Aufhebung von Vergabeverfahren bzw. Losen

Grundsätzlich besteht eine Aufhebung aus drei Schritten:

• Schritt 1: Ist der technische Vorgang des Beendens des Vergabeverfahrens in der Anwendung;
• Schritt 2: Ist die Information der Teilnehmer (Bewerber oder Bieter);
• Schritt 3: Ist die Information der Veröffentlichungsmedien. Dieser Schritt ist nicht bei allen Vergabeverfahren verpflichtend, kann also unter Umständen entfallen.

Aus system-technischer Sicht muss ein Vergabeverfahren aufgehoben werden, solange es sich im aktiven Zustand befindet.

Ein Vergabeverfahren wird mit der Absendung der Bekanntmachung bzw. mit der Freigabe der Vergabeunterlagen gestartet.

Ab diesem Zeitpunkt befindet sich das Vergabeverfahren aus system-technischer Sicht im aktiven Zustand, selbst wenn der Termin der Absendung der Bekanntmachung oder der Termin zum Abruf der Vergabeunterlagen in der Zukunft liegt.

Der aktive Zustand endet mit der Beendigung des Vergabeverfahrens.

Wann ein Vergabeverfahren beendet ist, wird im Artikel Beenden/Löschen von Vergabeverfahren

Auf der Übersicht der Vergabeverfahren ist dann die Schaltfläche zum Start des Aufhebungsablaufs zu finden.

Start Aufhebung

Muss ein Vergabeverfahren bzw. bei einer Vergabe mit Losen ein oder mehrere Lose aufgehoben werden, finden sich die Schaltflächen auf der Übersicht der Vergabeverfahren an unterschiedlichen Stellen.

Vergabe ohne Lose

Die Schaltfläche zum Start der Aufhebung befindet sich auf der Übersicht oberhalb des Bereichs Basisdaten.

Vergabe mit Losen ohne bisherige Aufhebung

Bei einer Vergabe mit Losen können

• alle Lose in einem Vorgang (entspricht der Aufhebung des kompletten Vergabeverfahrens),
• einzelne Lose

aufgehoben werden.

Zur Aufhebung des kompletten Vergabeverfahrens wird die Schaltfläche oberholb des Bereichs Basisdaten verwendet (siehe Bild 1). Soll ein Los aufgehoben werden, gibt es bei jedem Los eine Schaltfläche zum Start der Aufhebung (siehe Bild 2).

Vergabe mit Losen mit bereits erfolgter Aufhebung einzelner Lose

Wurde bei einer Vergabe mit Losen bereits ein Los aufgehoben, müssen auch die restlichen Lose einzeln aufgehoben werden.

Auf der Übersicht des Vergabeverfahrens gibt es keine Schaltfläche zur Aufhebung der kompletten Vergabe mehr, die Aufhebungsschaltflächen finden sich jetzt bei jedem Los, das noch aufgehoben werden kann.

Durchführung einer Aufhebung

Wird zum Aufheben eines Loses die Schaltfläche Aufhebung bei einem Los bzw. für das komplette Vergabeverfahren die Schaltfläche Aufhebung des Vergabeverfahrens angewählt, ändert sich die Ansicht und die Seite zur Aufhebung erscheint.

Die Aufhebung erfolgt in mehreren Schritten.

Schritt 1 - Formale Aufhebung

Der erste Schritt ist die formale Aufhebung. Damit wird das Vergabeverfahren bzw. das Los in der Anwendung aufgehoben. Dies geschieht durch die rot hervorgehobene Schaltfläche Aufhebung.

Danach ist Schritt 1 - formale Aufhebung vorgenommen, sichtbar durch das grüne Häkchen am rechten Rand dieses Bereichs.

Schritt 2 - Information der Teilnehmer

In zweiten Schritt erfolgt nun die Information der am Vergabeverfahren bzw. am Los Beteiligten über eine Mitteilung zum Verfahren / Los.

In der Liste der Verfahrensbeteiligten werden alle Firmen gelistet, die sich aktiv für das Verfahren interessiert haben und es zu Meine Vergaben hinzugefügt haben.

Gibt es hier keine Einträge, erfolgt keine automatische Benachrichtigung von Bietern per E-Mail.

Hinweise:

• Diese Ansicht entspricht der Liste der Teilnehmer unter Durchführung - Teilnehmer.
• In dieser Ansicht angezeigt werden auch Firmen, die sich für das Verfahren interessiert aber inzwischen die Teilnahme am Verfahren beendet haben.
• Bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb werden in der Bewerbungsphase keine Teilnehmer dokumentiert. Damit erfolgt in der Bewerbungsphase keine Information der Interessenten per E-Mail über eine eventuelle Aufhebung.
• Bei Verfahren mit Einladung werden die Firmen anzeigt, die die Einladung angenommen haben, selbst wenn im Anschluss die Teilnahme beendet wurde.

Über die Schaltfläche Bieter benachrichtigen wird eine Mitteilung zum Verfahren bzw. zum Los erstellt. Wie gewohnt, können Sie den Text der Mitteilung anpassen und eigene Dokumente als Anlage mitsenden.

Als Empfänger sind in Bild 5 nur noch 2 Firmen zu sehen. Das sind die aktiven Teilnehmer am Verfahren. Im Bild 4 dagegen sind 3 Firmen aufgeführt. Die Firma Beispielfirma 3 hat ihre Teilnahme am Verfahren beendet und erhält damit keine Information über die Aufhebung des Verfahrens.

Nach erfolgter Absendung der Mitteilung über die Aufhebung

1. Schaltfläche Aufhebung

Die Schaltfläche Aufhebung ist beim Vorhaben bzw. bei Aufhebung eines Loses beim Los nicht mehr vorhanden.

Bei einem Verfahren mit Losen, bei dem nicht alle Lose aufgehoben wurden, ist nur bei den nicht aufgehobenen Losen die Schaltfläche Aufhebung vorhanden.

Sobald ein Los aufgehoben wurde, ist die Schaltfläche beim Vorhaben nicht mehr verfügbar. Sollen dann alle Lose aufgehoben werden, muss die Aufhebung für jedes Los separat erfolgen.

2. Erstellte Mitteilung

Die im Schritt 2 - Information der Teilnehmer erstellte Mitteilung findet sich in der Kommunikation unter Durchführung - Kommunikation

3. Hinweis zur Aufhebung auf der Übersicht

Auf der Übersicht der Vergabe wird der Hinweis angezeigt, dass die Vergabe / das Los aufgehoben wurde.

Wurde die (komplette) Vergabe aufgehoben, steht: Das Vergabeverfahren wurde aufgehoben.

Gibt es bei einem Verfahren keinen Bekanntmachungstext, entfällt der Satz: Es wurde (noch?) keine Information über die Aufhebung (von Los XYZ) an die Bekanntmachungsmedien verschickt.

4. Status Verfahren auf dem Dashboard

Auf dem Dashabord wird die Vergabe / das Los im Status als aufgehoben angezeigt.

Ist nicht die komplette Vergabe aufgehoben, stehen dann alle möglichen Stati der Lose. Es kann dann also beispielsweise stehen: Aufgehoben - Angebotsphase.

Schritt 3 - Information der Veröffentlichungsmedien

Die Information der Veröffentlichungsmedien ist nicht bei allen Verfahrensarten bzw. abhängig vom Stand des Verfahrens notwendig bzw. Pflicht.

Wir empfehlen allerdings unbedingt, zu prüfen, ob es in Ihrem Interesse und im Interesse der Firmen liegt, eine Information über die Aufhebung auch an die Veröffentlichungsmedien zu schicken.

Hinweise

Die Seite Aufhebung wurde vor Schritt 2 verlassen

• Wird die Seite Aufhebung vor Schritt 2 verlassen, ist die Aufhebung nicht vollständig abgeschlossen.
• Bei einem Verfahren ohne Lose finden Sie dann auf der Übersicht immer noch die Schaltfläche zur Aufhebung. Schritt 2 kann dann jederzeit nachgeholt werden.
• Bei einem Verfahren mit Losen gibt es die Schaltfläche zur Aufhebung des Verfahrens nicht mehr.
• Sollen die Teilnehmer dann über die Aufhebung informiert werden, kann das auf der Übersicht über die einzelnen Lose erfolgen, allerdings für jeders Los einzeln.
• Alternativ kann die Mitteilung über die Aufhebung auch über die Kommunikation für alle Lose oder für einzelne Lose erstellt und verschickt werden.

Es gibt bei Aufhebung noch keine Interessenten im Verfahren

In diesem Fall werden keine Verfahrensteilnehmer für Schritt 2 angezeigt.

Damit kann an dieser Stelle keine Information über die Aufhebung versandt werden. Im Schritt 2 steht dann:

Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit, eine Mitteilung über die Kommunikation an eventuelle zukünftige Teilnehmer zu schicken.

Anzeige auf Teilnehmerseite

Mit der Ausführung von Schritt 1 - Formale Aufhebung wird das Vorhaben / das Los aufgehoben.

Für Verfahren, die über die B_I eVergabe durchgeführt werden, reichen wir diese Information an die Interessenten der B_I ausschreibungsdienste weiter.

1. Der unentgeltliche, uneingeschränkte, vollständige und direkt Abruf der Vergabeunterlagen ist nicht mehr möglich. Die Firmen erhalten allerdings nur den Hinweis, dass der Download nicht mehr möglich ist. Hier ist es für die Interessenten sicher sinnvoll, wenn bereits in der Veröffentlichung zu erkennen ist, dass die Vergabe aufgehoben wurde.

2. Im registrierten Bereich in der Recherche wird den Interessenten in den Details zur Vergabe der Hinweis angezeigt, dass die Vergabe beendet wurde. Darüber hinaus ist das Hinzufügen zu Meine Vergaben nicht mehr möglich ebenso der Download der Vergabeunterlagen und eventueller Mitteilungen.

3. Im registrierten Bereich, wenn die Vergabe bereits vom Interessenten zu Meine Vergaben hinzugefügt wurde, werden die Vergaben bzw. das/die Los(e) als beendet angezeigt. Darüber hinaus steht der Hinweistext, dass die Vergabe beendet wurde, in den Details der Vergabe, beim Download der Unterlagen, den Mitteilungen und den Angeboten (Teilnahmeanträgen). Eine Erstellung eines Angebots bzw. eines Teilnahmeantrags ist nicht mehr möglich.

Wurde bereits mit der Erstellung eines Angebots oder Teilnahmeantrags angefangen, steht auch hier der Hinweis zur Beendigung des Verfahrens. Wird trotzdem versucht, das Angebot oder den Teilnahmeantrag freizugeben, kommt eine Fehlermeldung.