Interview: Einführung eForms bei B_I eVergabe

Über einen Monat ist die Einführung der eForms nun her. Der Stichtag wurde sowohl von öffentlichen Auftraggebern als auch Vergabeplattformanbietern mit Spannung erwartet.

Deniz Gökbulut, Produktmanagerin für die eVergabeplattform B_I eVergabe von B_I MEDIEN berichtet in diesem Interview über die vergangenen Wochen seit der Einführung der neuen Formulare eForms.

Wie ist der aktuelle Stand der eForms bei B_I eVergabe?

D.G.: Viele Fehlerquellen, die bei den ersten Veröffentlichungen von Bekanntmachungen über eForms aufgetaucht sind, konnten schnell und nachhaltig gelöst werden. Jetzt veröffentlichte Bekanntmachung verlaufen problemlos, sodass bekannte Fehler nicht mehr vorkommen. Außerdem haben wir nun in B_I eVergabe die wichtigsten Formulare für ein Vergabeverfahren hinterlegt. Dazu gehören die Formulare Auftragsbekanntmachungen, Änderungsbekanntmachungen, Aufhebung eines Vergabeverfahrens und der vergebene Auftrag.

Wie war der Start der eForms bei B_I eVergabe?

D.G.: Direkt von Anfang an hat die Auftragsbekanntmachung sehr gut funktioniert. Dennoch gab es viele Fehlermeldungen aufgrund des neuen Formulars. Für unser Support-Team bedeutete dies einen erhöhten Aufwand. Damit hatten wir bereits im Vorfeld gerechnet und unsere Kapazitäten auf die schnelle Fehlerbehebung fokussiert. Dadurch konnten wir zügig aus Fehlern lernen und Verbesserungen implementieren. Mittlerweile werden auch einige Informationen – beispielsweise die Auftraggeber-Adresse –, die bei der Eingabe der Verfahren abgefragt werden, in das Bekanntmachungsformular übernommen. Dadurch nehmen wir unseren Nutzern etwas Arbeit ab.

Was war die größte Herausforderung bei der Umstellung der Formulare?

D.G.: Die größte Herausforderung lag in den technischen Hintergründen. Es gab mit der Umstellung neue Felder zu befüllen und neue Daten, die erfasst wurden. Das ganze Schema war einfach umfangreicher. Dabei mussten wir uns natürlich an die Vorgaben des DÖE (Datenservice Öffentlicher Einkauf) halten. Kurz gesagt: Die Ansicht und das Handling mit dem Formular haben sich massiv geändert.

Wie kommen die Nutzer:innen mit der Umstellung zurecht?

D.G.: Diese einschneidende Umstellung war mit einem ganz anderen Aussehen und Handling verbunden. Die auftauchenden Fehlermeldungen bei der Validierung haben sicher zu Beginn für viel Unsicherheit gesorgt. Ich denke aber, dass wir unsere Nutzer:innen gut vorbereitet haben, indem wir wichtige Informationen schon vorab versendet haben. Außerdem haben wir Hinweise zur Vorbereitung veröffentlicht. Auch das hat mit Sicherheit dazu beigetragen, dass wir so den Start für unsere Nutzer:innen vereinfacht haben.

Nutzer:innen, bei denen größere Schwierigkeiten auftreten, unterstützt unser Support-Team vermehrt aktiv. Aber wir können sagen, dass wir uns mit den meisten Fehlermeldungen auskennen und so zeitnah mit unseren etablierten Lösungen reagieren können. Dazu haben wir auch bereits viele Helpcenterartikel veröffentlicht und es werden auch weitere hinzukommen. Das gibt uns auch mehr Spielraum, um mit Fehlermeldungen umzugehen, die wir noch nicht kennen.

Wie wird es in Zukunft weitergehen?

D.G.: Natürlich haben wir uns zum Ziel gesetzt, noch mehr Formulare anzubieten. Weiterhin wollen wir unsere Nutzer:innen ausgedehnter dabei unterstützen, europaweite Ausschreibungen über unsere Plattform zu veröffentlichen.

Hierfür haben wir derzeit ein Angebot für unsere Nutzer:innen zum Thema eForms: Wir bieten Webinare an, in denen Teilnehmern gezeigt wird, wie Sie mit der neuen Datenstruktur zurechtkommen können und bei der Bearbeitung von Bekanntmachungsformularen beachten sollten. Ich bin sehr zuversichtlich, dass auch dies dazu beitragen wird, die Fehleranzeigen bei der Validierung zu minimieren.

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Quelle: B_I MEDIEN_