Fehler beim Einladen von Mitarbeitern
Wird beim Einladen von Mitarbeitern im Vergabeverfahren der Ablauf nicht eingehalten, kommt es zu Fehlern.
Mitarbeiter können dann im Vergabeverfahren nicht wie vorgesehen mitarbeiten.
Es kann sogar so weit kommen, dass der Mitarbeiter das Vergabeverfahren nicht in der Liste der Vergabeverfahren sieht.
Warum kann mein Kollege nicht mitarbeiten?
Mitarbeiter werden einem Vergabeverfahren nur dann ordnungsgemäß hinzugefügt und können am Vergabeverfahren arbeiten, wenn der Mitarbeiter
a) aus der Liste der Weiteren Mitarbeiter im Unternehmen über "Hinzufügen" ausgewählt wurde
und
b) die Auswahl dieses Mitarbeiters mit "Speichern" bestätigt wurde.
Wird das "Speichern" des Mitarbeiters vergessen, ist er zwar in der Liste der Mitarbeiter im Vergabeverfahren zu sehen, aber die Rechte für das Vergabeverfahren wurden nicht gespeichert. Er ist damit nicht freigegeben und kann im Vergabeverfahren nicht arbeiten.
Bild 1 zeigt, wie sich dieser Fehler in der Liste der Bearbeiter des Vorhabens darstellt. In der Liste der Mitarbeiter ist dieser zwar aufgeführt, aber beim Status dieses Mitarbeiters ist ein gelbes Ausrufezeichen zu sehen.
Behoben werden kann dieser Fehler, indem über "Rechte bearbeiten" der Mitarbeiter nochmal zum Bearbeiten geöffnet wird und in dem sich nun öffnenden Fenster das "Speichern" des Mitarbeiters nachgeholt wird.
Hat der Mitarbeiter bereits versucht, auf das Vergabeverfahren zuzugreifen, muss er das Vergabeverfahren einmal verlassen und es erneut zum Bearbeiten öffnen.
Warum kann der Mitarbeiter bestimmte Aufgaben nicht ausführen?
Kann ein Mitarbeiter bestimmte Aufgaben nicht ausführen, kontrollieren Sie bitte immer, ob der Mitarbeiter überhaupt das Recht hat, diese Aufgabe zu diesem Zeitpunkt vorzunehmen.
Nachfolgend einige Beispiele, die auf ein Rechteproblem hinweisen.
Grundsätzlich gilt:
a) Mit der ersten Freigabe der Vergabeunterlagen befindet sich das Vergabeverfahren im Zeitabschnitt: (2) Während des öffentlichen Zugriffs.
b) Mit dem Termin "Ende der Angebotsfrist", unabhängig davon, ob die (Er-)Öffnung der Angebote (früher: Submission) bereits begonnen wurde, befindet sich das Vergabeverfahren im Zeitabschnitt: (3) Nach Eröffnung.
Beispiel 1: Ein Mitarbeiter hat in der Aufgabe Vorbereitung nur im Zeitabschnitt: (1) Vor Veröffentlichung das Recht zur Mitarbeit. Nach der Freigabe der Vergabeunterlagen kann dieser Mitarbeiter die Basisdaten nicht mehr anpassen.
Beispiel 2: Ein Mitarbeiter hat in der Aufgabe Vergabeunterlagen nur im Zeitabschnitt: (1) Vor Veröffentlichung das Recht zur Mitarbeit, egal, ob es sich dabei um das Recht Bearbeiten oder das Recht Freigeben handelt. Sobald er die Vergabeunterlagen freigegeben hat, also dem System mitgeteilt hat, dass seine Arbeit beendet ist, hat er keinen Zugriff auf die Vergabeunterlagen mehr.
Beispiel 3: Ein Mitarbeiter hat in der Aufgabe Bieterkommunikation im Zeitabschnitt: (2) Während des öffentlichen Zugriffs nicht das Recht Freigeben. Dann kann er keine Fragen von interessierten Teilnehmern am Vergabeverfahren beantworten bzw. keine Mitteilung verschicken.
Beispiel 4: Ein Mitarbeiter hat in der Aufgabe Vergabeunterlagen im Zeitabschnitt: (3) Nach Eröffnung nicht das Recht Freigeben. Dann kann er keine Aufhebung des Vergabeverfahrens oder eines Loses vornehmen.