigt.

Absendung der Bewertungen Teilnahmeantrag

Die Freigabe zum Versand erfolgt direkt im Menüpunkt "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge".

Die Versendung der Bewertung der Teilnahmeanträge kann erst erfolgen, wenn alle Teilnahmeanträge vollständig bewertet wurden.

Erst dann wird die Schaltflächen "Absenden der Bewertungen" freigeschaltet und kann betätigt werden.

Das Ergebnis der Bewertung, die Versendung per E-Mail und der Zeitpunkt der Absendung der Bewertungen werden in der Liste der Anbieter, wie in Bild 17 zu sehen, dokumentiert.

Auch im Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer" wird jetzt das Ergebnis der Bewertung und der Zeitpunkt der Absendung der Bewertungen angezeigt.

Hier gibt es dann ergänzend die Möglichkeit, sich für diese Informationen eine PDF zu erstellen.

Auf der Übersicht wird der Abschluss der Bewertung der Teilnahmeantrag dokumentiert.