Einladung zu einem Vergabeverfahren ohne Teilnahmewettbewerb

Als Vergabeverfahren ohne Teilnahmewettbewerb können mit der B_I eVergabe durchgeführt werden:

• Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach VOB
• Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb nach VOB
• Freihändige Vergabe nach VOB - Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach VgV
• Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach UVgO (VOL/A)
• Verhandlungsvergabe nach UVgO (Freihändige Vergabe nach VOL/A).

Um Anbieter zu Vergabeverfahren OHNE Teilnahmewettbewerb einladen zu können, tragen die Auftraggeber in der Verwaltung die Adressdaten von Firmen (Anbietern) ein und klassifizieren sie als aktiv.

Dabei sind mindestens der Firmennamen und eine E-Mail-Adresse anzugeben.

Allerdings empfehlen wir hier auch weitere Adressdaten zu erfassen, da diese Daten bei einer elektronischen Angebotsabgabe mit herangezogen werden.

Bei der Anlage eines Vergabeverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb empfehlen wir folgende Reihenfolge der Bearbeitung:

• Schritt 1: Anlegen des Vergabeverfahrens
• Schritt 2: Füllen UND Freigabe der Basisdaten
• Schritt 3: Erstellen der Vergabeunterlagen
• Schritt 4: Freigabe der Vergabeunterlagen auf der Übersicht
• Schritt 5: Auswahl und Freigabe der Anbieter

Wird von dieser Reihenfolge abgewichen, z.B. die Auswahl der Anbieter VOR der Freigabe der Vergabeunterlagen vorgenommen, können die Anbieter NICHT freigegeben werden. Es kommt der Hinweis:

Die Auswahl der Anbieter, die zur Angebotsabgabe eingeladen werden sollen, erfolgt im Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer".

Ausgewählt werden können nur Anbieter, die in der Anbieterliste eingetragen wurden und die vom Auftraggeber als aktiv klassifiziert sind.

Ist noch keine Anbieter ausgewählt, ist die Liste der Teilnehmer (Bewerber oder Bieter) leer.

Über die Schaltfläche "Anbieter hinzufügen" öffnet sich das Fenster zur Auswahl der Teilnehmer - "Teilnehmer hinzufügen".

Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten, die für das Vergabeverfahren einzuladenden Teilnehmer auszuwählen:

• Einzelauswahl: In der Liste aller Firmen kann geblättert werden, um gezielt Firmen auszuwählen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, nach dem Firmennamen, Adressdaten oder E-Mail-Adressen zu suchen.
• Gruppenauswahl: Hier werden Firmen in den Gruppen gelistet, denen sie bei Anlage oder Änderung der Firmendaten zugeordnet wurden.

Einzelauswahl Anbieter

Wurde die Anbieter nicht in Gruppen geordnet, kann die Auswahl der Firmen über das Register Einzelauswahl erfolgen. Die aktiven Anbieter der Anbieterliste werden fortlaufend gelistet.

Bei mehr als zehn Anbieter in der Anbieterliste werden die Einträge auf mehreren Seiten angezeigt, durch die geblättert werden kann.

Der Auftraggeber kann bei der Anzeige der Einträge pro Seite zwischen 5, 10, 20 und 50 Einträgen wählen. Als Vorgabewert ist "10" eingestellt.

Um das Finden der Firmen zu erleichtert, gibt es die Möglichkeit zu suchen.

Die Suche ist dabei nicht nur auf den Firmennamen beschränkt, sondern es können auch E-Mail-Adressen oder Teile der Firmenadresse, wie PLZ oder Ort, gesucht werden.

Voraussetzung dafür ist natürlich, dass diese Angaben in der Anbieterliste mit erfasst wurden.

Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, nach Teilen z.B. des Namens zu suchen.

Alle Anbieter, die dem gesuchten Eintrag entsprechen, werden angezeigt.

Gruppenauswahl Anbieter

Wird durch Anwahl der Schaltfläche "Anbieter hinzufügen" das Fenster "Teilnehmer hinzufügen" geöffnet, kann das Register "Gruppenauswahl" angewählt werden.

Hier sind dann alle angelegten Gruppen gelistet, die schwarz hinterlegte Zahl hinter dem Gruppenbezeichner zeigt an, wie viele Anbieter dieser Gruppe zugeordnet sind.

Durch Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil vor der Gruppe, wird die Liste der dieser Gruppe zugordneten Anbieter ausgeklappt.

Die Anwahl des Kästchens vor dem Gruppennamen wählt alle Anbieter der Liste aus.

Ausgewählte Anbieter in der Liste der Teilnehmer

Im Kopf des Fensters "Teilnehmer hinzufügen" steht schwarz hinterlegt die Anzahl der bereits ausgewählten Firmen.

Bei ausgewählten Firmen ist das Auswahlkästchen vor der Firma angewählt.

Mit "Hinzufügen" wird die Auswahl bestätigt und die Anbieter werden in die Liste der Teilnehmer übernommen.

Für jeden Anbieter werden der Firmenname und, falls eingetragen, die PLZ und der Ort des Firmensitzes in den eckigen Klammern angezeigt.

Die Striche oberhalb des in eckigen Klammern stehenden Anbieter-Eintrags weisen darauf hin, dass es hier noch keine Verbindung zu einem öffentlichen Nutzerzugang gibt.

Daneben wird die in der Anbieterliste hinterlegte E-Mail-Adresse gelistet, die nach der Annahme der Einladung durch einen Teilnehmer die Daten des öffentlichen Teilnehmers enthält.

Bild 7 zeigt die Änderungen an den Einträgen Firma PLZ Ort [Anbieter] und E-Mail vor und nach Annahme der Einladung zum Vergabeverfahren durch den öffentlichen Nutzer.

Um die Veränderungen deutlich darzustellen, wurden in diesem Beispiel die Anbieter und die öffentlichen Nutzer unterschiedlich bezeichnet. Normalerweise sollten die Adressdaten in der Liste der Anbieter mit den Angaben des Anbieters, der in unserer Anwendung registriert ist, übereinstimmen.

In anderen Bereichen des Vorhabens, wie zum Beispiel im Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation" werden nur noch die öffentlichen Nutzerdaten verwendet.

Damit ist nur in dieser Liste die Zuordnung der Anbieter zu den öffentlichen Nutzern zu sehen.

Neben den vorgenannten Angaben kommen dann die Gesamtanzahl der bisherigen Aufforderungen und das Datum der letzten Aufforderung.

Die hier ebenfalls angezeigte Bewertung kann für die Anbieter in der Anbieterliste gesetzt werden.

Hier können Auftraggeber den Anbieter bewerten, z.B. zu den mit ihm in vorhergehenden Vergabeverfahren gemachten Erfahrungen.

Diese Bewertung kann dann bei weiteren Vergabeverfahren als Kriterium zur Einladung hinzugezogen werden.

In der Spalte Status wird im Laufe des Vergabeverfahrens angezeigt, was der Anbieter mit dem Vergabeverfahren gemacht hat.

Folgende Informationen werden durch Symbole angezeigt:

• Neu hinzugefügt
• Wartet auf Absendung (bei späterer Versendung der Einladungen)
• Einladung versendet
• Einladung angenommen
• Vergabeunterlagen heruntergeladen
• Teilnahme am Vergabeverfahren beendet

Wie sich diese Anzeige im Laufe des Vergabeverfahrens entwickelt, ist im Punkt "Beispiel Symbole in der Liste der Teilnehmer" beschrieben.

Löschen bereits ausgewählter Anbieter

Wird nach der Auswahl der Anbieter festgestellt, dass eine Firma doch nicht beteiligt werden soll oder dass man einen falschen Anbieter für dieses Vorhaben ausgewählt hat, kann man die Auswahl wieder rückgängig machen.

Dazu kann das Fenster "Teilnehmer hinzufügen" erneute geöffnet, die Firma gesucht und der Haken vor der Firma entfernt werden.

Das ist der umständliche Weg.

Einfacher geht es, wenn das Löschen-Symbol (die Mülltonne) hinter dem Anbietereintrag genutzt wird.

Wurde die Einladung versandt, ist kein Löschen des Anbieters mehr möglich.

Dann ist die Schaltfläche zum Löschen nicht mehr anwählbar (grau).

Auch im Fenster "Teilnehmer hinzufügen" sind diese Einträge fest, d.h. die Einträge können nicht mehr abgewählt werden.

Nachträgliche Auswahl weiteren Anbieter nach Freigabe der Teilnehmer

Obwohl in den Vergabeordnungen vorgegeben ist, dass die Einladungen an alle ausgewählten Teilnehmer am selben Tag abzusenden sind (siehe z.B. §12a VOB/A), kann es notwendig oder gewünscht sein, dass weitere Anbieter nachträglich zur Angebotsabgabe eingeladen werden sollen.

Die Möglichkeit der nachträglichen Einladung von Anbietern ist im System gegeben, ob sie angewendet wird, liegt im Ermessen des Auftraggebers.

Wird ein Anbieter noch zum Vergabeverfahren hinzugefügt, wird die Schaltfläche "Freigeben" wieder aktiviert und mit der Freigabe des Teilnehmers wird der Anbieter über die Einladung informiert.

Erneute Information der Anbieter über die Einladung

Die Information der Anbieter erfolgt per E-Mail.

Es kann aber vorkommen, dass Anbieter nicht auf die Einladung reagieren.

Eine Ursache kann sein, dass die E-Mail der B_I eVergabe vom Mail-Provider automatisch in den Spam-Ordner des Anbieters verschoben wird. Es könnte aber auch sein, dass ein Mitarbeiter des Anbieters die E-Mail als irrelevant empfindet und deshalb löscht.

Sollte ein Anbieter auf die Einladung noch nicht reagiert haben, besteht die Möglichkeit, diese E-Mail erneut zu versenden.

Wie zu erkennen ist, dass das aufgeforderte Unternehmen noch nicht reagiert hat, wird im nächsten Punkt gezeigt.

Eine erneute Versendung kann auch notwendig werden, wenn eine andere E-Mail-Adresse verwendet werden soll.

Dann muss vor der erneuten Versendung der Einladung die E-Mail-Adresse im Anbietereintrag in der Anbieterliste geändert werden.

Anschließend wird bei der Versendung der Einladung auf die neue E-Mail zu gegriffen.

Beispiel Symbole in der Liste der Teilnehmer

Nachfolgend ein Beispiel für eine Liste der Teilnehmer.

Um alle möglichen Anzeigen dieser Liste zu demonstrieren, wurde nach der eigentlichen Freigabe eine weitere Firma hinzugefügt und diese nicht freigegeben.

Zur Erklärung:

Beispielfirma 10

wurde nach der Freigabe der anderen Anbieter zum Vergabeverfahren eingeladen.

Es fehlt aber noch die Freigabe.

Damit erfolgt keine Information des Anbieters über die Einladung zum Vergabeverfahren.

Solange der Anbieter noch nicht freigegeben ist, kann er gelöscht werden.

Da bisher keine Einladung versendet wurde, kann keine erneute Versendung der Einladung erfolgen.

Beispielfirma 2

hat eine Einladung erhalten, aber noch nicht reagiert.

Eine Aussage warum nicht, kann nicht erfolgen.

In diesem Fall empfiehlt es sich, mit dem Anbieter außerhalb des Systems Kontakt aufzunehmen.

Solange der Anbieter die Teilnahme nicht angenommen hat, kann die Einladung erneut versendet werden.

Das Löschen des Anbieters ist aber nicht mehr möglich, weil bereits Informationen an ihn geschickt wurden.

Beispielfirma 1 und Beispielfirma 9

haben die Einladung angenommen.

Beispielfirma 1 hat bereits die Vergabeunterlagen heruntergeladen, Beispielfirma 9 dagegen nicht.

Deshalb fehlt bei Beispielfirma 9 das Download-Symbol.

Die Anbieter sind also am Vergabeverfahren interessiert.

Ob ein Angebot einreichen wird, wird hier nicht dokumentiert.

Die Anbieter können weder gelöscht werden, noch kann ihnen erneut die Einladung übersandt werden.

Beispielfirma 3

hat seine Teilnahme am Vergabeverfahren beendet.

Damit ist er vollständig aus dem Vergabeverfahren gestrichen, erhält z.B. auch keine Mitteilungen bzw. Änderungsmitteilungen mehr.

Er kann auch kein Angebot abgeben.

Allerdings kann der Anbieter erneute am Vergabeverfahren teilnehmen, wenn er es erneut zu Meine Vergaben hinzufügt.

Das kann allerdings nur über den Einladungscode, der in der E-Mail steht, erfolgen.

Wenn die Versendung der Einladungen an einem späteren Tag erfolgen soll und die Teilnehmer freigegeben sind, sieht es so aus:

Sollte die Freigabe noch fehlen, ist im Status ein Stern zu sehen, wie in Bild 8, Beispielfirma 10 und die Schaltfläche "Freigeben" ist noch anwählbar.

Anzeigen zur Teilnahme an der Vergabe auf der Übersicht

Alle Aktionen, die Auftraggeber im Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer" vornehmen, finden sich auch auf der "Übersicht" dokumentiert.

Hier ein paar Beispiele dazu.

Ist alles erledigt und das Vergabeverfahren ordnungsgemäß gestartet, steht auf der Übersicht:

Fehlt aber noch die Freigabe der ausgewählten Teilnehmer, erhalten Sie die Information:

Wurden noch weitere Teilnehmer hinzugefügt und diese noch nicht freigegen, lautet die Information:

Einladung aus Sicht des Anbieters

Wird ein Anbieter zur Angebotsabgabe eingeladen, bekommt er bei Freigabe der Teilnehmer eine Information per E-Mail.

Diese enthält einen Einladungscode.

Mit diesem Einladungscode wird die Verbindung zwischen dem Vergabeverfahren des Auftraggebers und dem Anbieter hergestellt.

Indem der Anbieter die Einladung annimmt, beteiligt er sich am Vergabeverfahren.

Hat der Anbieter bei einem früheren Vergabeverfahren ohne Teilnahmewettbewerb bereits teilgenommen, ist bereits die Verbindung zwischen dem Nutzer der B_I ausschreibungsdienste und seinem Eintrag in der Firmenliste des Auftraggebers hergestellt.

Damit "kennt" die Anwendung den Nutzer und kann ihm weitere Informationen zur Verfügung stellen.

So wird dem Nutzer im Bereich "Wichtige Benachrichtigungen" eine Meldung angezeigt, die ihn auf die Einladung zum Vergabeverfahren hinweist.

Wählt er diese Benachrichtigung an, wird das Vergabeverfahren automatisch zu "Meine Vergaben" des Nutzers hinzugefügt.

Er kann aber auch den Link in der E-eMail, hier im Beispiel

https://auftraege.bi-medien.de/#!/tendering/find/3WUV-HD5S-2WMY-PJ4C-77IQ

anklicken und wird dann zur Eingabe seine Zugangsdaten zu den B_I ausschreibungsdiensten aufgefordert und er kann dann die Einladung annehmen.

Falls der Link in der E-Mail nicht für den Nutzer funktioniert, kann er den Einladungscode, hier im Beispiel:

3WUV-HD5S-2WMY-PJ4C-77IQ

kopieren, sich bei den B_I ausschreibungsdiensten anmelden und dann den Einladungscode auf der "Übersicht" oder unter "Meine Vergaben" ins Suchfenster für B_I ident- oder EinladungsCodes eingeben und dann nach der Vergabe suchen.

Hat der eingeladene Teilnehmer (Bewerber) noch keine Zugangsdaten zu den B_I ausschreibungsdiensten, findet er auf

https://abruf.bi-medien.de/3WUV-HD5S-2WMY-PJ4C-77IQ

verschiedene Hinweise zum weiteren Vorgehen und auch einen Teil der Bestellmöglichkeiten für die B_I ausschreibungsdienste.

Über diese Adresse ist auch der kostenfreie, unregistrierte Download der Vergabeunterlagen möglich.

Vorgaben der Vergabeordnungen besagen, dass bei Vergabeverfahren ohne Teilnahmewettbewerb den Teilnehmern für die Teilnahme am Vergabeverfahren keine Kosten entstehen dürfen (siehe auch z.B. §8b VOB/A).

Deshalb gibt es selbstverständlich auch eine kostenfreie Registrierungsmöglichkeit.

Möchte der Teilnehmer aber auch gleichzeitig mit diesem Zugang an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen, muss er sich für eine kostenpflichte Variante entscheiden.

Hat der Nutzer das Vergabeverfahren zu "Meine Vergaben" hinzugefügt, wird er in der Liste der Teilnehmer im Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer" als ein Anbieter geführt, der die Einladung angenommen hat (siehe Beispielfirma 1 und Beispielfirma 9 in Bild 8).