Alle Auftraggeber des Bundes sind zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet

Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR müssen zukünftig in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden.

Dabei besteht die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen für Bundesministerien und die Verfassungsorgane bereits seit dem 27.11.2018.

Zum 27. November 2019 hat sich der Kreis der zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen verpflichteter Auftraggeber erweitert: Die subzentralen öffentlichen Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber mussten bis dahin auf den elektronischen Rechnungsempfang umgestellt haben.

Neu zur Entgegennahme von E-Rechnungen verpflichtet

Seit 27. November 2019 sind nicht mehr nur alle Bundesministerien und Verfassungsorgane dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format XRechnung empfangen und verarbeiten zu können. Auch alle subzentralen öffentlichen Auftraggeber sowie die sogenannten Sektorenauftraggeber und die Konzessionsgeber müssen auf den elektronischen Rechnungsempfang umgestellt haben. Betroffen von der digitalen Empfangspflicht sind damit auch alle bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen. Einer der bekanntesten Vertreter: Die Bundesagentur für Arbeit (BA) in Nürnberg.

Ab 2020 werden E-Rechnungen auch für Lieferanten Pflicht

Ab dem 27. November 2020 tritt ergänzend für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Alle papierbasierten Rechnungen oder Rechnungen, die als “einfaches” PDF ohne CEN-konformen XML-Datensatz übermittelt werden, dürfen dann von den Rechnungsempfängern zurückgewiesen werden.

Erste Bundesländern starten jetzt mit digitalem Rechnungsempfang

Aufgrund landesspezifischer Umsetzungsvorgaben sind ab 27.11.2019 auch die öffentlichen Auftraggeber in Thüringen, Schleswig-Holstein und Niedersachsen zum elektronischen Rechnungsempfang verpflichtet. In den Stadtstaaten Bremen und Hamburg gelten entsprechende Regelungen schon länger.

Alle anderen Bundesländer müssen bis zum 18. April 2020 nachziehen – die dazu nötigen Vorbereitungen (z.B. das Inkrafttreten landeseigener E-Rechnungs-Verordnungen) laufen dort auf Hochtouren.

"Flickenteppich E-Rechnung" auf Landesebene

Die Regelungen auf Länderebene unterscheiden sich zum Teil erheblich voneinander. Dazu der Vorsitzende des Verbands elektronische Rechnung (VeR), Stefan Groß: “Zwar haben sich einige Länder dafür ausgesprochen, die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) des Bundes zu nutzen. Doch wird es auch zahlreiche selbstbetriebene Plattformlösungen geben. Und manche Bundesländer haben sogar noch gar keine Aussage getroffen, wie der elektronische Rechnungseingang ablaufen soll.”

Zudem unterscheiden sich auch viele landespezifische Rechts- und Verwaltungsvorgaben mitunter erheblich voneinander – etwa ab welcher Rechnungshöhe nur elektronische Rechnungen akzeptiert werden sollen, in welchem E-Rechnungs-Format (XRechnung, ZUGFeRD 2.0 etc.) diese zulässig sind oder welche Übertragungswege zur Übermittlung der elektronischen Rechnungsdaten zur Verfügung stehen werden.

Die Folge: Beliebige Kombinationen von Datenstandard, Inhaltsstandard und Transportweg je Bundesland. “Ohne einen versierten E-Invoicing-Provider, der die verschiedenen Determinanten, Vorgaben und Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen im Blick hat, dürfte es für die meisten Rechnungssteller schwierig werden, einen einheitlichen, effizienten und kostensparenden Versandprozess für elektronische Rechnungen zu entwickeln”, erwartet Stefan Groß und ergänzt: “Das gilt gerade dann, wenn es um hohe Rechnungsvolumina und Kundenbeziehungen zu mehr als einem staatlichen Rechnungsempfänger geht – womöglich sogar noch in unterschiedlichen Bundesländern.“

Mehr Informationen über die verschiedenen Bedingungen, Vorgaben und Lösungen rund um die elektronische Rechnungsstellung finden Sie in der Übersicht mit interaktiver Deutschlandkarte es Verbandes elektronische Rechnung (VeR).

Hier geht es zum E-Rechnungs-Gesetz
Hier geht es zur E-Rechnungs-Verordnung

Über den Verband elektronische Rechnung (VeR)

Der 2009 gegründete Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Der Verband versteht sich damit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner über 60 Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, so dass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können.

(Quelle: VeR) | B_I MEDIEN