Interview mit dem Team Verfahrensabwicklung

Wie würdet ihr die Dienstleistung in euren eigenen Worten beschreiben?

Mit der Verfahrensabwicklung übernehmen wir für Vergabestellen die vollständige Durchführung ihrer Verfahren. Wichtig ist dabei, dass wir jederzeit ansprechbar sind und alle Fragen rund um das Verfahren beantworten können. Man kann sagen: Die Vergabestelle gibt die Richtung vor – wir setzen diese im Auftrag um. Es handelt sich also um eine Betreuung von Anfang bis Ende, die den gesamten Prozess abdeckt.

Gibt es einen Moment oder ein Beispiel, das für euch die Bedeutung der Dienstleistung gut veranschaulicht?

Ein gutes Beispiel ist das einer Gemeinde, die eine sehr komplexe Ausschreibung durchführen musste. Da sich die Mitarbeiter mit der Umsetzung des Verfahrens nicht sicher waren, kam unsere Dienstleistung genau zur richtigen Zeit ins Spiel. Die Gemeinde war durch eine Vorstellung unserer Verfahrensabwicklung auf einem Informationstag auf uns aufmerksam geworden. Nach kurzer Absprache konnten wir das Verfahren übernehmen und erfolgreich durchführen. Für die Gemeinde war das eine enorme Entlastung.

Wo seht ihr die größten Chancen für die Dienstleistung in den nächsten Jahren?

Zum einen sehe ich großes Potenzial bei solchen Auftraggebern, die nur selten Vergaben durchführen – manchmal nur eine pro Jahr oder noch weniger. Für sie ist unser Service besonders wertvoll, auch weil wir ihre früheren Verfahren dokumentieren und so schnell und reibungslos ein neues Verfahren starten können.

Zum anderen bietet unsere Dienstleistung Vorteile bei großen Projekten mit vielen Teilvergaben über einen längeren Zeitraum. Für Auftraggeber ist es eine enorme Erleichterung, wenn sie lediglich die erforderlichen Informationen liefern müssen und wir die gesamte Abwicklung übernehmen.

Welche Vorteile haben Kund:innen durch die Dienstleistung?

Der größte Vorteil liegt in der Zeitersparnis und im persönlichen Kontakt. Jeder Auftraggeber erhält bei uns einen festen Projektbetreuer, der das Verfahren von Anfang bis Ende begleitet. So können Anliegen schnell bearbeitet und Rückfragen unkompliziert geklärt werden.

Gibt es typische Probleme oder Herausforderungen, die durch die Dienstleistung gelöst werden?

Viele Auftraggeber empfinden die formale Umsetzung als große Hürde. Hier übernehmen wir die komplette Verfahrensführung – von der Anlage bis zum Abschluss. Durch unsere Erfahrung erkennen wir mögliche Stolpersteine frühzeitig und können sie oft schon vor dem Start des Verfahrens beseitigen.

Auch wenn sich mitten im laufenden Verfahren Änderungen ergeben, kümmern wir uns um deren Einbindung und die daraus entstehenden Mitteilungen an weitere Empfänger und Bieter. So können sich Auftraggeber entspannt zurücklehnen und darauf vertrauen, dass wir die Durchführung optimal umsetzen.

Was würdet ihr jemandem raten, der die Dienstleistung zum ersten Mal nutzt?

Die Vorbereitung ist entscheidend. Je mehr Informationen zu Beginn vorliegen, desto reibungsloser läuft das Verfahren. Auftraggeber sollten frühzeitig klären, welche Anforderungen und Unterlagen benötigt werden – so können wir den gesamten Prozess effizient gestalten.

Ein weiterer Punkt ist, dass wir die Auftraggeber bereits im Vorfeld beraten und unterstützen, wenn sie sich beispielsweise bei der Auswahl der geeigneten Unterlagen oder Nachweise unsicher sind. Insbesondere für diejenigen, die in der Ausschreibung von Verfahren keine Routine besitzen, stellt dies eine deutliche Erleichterung dar.

Welche Unterstützung oder Begleitung bekommen Kund:innen während der Nutzung?

Jeder Kunde erhält einen persönlichen Projektbetreuer als direkten Ansprechpartner. Dieser steht bei Fragen oder Unsicherheiten zur Seite und ist stets auf dem aktuellen Stand über das laufende Verfahren. Ergänzend arbeiten wir mit einer Kanzlei zusammen, sodass wir bei Bedarf auch auf juristische Fragen fundierte Antworten geben können.

Wo seht ihr langfristig den größten Nutzen für Kund:innen?

Der langfristige Nutzen liegt in der Entlastung: Auftraggeber können sich auf die fachliche Vorbereitung und Auswertung konzentrieren, während wir die formale Abwicklung sicherstellen. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche inhaltliche Arbeit.

Für welche Ausschreibungen wird die Verfahrensabwicklung am häufigsten genutzt?

Es gibt keinen klaren Schwerpunkt bei den Verfahren. Am häufigsten unterstützen wir bei EU-weiten Verfahren, da diese meistens etwas umfangreicher sind. Die Auftraggeber reichen hier von Gemeinden und Städten über Planungsbüros und Architekten hin zu Vereinen und anderen Organisationen. Für uns selbst ergibt sich so eine große Vielfalt an interessanten Themenbereichen, die wir in der Verfahrensabwicklung begleiten und in die wir Einblicke erhalten dürfen.

🠮 Hier erfahren Sie mehr über die Dienstleistung Verfahrensabwicklung mit B_I eVergabe.

Quelle: B_I MEDIEN