Die Einführung der eForms

Ab dem 25. Oktober 2023 wird nunmehr obligatorisch umgesetzt, was mit der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 der Kommission vom 23. September 2019 zur Einführung von Standardformularen für die Veröffentlichung von Bekanntmachungen für öffentliche Aufträge langfristig angekündigt war und bereits seit November 2022 auf freiwilliger Basis verwendet werden durfte. Bei Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich sind ab diesem Stichtag die neuen EU-Standardformulare („eForms“) für europäische Auftrags- und Vergabebekanntmachungen anzuwenden. Diese lösen die bisherigen auf der Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 basierenden Standardformulare im TED-Meldesystem ab.

Folge dieser Umstellung ist die Verabschiedung von verschiedenen abgeschlossenen und im Wesentlichen auf einer Papierform beruhenden Formularen hin zu Veröffentlichungen mittels unterschiedliche zu kombinierenden Datenfeldern je nach Art der Auftragsbekanntmachung gemäß Tabelle 1 und 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung. Von der EU als „das Herzstück der digitalen Transformation der öffentlichen Auftragsvergabe in der EU“ beschrieben, soll infolge der Verwendung einheitlicher Standards sowie Terminologien bei der Veröffentlichung das Funktionieren der öffentlichen Beschaffungssysteme europaweit verbessert und digitalisiert werden.

Anhang 2 der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 gibt insgesamt 282 verschiedene Datenfelder vor, welche ihrerseits wiederum 45 Kategorien zugeordnet sind.

Zweck der eForms

Die Einführung der eForms soll sowohl den Auftraggebern erweiterte Informationspflichten auferlegen, wie auch Unternehmen die Entscheidung über die Teilnahme an den Vergabeverfahren erleichtern. So sehen die eForms verpflichtende Felder im Hinblick auf Informationen über umwelt- und klimafreundliche, soziale sowie innovative Aspekte im Vergabeverfahren vor. Auch sollen sie ein besonderes Augenmerk auf die Berücksichtigung der Belange von KMUs und Start-Ups lenken. Hierdurch sollen die Datenerhebung und das Monitoring in diesen Bereichen erheblich vereinfacht werden. Zugleich soll der Verwaltungsaufwand reduziert und Entscheidungen über öffentliche Ausgaben transparenter gemacht werden. Ob eine Ausschreibung für ein Unternehmen relevant ist, soll so auf einen Blick (oder auch Klick) für das Unternehmen erkennbar sein. Dieses Ziel wird zudem durch die Bündelung von Bekanntmachungen und Vergabeverfahren beim „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ (dazu sogleich) erreicht.

Umsetzung in deutsches Recht

In Deutschland wird die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 durch § 10a VgV umgesetzt. Mit diesem wird erstmals eine Regelung eingeführt, die die Grundregeln zur Erstellung und Übermittlung von Bekanntmachungen nach den Vorgaben der Verordnung zentral bei den Regeln über die Kommunikation im Vergabeverfahren verortet. In den anderen Vergabeverordnungen wird auf § 10a VgV verwiesen.

Flankiert wird die neue Grundregelung von der Einführung eines verbindlichen IT-Standards mit Geltung für alle Bekanntmachungen im öffentlichen Auftragswesen, dem sog. eForms-DE Standard. Dieser gehört zur XStandard-Familie, welche die Föderale IT-Kooperation (FITKO) und die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bspw. mit bereits genutzten Standards wie XRechnung etabliert haben.

Zur flächendeckend einheitlichen Durchsetzung sind Bekanntmachungen künftig ausschließlich über den zentralen „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ möglich. Dieser setzt sich aus

• dem „Bekanntmachungsservice (BKMS) als Stelle der Bündelung von Bekanntmachungen, dem „Vermittlungsdienst“ und
• dem „eSender-Hub“

zusammen.

Beide Komponenten sind künftig allein für die Veröffentlichung von Bekanntmachungen bzw. die Weiterleitungen derselben an das europaweite Tenders Electronic Daily (TED) zuständig. Dem Vermittlungsdienst kommt hierbei die Aufgabe zu, oberschwellige Bekanntmachungen zu validieren und an den eSender-Hub weiterzuleiten. Unterschwellige Vergaben werden hingegen direkt nach Validierung an den BKMS weitergeleitet und dort veröffentlicht. Der eSender-Hub konvertiert die Bekanntmachung hingegen von deutschen eForms-DE-Format in das notwendige eForms-EU-Format und übermittelt diese an TED: Im Unterschied zur derzeitigen Praxis wird insoweit eine weitere Stelle zwischengeschaltet. Für die Nutzer werden diese Änderungen aber keine gravierenden praktischen Auswirkungen haben. Für sie bleibt es dabei, dass sie die Bekanntmachung ihrer Vergaben wie bisher auf der Vergabeplattform ihrer Wahl erstellen und die Vergabeplattform die Weiterleitung der Bekanntmachungen an die oben genannten Stellen übernimmt.

Fazit zur Einführung der eForms

Ob die neuen eForms die mit Ihnen verfolgten Ziele erreichen werden, wird sich in der Praxis erweisen. Administrativ und gesetzgberisch ist die Einführung der eForms jedenfalls ein Kraftakt. Die praktische Anwendung der neuen Formate wird von allen Beteiligten Offenheit für Neues und die Bereitschaft altbekanntes etwas anders anzugehen verlangen.