Aktive und inaktive Teilnehmer im Vergabeverfahren

Im Laufe des Vergabeverfahrens kann es aber z.B. dazu kommen, dass ein Teilnehmer (Bewerber oder Bieter) sich doch nicht weiter daran beteiligen möchte. Dann ist er wahrscheinlich auch nicht daran interessiert, weiter die Informationen zum Vergabeverfahren zu erhalten. Er kann dann die Teilnahme beenden.

Auf Seiten des Auftraggebers sollte aber die Information, dass es zeitweise einen Teilnehmer gab, nicht einfach verloren gehen. Deshalb wird dieser Teilnehmer ein inaktiver Teilnehmer.

Darüber hinaus gibt es aber auch Verfahrensarten, bei denen im Laufe eines Vergabeverfahrens Teilnehmer durch den vorgegebenen Verfahrensablauf inaktiv werden können oder erst durch bewusste Aktionen aktiv werden.

Nachfolgend werden deshalb die grundsätzlichen Verfahrensabläufe betrachtet und wie Teilnehmer innerhalb dieser aktiv bzw. inaktiv sein können.

Öffentliche Ausschreibung / Offenes Verfahren

Bei dieser Verfahrensart können sich beliebige Firmen für das Vergabeverfahren interessieren.

Aktiv ist ein Teilnehmer dann, wenn er das Vergabeverfahren zu "Meine Vergaben" hinzugefügt hat. Das ist unabhängig davon, ob die Vergabeunterlagen heruntergeladen wurden oder nicht.

Bei diesem Verfahrensarten kann ein Teilnehmer nur inaktiv werden, wenn er selbst die Teilnahme beendet.

Das Beenden der Teilnahme bedeutet, dass das Vergabeverfahren aus der Liste "Meine Vergaben" gelöscht wird. Damit gibt es für diesen Teilnehmer keine Hinweise mehr.

Dem Auftraggeber wird dann angezeigt, dass es einen Teilnehmer gab, der seine Teilnahme beendet hat.

Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb

Bei dieser Verfahrensart wählt der Auftraggeber aus seiner Anbieterliste die Teilnehmer aus, die zur Angebotsabgabe eingeladen werden sollen.

Bei Freigabe der eingeladenen Anbieter erhalten diese eine E-Mail mit einem Einladungscode. Nur mit diesem ist der Zugriff auf das Vergabeverfahren möglich.

Was bei der Einladung von Anbietern zu beachten ist und wie die Teilnehmer von der Einladung erfahren, wird im Artikel über Einladungen zu Vergabeverfahren ohne Teilnahmewettbewerb beschrieben.

Aktiv wird ein eingeladener Anbieter, wenn er die Einladung annimmt und damit das Vergabeverfahren zu "Meine Vergaben" hinzufügt.

Anbieter, die nicht auf die Einladung reagieren oder nach Annahme der Einladung die Teilnahme beenden, sind inaktiv.

Verfahren mit Teilnahmewettbewerb

Diese zweistufige Verfahrensart bestehen aus der Bewerbungsphase und der Angebotsphase.

Die Angebotsphase beginnt, wenn die eingegangenen Teilnahmeanträge bewertet wurden und die Aufforderungen zur Angebotsabgabe an die ausgewählten Teilnehmer versendet wurden.

Teilnehmer, die das Vergabeverfahren während der Bewerbungsphase zu "Meine Vergaben" hinzufügen, sind aktive Firmen.

Wird die Teilnahme in der Bewerbungsphase beendet, wird er inaktiv.

Mit dem Eintritt in die Angebotsphase werden alle Teilnehmer inaktiv, die keinen Teilnahmeantrag abgegeben haben bzw. deren Teilnahmeantrag abgelehnt wurde.

Aktiv sind in der Angebotsphase nun nur noch die Teilnehmer, deren Teilnahmeanträge angenommen wurden.

Bei diesen Vergabeverfahren gilt nicht grundsätzlich, dass Inaktive die Teilnahme am Vergabeverfahren beendet haben. Deshalb können auch diese Teilnehmer Mitteilungen erhalten und auch Fragen stellen.

Informationen zu Änderungen an den Vergabeunterlagen dagegen erhalten diese Teilnehmer nicht. Sie sehen den Stand des Vergabeverfahrens zum Zeitpunkt des Endes der Bewerbungsphase.

Grundsätzliches

Beendigung der Teilnahme

Hat ein Teilnehmer, der die Teilnahme beendet hat, während der aktiven Phase (Änderungs-)Mitteilungen erhalten, wird dies dem Auftraggeber in der Kommunikation auch weiterhin angezeigt.

Neue (Änderungs-)Mitteilungen können an diese Teilnehmer aber nicht mehr versendet werden.

Ausnahme ist die bereits beschriebene im Verfahren mit Teilnahmewettbewerb.

Aktive/Inaktive Teilnehmer nach der elektronischen Öffnung der Angebote:

Werden nach der elektronischen Öffnung der Angebote (früher: Submission) Mitteilungen erstellt, werden nur noch die Teilnehmer als aktive Teilnehmer angezeigt, die ein elektronisches Angeboteeingereicht haben.

Soll eine Mitteilung auch an einen Teilnehmer, der kein elektronisches Angebot eingereicht hat, versendet werden, ist dies trotzdem möglich. Es muss dann eine private Mitteilung versendet werden.