Rechte in der Kommunikation
In einem Vergabeverfahren gibt es Mitarbeiter mit verschiedenen Aufgaben.
Um diesen verteilten Rollen Rechnung zu tragen, wird die Kommunikation über die Rechte im Vergabeverfahren organisiert.
Beispielsweise gibt es Mitarbeiter, die nur Kontrollfunktionen haben und damit nicht aktiv im Vergabeverfahren arbeiten dürfen. Oder ein Mitarbeiter leistet ausschließlich Zuarbeit während der Vorbereitung der Vergabeverfahren und hat nichts mit der Kommunikation zwischen Auftraggeber und Teilnehmer (Bewerber oder Bieter) zu tun.
Der Verantwortliche im Vergabeverfahren hat deshalb die Möglichkeit, festzulegen, welcher Mitarbeiter Änderungsmitteilungen und Mitteilungen erstellen und verschicken darf.
Da bei Änderungsmitteilungen andere Voraussetzungen gelten als bei Mitteilungen finden unterschiedliche Rechte Anwendung.
Diese werden nachfolgend dokumentiert.
Änderungsmitteilungen
Werden, während sich das Vergabeverfahren im öffentlichen Zugriff befindet, Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen (Dokumente gelöscht, Dokumente hinzugefügt, Termine geändert und damit Formulare der B_I eVergabe geändert), wird bei der Freigabe der geänderten Vergabeunterlagen eine Änderungsmitteilung als Information zu den vorgenommenen Änderungen erstellt.
Um zu prüfen, ob ein Mitarbeiter eine Änderungsmitteilung erstellen darf, wird das Recht Vergabeunterlagen im Vergabeverfahren bzw. bei einem Vergabeverfahren mit Losen im Los geprüft.
Mitarbeiter, die dort das Recht Freigeben haben, dürfen Änderungen an den Vergabeunterlagen freigeben und damit Änderungsmitteilungen erstellen.
Mitteilungen bzw. Antworten auf Teilnehmerfragen
Bei Mitteilungen, die Informationen für am Vergabeverfahren Beteiligte unabhängig von Änderungen an Vergabeunterlagen sind oder bei Antworten auf Teilnehmerfragen (Bieterfragen), kann das Recht Vergabeunterlagen nicht automatisch angewendet werden.
Deshalb gibt es dafür ein eigenes Recht, das Recht Bieterkommunikation.
Dieses Recht ist nur in zwei Phasen des Vergabeverfahrens relevant, "Während des öffentlichen Zugriffs" und "Ab Eröffnung".
Mitarbeiter im Vergabeverfahren haben entweder keinen Zugriff auf erhaltene Bieterfragen bzw. bisher erstellte Mitteilung, können sie zumindest Lesen oder Freigeben.
Das Recht Bieterkommunikation wird immer für das Vergabeverfahren gesetzt, das gilt auch für Vergabeverfahren mit Losen.
Auswirkungen, die sich dadurch bei Vergabeverfahren mit Losen ergeben, werden im Abschnitt Hinweise zu Mitteilungen bei Vergabeverfahren mit Losen beschrieben.
Bei Mitarbeitern, die nicht das Recht haben, Mitteilungen zu erstellen, stellt sich der Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation", wie in Bild 3 und 4 gezeigt, dar.
Die Schaltfläche "Neue Mitteilung" ist ausgegraut und kann nicht angewählt werden.
Wird eine Teilnehmerfrage zur Ansicht geöffnet, sind die Schaltflächen "Antworten", "Allen antworten" bzw. "Erledigt" ausgegraut und können nicht betätigt werden.
Damit ist eine Reaktion auf Teilnehmerfragen nicht möglich.
Hinweise zu Mitteilungen bei Vergabeverfahren mit Losen
Bei einem Vergabeverfahren mit Losen ist die Information zum Recht Bieterkommunikation in den "Losunabhängigen Daten" zu finden und nicht in jedem Los.
Auswirkungen auf die Mitarbeiter im Vergabeverfahren bzw. den Losen
Das hat Auswirkungen darauf, welcher Mitarbeiter im Vergabeverfahren bzw. Los Mitteilungen erstellen darf:
-
Ist ein Mitarbeiter zum Vergabeverfahren hinzugefügt (unter: "Losunabhängige Daten" gelistet) kann er, falls er das Recht Freigeben in der Bieterkommunikation hat, für alle Lose Mitteilungen erstellen
-
Ist ein Mitarbeiter ausschließlich in den Losen hinzugefügt und NICHT in den "Losunabhängigen Daten" (unabhängig davon, in wie vielen Losen) kann er KEINE Mitteilung erstellen.
Unterschiedliche Phasen des Ablaufs in den Losen:
Grundsätzlich gilt:
-
Befindet sich mindestens ein Los in der Angebotsphase, wird für alle Lose bei der Rechteprüfung die Phase "Während des öffentlichen Zugriffs" herangezogen.
-
Erst, wenn bei allen Losen die Angebotsphase beendet ist, greift das Recht "Nach Eröffnung".
Das lässt sich am besten an einem Beispiel darstellen:
4 Mitarbeiter eines Auftraggebers arbeiten an einem Vergabeverfahren mit 2 Losen mit. Sie haben folgende Rechte in der Bieterkommunikation:
| Während des öffentlichen Zugriffs | Nach Öffnung | |
|---|---|---|
| Mitarbeiter 1 | Lesen | Freigeben |
| Mitarbeiter 2 | Freigeben | Lesen |
| Mitarbeiter 3 | Lesen | Lesen |
| Mitarbeiter 4 | Freigeben | Freigeben |
Fall 1
Los 1: Öffnung noch nicht durchgeführt.
Los 2: Öffnung noch nicht durchgeführt.
Mitarbeiter 2 und Mitarbeiter 4 dürfen Mitteilungen erstellen (egal für welches Los/welche Lose).
Mitarbeiter 1 und Mitarbeiter 3 dagegen nicht.
Fall 2
Los 1: Öffnung durchgeführt.
Los 2: Öffnung noch nicht durchgeführt.
Mitarbeiter 2 und Mitarbeiter 4 dürfen Mitteilungen erstellen. (egal für welches Los/welche Lose).
Mitarbeiter 1 und Mitarbeiter 3 dagegen nicht.
Fall 3
Los 1: Öffnung durchgeführt.
Los 2: Öffnung durchgeführt.
Mitarbeiter 1 und Mitarbeiter 4 dürfen Mitteilungen erstellen. (egal für welches Los/welche Lose).
Mitarbeiter 2 und Mitarbeiter 3 dagegen nicht.