Änderungen in der B_I eVergabe mit dem Release November 2020

Mit dem Release vom November 2020 unserer B_I eVergabe gehen wir einen weiteren konsequenten Schritt bei der vollständigen Überarbeitung und Neugestaltung unserer Anwendung. Die Änderungen betreffen dieses Mal sowohl die Auftraggeber als auch die Auftragnehmer (Interessenten). An dieser Stelle nun ein kurzer Überblick über die Änderungen. Weiterführende Informationen finden Sie in den entsprechenden [Hilfebeiträgen und Tutorials](/ evergabe/support#article-categories).

Anbieter für Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb einladen

Neben den Änderungen an den Anzeigen gibt es auch Änderungen im Ablauf der Verfahren. So wurde der Ablauf der Einladung von Anbietern zu Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb vollständig überarbeitet. Um an einem Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb teilnehmen zu können, muss sich der Anbieter im System der B_I ausschreibungsdienste registrieren.

Da die Teilnahme an Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb kostenfrei möglich sein muss, gibt es eine kostenfreie Registrierungsmöglichkeit.

Ist er bereits Nutzer der B_I ausschreibungsdienste oder der B_I eVergabe kann er mit diesem Zugang am Verfahren teilnehmen.

Ergänzend wurde auch eine Möglichkeit geschaffen, vor er registrierten Teilnahme am Verfahren kostenfrei und unregistriert die Vergabeunterlagen herunterzuladen und so zu entscheiden, ob die Teilnahme gewünscht wird.

Mit der Einladung zur Angebotsabgabe erhält der aufgeforderte Anbieter eine E-Mail. Diese enthält alle Informationen zur Registrierung und zur Teilnahme am Verfahren.

Auswahl der einzuladenden Anbieter

Die Auswahl der Anbieter, die zur Angebotsabgabe eingeladen werden sollen, wurde vollständig überarbeitet. Sie erfolgt im Menüpunkt "Durchführung", Register "Teilnehmer".

Um einen durchgehenden Ablauf im Verfahren zu erreichen, sollten vor der Auswahl der einzuladenden Anbieter die Vergabeunterlagen erstellt und freigegeben sein. Die Freigabe der ausgewählten Firmen ist erst nach Freigabe der Vergabeunterlagen möglich, die Auswahl allerdings auch schon vorher.

Bisher war immer empfohlen worden, die Anbieter in Gruppen zu klassifizieren, da das die Auswahl erleichtert hat. Das kann jetzt auch weiterhin so gehandhabt werden, es können aber auch in der gesamten Firmenliste durch Blättern in der Liste oder durch Eingabe der Firmennamen (auch teilweise) Anbieter ausgewählt werden.

Ausgewählte Anbieter werden nach dem Schließen des Fensters "Teilnehmer hinzufügen" gelistet.

Neu ist, dass ausgewählte Anbieter auch wieder gelöscht werden können, allerdings nicht zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens. Sind die eMails mit der Einladung der Anbieter versandt, ist kein Löschen mehr möglich.

B_I öffnungsassistent - Download und Öffnen von Angeboten und Teilnahmeanträgen

In der Vergangenheit kam es öfter zu Problemen bei der Öffnung von Angeboten bzw. der Wertung von Teilnahmeanträgen, weil der Download der Angebote bzw. Teilnahmeanträge nicht ordnungsgemäß funktioniert hat. Das hatte verschiedene Ursachen, wie z.B. ungültige Zeichen im Firmennamen, zu große Dateien oder zu lange Dateinamen usw. Viele dieser Fehler wurden bereits gelöst, mit diesem Release wird nun der Download geändert, so dass es nicht mehr zu Problemen bei zu großen Dateien kommt.

Bisher wurden alle Angebote bzw. Teilnahmeanträge in einem zip-Archiv gespeichert und dieses heruntergeladen. Ab jetzt wird immer, selbst wenn alle Angebote bzw. Teilnahmeanträge auf einem Mal heruntergeladen werden sollen, für jedes Angebot bzw. jeden Teilnahmeantrag ein zip-Archiv heruntergeladen.

Der B_I öffnungsassistent wurde ebenfalls überarbeitet. Jetzt können sowohl mit der alten als auch mit der neuen Variante des Downloads heruntergleadene Angebote bzw. Teilnahmeanträge verarbeitet werden.

Wertung von Teilnahmeanträgen

Der Bereich zur Wertung von Teilnahmeanträgen wurde komplett neu strukturiert. Analog zur Angebotsöffnung findet sich die Wertung von Teilnahmeanträgen nun im Menüpunkt "Auswertung", Register "Teilnahmeanträge".

Bis zum Ende der Teilnahmefrist ist, wie bisher, kein Zugriff auf die bereits eingegangenen Teilnahmeanträge möglich. Es ist auch nicht zu sehen, wer einen Teilnahmeantrag abgegeben hat, sondern nur die Anzahl der abgegebenen und gegebenenfalls zurückgezogenen Teilnahmeanträge.

Nach dem Ende der Teilnahmefrist ist der Zugriff auf die Teilnahmeanträge möglich, die Anbieter, die einen Teilnahmeantrag abgegeben haben, sind dann gelistet.

Ergänzt wurde die Wertung der Teilnahmeanträge jetzt um die Möglichkeit, die Bewertung der Eignung an dieser Stelle vorzunehmen und zu dokumentieren. Die Freigabe der Wertung der Teilnahmeanträge ist aber nicht davon abhängig, ob diese Möglichkeit der Bewertung der Eignung genutzt wird oder nicht!

Voraussetzung, damit ausgewählte Anbieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden oder vom weiteren Verfahren ausgeschlossen sind, ist die Entscheidung zum Teilnahmeantrag. Mit der Entscheidung wird ein Vorschlag für die Nachricht an den Anbieter erstellt. Dieser kann für jeden Anbieter angepasst werden. Bei Freigabe der Wertung der Teilnahmeanträge erhält der Anbieter dann eine E-Mail mit der Information über die Zu- bzw. Absage. Ergänzend wird ihm diese Information und der Inhalt der Nachricht auch im Verfahren angezeigt und es wird ein Eintrag unter "Wichtige Benachrichtigungen" auf der Startseite des Anbieters erstellt.

Zulassung mehrerer Hauptangebote

Anbieter haben seit den letzten Änderungen im Vergaberecht die Möglichkeit, mehrere Hauptangebote abzugeben, wenn dies vom Auftraggeber zugelassen wurde.

Diese Festlegung trifft der Auftraggeber explizit für jedes Verfahren.

Der Anbieter hat aber unabhängig von der Vorgabe des Auftraggebers die Möglichkeit, z.B. mehrere Hauptangebote abzugeben.

Er wird gewarnt, wenn das nicht zulässig ist, aber verhindert wird die Abgabe nicht.

Abgabe von Nebenangeboten

Bei der Abgabe von Nebenangeboten war es bisher so, dass das eine oder mehrere Dateien beim Hauptangebot waren.

Jetzt wird ein Nebenangebot als eigenständiges Angebot abgegeben. Somit kann auch ein Nebenangebot ohne ein Hauptangebot abgegeben werden.

Die Entscheidung darüber, ob das zulässig ist und ob das Nebenangebot gewertet wird, liegt beim Auftraggeber.

Öffnung von Angeboten

Die Anpassungen zur Abgabe von mehreren Hauptangeboten bzw. zur Abgabe von Nebenangeboten führte auch zur Änderung der Ansicht der Angebote bei der Öffnung.

Für jedes eingegangene Angebot wird jetzt angezeigt, ob es sich um eine Hauptangebot (H) oder ein Nebenangebot (N) handelt.

Bei der Wertung der Angebote werden bei einem Hauptangebot die für ein Hauptangebot notwendigen Prüfungen abgefragt, dagegen bei einem Nebenangebot die für ein Nebenangebot zutreffenden.

Somit kann jedes Haupt- und jedes Nebenangebot einzeln gewertet werden.

Verspätetes Angebot bzw. verspäteter Teilnahmeantrag

Ein Anbieter kann ein Angebot bzw. einen Teilnahmeantrag auch nach dem Ablauf der Angebotsfrist bzw. der Teilnahmefrist einreichen, wenn er sich vor dem Ablauf dieser Termine für das Verfahren interessiert hat.

Sein Interesse bekundet eine Firma, in dem sie das Verfahren im Bereich "Meine Vergaben" zur Liste der Vergaben hinzufügt.

Dann steht der Anbieter beim Auftraggeber auch in der Liste der Teilnehmer.

Allen anderen Interessenten wird dieses Verfahren als nicht verfügbar angezeigt.

Versucht der Interessent, ein Angebot oder einen Teilnahmeantrag verspätet abzugeben, wird er mehrfach auf den Ablauf der Fristen hingewiesen.

Entscheidet der Anbieter sich dennoch zur Einreichung, wird er bei Freigabe aufgefordert, eine Begründung für die Verspätung einzugeben.

Für diese Begründung wird für den Auftraggeber eine Hinweis-E-Mail generiert, eine Dashboard-Nachricht erstellt und eine Mitteilung im Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation" angelegt.

Das Angebot kann dann als verspätet eingetragen werden, ein Teilnahmeantrag noch bewertet werden.

Ob das Angebot bei der Wertung berücksichtigt oder von der Wertung ausgeschlossen wird, liegt im Ermessen des Auftraggebers. Das gilt auch für einen verspätet eingegangenen Teilnahmeantrag. Allerdings empfehlen wir hier dann auf alle Fälle, eine Wertung vorzunehmen und den Teilnahmeantrag dann gegebenenfalls abzulehnen.

Erzeugung eines Verschlüsselungszertifikats

Ist die Abgabe elektronischer Angebote bzw. Teilnahmeanträge zugelassen, müssen die Angebote bzw. Teilnahmeanträge bis zur Öffnung der Angebote bzw. Wertung der Teilnahmeanträge verschlüsselt und damit vor dem Zugriff Dritter geschützt sein.

Um dies zu gewährleisten, ist ein Verschlüsselungszertifikat zu erzeugen, welches ausschließlich für das Verfahren gilt. Das war bisher auch schon so. Allerdings wurde die Seite der Erzeugung des Zertifikats im Menüpunkt "Vorbereitung", Register "Sicherheit" überarbeitet, um in der Vergangenheit aufgetretene Problem vermeiden zu helfen.

Wurde das Verschlüsselungszertifikat erzeugt, muss es lokal auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Erst, wenn dieses Speichern im System bestätigen wurde, wird das Zertifikat ins Verfahren eingebunden und kann zur Verschlüsselung der Angebote bzw. Teilnahmeanträge genutzt werden.

Änderungen an den Anzeigen auf der Übersicht

Auf der Übersicht werden nun in einigen Bereichen die Daten nicht mehr komplett gelistet, sondern nur eine Zusammenfassung. Die vollständigen Daten finden sich auf den Seiten in den Menüpunkten "Durchführung" bzw. "Auswertung".

Diese Änderungen betreffen den Bereich "Mitteilungen für ..." und "Teilnehmer an …".

Um die vollständigen Informationen zu sehen, kann entweder über die Navigation oder über die Schaltfläche "Details" die Seite angewählt werden.

Menüpunkt Durchführung, Register Teilnehmer

Auch diese Seite wurde in ihrer Ansicht vollständig überarbeitet.

Abhängig von der Verfahrensart werden Interessenten, Teilnehmer und Bewerber gelistet:

• bei einem öffentlichen Verfahren: die Interessenten
• bei einem Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb: die zur Angebotsabgabe eingeladenen Firmen
• bei einem Verfahren mit Teilnahmewettbewerb: die Bewerber (erst nach Ablauf der Teilnahmefrist) und die Interessenten.

Eine Neuerung für die am Verfahren beteiligten Interessenten ist, dass die Firmen ihre Teilnahme am Verfahren aktiv beenden können. Diese Information findet sich dann auch auf dieser Seite.

Darüber hinaus wird angezeigt, wenn sich eine Firma für das Verfahren interessiert, die Vergabeunterlagen heruntergeladen hat und bei einem Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb eingeladen werden soll, die Einladung erhalten hat und sie angenommen hat.

Ansicht Bereich Dashboard-Nachrichten auf der Startseite

Um die Übersichtlichkeit in Bereich "Dashboard-Nachrichten" zu erhöhen, wurde die Ansicht angepasst.

Die Mitteilungen werden jetzt für jedes Vorhaben gruppiert. Dieser Bereich ist zugeklappt und die Anzahl der für dieses Vorhaben gekommenen Mitteilung wird durch die Anzahl hinter dem Plus angezeigt. Der Bereich kann, wie gewohnt, durch Klick auf das Plus aufgeblättert werden.

Um den Bereich für ein Verfahren aus der Liste der Dashboard-Mitteilungen auszublenden, gibt es zwei Wege. Zum einen kann bei jeder zum Verfahren gehörenden Mitteilung in den Details der Mitteilung (öffnet sich beim Klick auf die Mitteilung) die Schaltfläche "Nicht mehr anzeigen" gewählt werden. Zum anderen können im Menüpunkt "Durchführung", Register "Kommunikation" alle Mitteilungen als erledigt klassifiziert werden.

Darüber hinaus wurde der Bereich "System-Benachrichtigungen" eingebunden. Dort finden sich Meldungen des Systems, die keinem Verfahren zugeordnet werden können. Dieser Bereich ist immer ganz oben angeordnet und immer aufgeblendet. System-Benachrichtigungen werden im vom Team der B_I eVergabe vorgegebenen Zeitraum angezeigt und können nicht ausgeblendet werden.