Aufhebung von Vergabeverfahren bzw. Losen
Bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren können Umstände eintreten, die dazu führen, dass Vergabeverfahren durch Aufhebung beendet werden sollen.
Grundsätzlich besteht eine Aufhebung aus drei Schritten:
- Schritt 1: Ist der technische Vorgang des Beendens des Vergabeverfahrens in der Anwendung;
- Schritt 2: Ist die Information der Teilnehmer (Bewerber oder Bieter);
- Schritt 3: Ist die Information der Veröffentlichungsmedien. Dieser Schritt ist nicht bei allen Vergabeverfahren verpflichtend, kann also unter Umständen entfallen.
Aus system-technischer Sicht muss ein Vergabeverfahren aufgehoben werden, solange es sich im aktiven Zustand befindet.
Ein Vergabeverfahren wird mit der Absendung der Bekanntmachung bzw. mit der Freigabe der Vergabeunterlagen gestartet.
Ab diesem Zeitpunkt befindet sich das Vergabeverfahren aus system-technischer Sicht im aktiven Zustand, selbst wenn der Termin der Absendung der Bekanntmachung oder der Termin zum Abruf der Vergabeunterlagen in der Zukunft liegt.
Der aktive Zustand endet mit der Beendigung des Vergabeverfahrens.
Wann ein Vergabeverfahren beendet ist, wird im Artikel Beenden/Löschen von Vergabeverfahren
Auf der Übersicht der Vergabeverfahren ist dann die Schaltfläche zum Start des Aufhebungsablaufs zu finden.
Start Aufhebung
Muss ein Vergabeverfahren bzw. bei einer Vergabe mit Losen ein oder mehrere Lose aufgehoben werden, finden sich die Schaltflächen auf der Übersicht der Vergabeverfahren an unterschiedlichen Stellen.
Vergabe ohne Lose
Die Schaltfläche zum Start der Aufhebung befindet sich auf der Übersicht oberhalb des Bereichs "Basisdaten".
Vergabe mit Losen ohne bisherige Aufhebung
Wurde in einer Vergabe mit Losen bisher noch kein einzelnes Los aufgehoben, kann das komplette Vergabeverfahren aufgehoben werden.
Dann kann die Aufhebung des Vergabeverfahrens auf der Übersicht des Vergabeverfahrens oberhalb des Bereits "Basisdaten" gestartet werden (siehe Bild 1).
Vergabe mit Losen mit bereits erfolgter Aufhebung einzelner Lose
Wurde bei einer Vergabe mit Losen bereits ein Los aufgehoben, müssen auch die restlichen Lose einzeln aufgehoben werden.
Auf der Übersicht des Vergabeverfahrens gibt es keine Schaltfläche zur Aufhebung der kompletten Vergabe mehr, die Aufhebungsschaltflächen finden sich jetzt bei jedem Los, das noch aufgehoben werden kann.
Durchführung einer Aufhebung
Wird zum Aufheben eines Loses die Schaltfläche "Aufhebung" bei einem Los bzw. für das komplette Vergabeverfahren die Schaltfläche "Aufhebung des Vergabeverfahrens" angewählt, ändert sich die Ansicht und die Seite zur Aufhebung erscheint.
Die Aufhebung erfolgt in mehreren Schritten.
Formale Aufhebung
Der erste Schritt ist die formale Aufhebung.
Damit wird das Vergabeverfahren bzw. das Los in der Anwendung aufgehoben.
Dies geschieht durch die rot hervorgehobene Schaltfläche "Aufhebung".
Danach ist Schritt 1 - formale Aufhebung abgehakt, sichtbar durch das grüne Häkchen am rechten Rand dieses Bereichs.
Information der Teilnehmer
In zweiten Schritt erfolgt nun die Information der am Vergabeverfahren bzw. am Los Beteiligten.
Hier kann der Auftraggeber auswählen, wer informiert werden soll.
Das ist sicher auch abhängig von Zeitpunkt, zu dem die Aufhebung erfolgt.
Erfolgt die Aufhebung vor der Öffnung der Angebote bzw. dem Ende der Teilnahmefrist sollten alle am Vergabeverfahren interessierten Bewerber die Information über die Aufhebung erhalten.
Erfolgt die Aufhebung dagegen beispielsweise nach der Öffnung der Angebote reicht die Information der Bieter, die auch ein Angebot abgegeben haben.
Die Abwahl der zu informierenden Teilnehmer (Bewerber oder Bieter) erfolgt über das Entfernen des Häkchens in der Spalte "Benachrichtigung".
Im nachfolgenden Beispiel sollen nur noch zwei der drei Teilnehmer (Bewerber oder Bieter) die Information über die Aufhebung erhalten.
Im Fenster der zur versendeten Nachricht wird ein Vorschlag für den E-Mail-Text angezeigt.
Anders als bei über das System erstellten Mitteilungen wird bei einer Aufhebung nicht nur eine kurze Hinweis-E-Mail verschickt, sondern der hier eingetragene Text.
Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, ein eigenes Dokument mit dem Hinweis zur Aufhebung, z.B. auf einem Kopfbogen anzuhängen.
Dieses wird dann als E-Mail-Anhang mitgeschickt.
Nach Absendung der Information über die Aufhebung an die gewählten Interessenten, wird dies auf der Übersichtsseite dokumentiert.
Zu sehen ist in der Spalte Dateinamen entweder der E-Mail-Text oder bei einer angehängten Datei der Name der angehängten Datei.
Über die Ansichts-Schaltfläche am Ende des Eintrags kann der Inhalt der übermittelten Daten kontrolliert werden, also auch hier, entweder der Inhalt der angehängten Datei oder der Text des E-Mail-Anschreibens.
Um die Empfänger der Aufhebungs-E-Mail und den Zeitpunkt der Versendung der E-Mail zur Aufhebung zu sehen, kann die Mouse über das Fragezeichen bewegt werden.
Dann wird der im Bild 5 dokumentierte Hinweis zu den Empfängern sichtbar.