Alle Vergabeverfahren sollen zur Wahrung der Transparenz jeder einzelne Schritt und jede einzelne Entscheidung dokumentiert werden.
Dafür gibt es in der B_I eVergabe die Möglichkeit, das Vergabeverfahren jederzeit zu archivieren.
Um die Archivierung eines Vergabeverfahren zu starten, gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Sie kann direkt in der Liste der Vergabeverfahren durch Anwahl des Symbols "Archivierung" (Diskette) gestartet werden oder über die Details der Vergabe nach Anwahl der Zeile des Vergabeverfahrens und anschließenden Klick auf die Schaltfläche "Archivieren".
Auch beim Löschen eines Vergabeverfahrens wird vor dem Start des Löschvorgangs eine Archivierung empfohlen und kann dann direkt gestartet werden.
Wird das Archivieren des Vergabeverfahrens angewählt, startet der Vorgang der Archivierung automatisch und es erscheint folgende Anzeige.
Ist der Vorgang der Archivierung abgeschlossen, ändert sich die Anzeige und es erscheint nachfolgend gezeigte Meldung.
Abhängig vom verwendeten Browser und den dort vorgenommenen Einstellungen erfolgt der Download der Archiv-ZIP-Datei automatisch in den im Browser hinterlegten Download-Ordner oder es erscheint, wie nachfolgend gezeigt, eine so oder ähnlich aussehende Abfrage, was mit der Datei geschehen soll.
Wenn Sie die Einstellungen zum Download von Dateien überprüfen und anpassen möchten, öffnen Sie die Einstellungen des Browsers und suchen nach "Download".
Nachfolgend ist exemplarisch gezeigt, wie dieser Bereich im Browser "Google Chrome" aussieht. So ähnlich ist es aber auch in allen anderen Browsern.
Beim Archivieren eines Vorhabens wird eine ZIP-Archiv-Datei erstellt.
Sie hat, wenn beim Speichern nichts anderes angegeben wurde, das Format: Archiv_DXXXXXXXXX_JJJJMMTT_HHMM.zip.
Dabei steht:
Mit diesen Dateinamen ist eine eindeutige Zurodnung des Archivs zum Vergabeverfahren UND eine zeitliche Einordnung der Archive möglich.
So kann also selbst im Archiv nachvollzogen werden, wann welche Aktionen durchgeführt bzw. welche Entscheidungen im Vergabeverfahren getroffen wurden.
Das Archiv des Vergabeverfahrens enthält alle zum Zeitpunkt der Erstellung des Archivs im Vergabeverfahren hinterlegten Daten.
Dazu gehören u.a.:
Das Archiv wächst also mit den in der Anwendung vorgenommenen Aktionen.
Deshalb empfehlen wir, nach Abschluss bestimmter Aktionen (z.B. Wertung der Teilnahmeanträge, Öffnung der Angebote, Wertung der Angebote) immer das Vergabeverfahren zu archivieren.
So ist gewährleistet, dass immer der aktuelle Stand gesichert ist.
Darüber hinaus empfehlen wir, das Archiv immer zu kontrollieren, um zu garantieren, dass alle Angaben enthalten sind.
Fehlen beispielsweise die PDF-Protokolle der Wertung der Angebote, wurden diese nie erzeugt.