Interview zur neuen Dienstleistung Verfahrensabwicklung

Seit wann gibt es die Dienstleistung Verfahrensabwicklung?

Deniz Gökbulut: Seit Mitte 2023 haben wir die Dienstleistung Verfahrensabwicklung in unser Portfolio aufgenommen. Unser Team von B_I eVergabe wurde in den letzten Jahren häufig gefragt, ob wir diese Art von Service anbieten könnten. Die durchweg positive Resonanz zeigt, dass es ein richtiger und wichtiger Schritt war.

Warum gibt es diese Dienstleistung? Warum wurde sie entwickelt?

DG: Aufgrund der großen Nachfrage unserer Kunden haben wir uns entschlossen, die Verfahrensabwicklung als zusätzliche Dienstleistung zu entwickeln. Mit diesem Service bieten wir unseren Kunden eine umfassende Unterstützung bei der Durchführung von Vergabeverfahren. Unser Ziel ist es, sie zu entlasten und den gesamten Prozess effizienter und sicherer zu gestalten.

Welche Herausforderungen gibt es im Vergabewesen, sodass diese Dienstleistung entwickelt wurde?

DG: Das Vergaberecht ist sehr komplex und weist in vielen Bereichen rechtliche Unsicherheiten auf. Zusätzlich stellt die Einarbeitung in elektronische Vergabeplattformen oft eine zeitintensive Herausforderung dar. Dies ist besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ein Problem. Unsere Dienstleistung bietet eine ressourcensparende Lösung, damit sich unsere Kunden auf die wesentlichen Aufgaben bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens konzentrieren können, während wir die operativen Abläufe übernehmen.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Verfahrensabwicklung?

DG: Bisher konnten wir jede Herausforderung meistern. Dennoch stoßen wir hin und wieder auf Hürden, etwa wenn es darum geht, dass Auftraggeber bereit sein müssen, bestimmte Aufgaben an uns abzugeben. Obwohl wir den Ablauf übernehmen, bleibt die finale Kontrolle immer beim Auftraggeber. Zudem kann die Kommunikation aufwendiger werden, da oft verschiedene Akteure wie Kanzleien und Ingenieurbüros beteiligt sind. Aber auch diese Herausforderung lässt sich durch klare Abstimmungen und strukturierte Prozesse gut lösen.

Was ist mit einer Verfahrensabwicklung möglich?

DG: Mit unserer Verfahrensabwicklung können verschiedene Verfahrensarten, inklusive der Ausschreibung von mehreren Losen, abgebildet werden. Zudem bieten wir zubuchbare Leistungen wie die Begleitung der Angebotsöffnung und die komplette Abwicklung im Auftrag des Auftraggebers an. So können wir die Dienstleistung an die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden anpassen.

Was beinhaltet die Dienstleistung?

DG: Nach der Bereitstellung der Vergabeunterlagen veröffentlichen wir das Vergabeverfahren auf unserer Plattform B_I eVergabe. Während des gesamten Prozesses übernehmen wir nach inhaltlicher Absprache die Kommunikation mit den Bietern und können bei Bedarf auch die Angebotsöffnung sowie -wertung unterstützen. Zum Abschluss des Verfahrens erstellen wir eine Archivdatei, die dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird. Interessant ist, dass wir jede Verfahrensart abbilden können, was uns sehr flexibel in der Betreuung unserer Kunden macht.

Wie verläuft die ideale Verfahrensabwicklung?

DG: Die ideale Verfahrensabwicklung läuft so ab, dass alle benötigten Informationen und Unterlagen vollständig und korrekt vorliegen, damit wir den Prozess innerhalb von ein bis zwei Werktagen starten können. Eine gute und zügige Kommunikation zwischen allen Beteiligten erleichtert den gesamten Ablauf und sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Vergabeverfahrens.

Was gibt es zu beachten?

DG: Es ist wichtig, dass die vertraglichen Voraussetzungen festgelegt sind und, falls notwendig, entsprechende Vollmachten vorliegen. Sollte dies nicht der Fall sein oder sollten die Unterlagen unvollständig sein, kann sich der gesamte Ablauf verzögern, was den Prozess unnötig in die Länge zieht.

Was hat sich seit der Einführung bei der Dienstleistung geändert?

DG: Seit der Einführung haben wir unser Angebot erweitert. Auf Kundenwunsch haben wir die Möglichkeit geschaffen, die selbstständige Durchführung der Angebotsöffnung als zusätzlich buchbare Leistung anzubieten. Dieser Schritt erfolgte, weil wir vermehrt Anfragen in diesem Bereich erhalten haben und uns so noch flexibler auf die Bedürfnisse unserer Kunden einstellen können.

Wird die Dienstleistung häufig gebucht?

DG: Ja, die Nachfrage steigt kontinuierlich. Je bekannter die Dienstleistung wird, desto häufiger wird sie gebucht. Wir freuen uns auch darüber, dass wir bereits einige Stammkunden für diese Dienstleistung gewinnen konnten, die immer wieder auf uns zurückkommen.

🠮 Hier erfahren Sie mehr über unsere neue Dienstleistung.

Quelle: B_I MEDIEN