B_I evergabe nutzen: Verschlüsselte Angebote und Teilnahmeanträge in Archiven

Für Vergabeverfahren, die über die B_I eVergabe durchgeführt werden, gibt es die Möglichkeit, alle im Vergabeverfahren erfassten Daten zu jedem Zeitpunkt als ZIP-Archiv zu archivieren.

Damit sind sie eine gute Ergänzung der Vergabeakte des Vergabeverfahrens und eine Möglichkeit, die im Verlauf des Vergabeverfahrens vorgenommenen Aktionen und Entscheidungen nach Beendigung des Vergabeverfahrens nachzuvollziehen.

In diesem Archiv sind auch die eingegangenen eTeilnahmeanträge und eAngebote enthalten.

Da diese ausschließlich verschlüsselt auf den Servern der B_I MEDIEN gespeichert werden, sind auch im Archiv ausschließlich verschlüsselte Daten enthalten.

Damit man auch aus einem Archiv heraus die eingangene eTeilnahmeanträge bzw. eAngebote ansehen kann, wurde die Möglichkeit geschaffen, die Daten aus einem Archiv zu entnehmen und dann mit dem B_I öffnungsassistenten zu entschlüsseln.

Tipp: Wir empfehlen, in regelmäßigen Abständen das Verfahren zu archivieren. Alle bis zu diesem Zeitpunkt im Verfahren vorgenommenen Aktionen und alle im Verfahren vorhandenen Dokumente werden in diesem Archiv gespeichert.

Extrahieren der eTeilnahmeanträge bzw. eAngebote

Im B_I öffnungsassistenten habe unsere Nutzer im Register "Archiv extrahieren" die eTeilnahmeanträge bzw. eAngebote aus einem Archiv zu extrahieren und anschließen im B_I öffnungsassistenten zu entschlüsseln.

Voraussetzung dafür ist natürlich, dass der private Teil des Zertifikats zum Entschlüsseln der Daten vorliegt.

Nach dem Start des B_I öffnungsassistenten und der Anwahl des Registers "Archiv archivieren" kann über die Schaltfläche "Archivdatei auswählen…" eine Archivdatei für ein beliebiges Verfahren gewählt werden.

Bild 2: Auswahl Archivdatei zum Extrahieren der eTeilnahmeanträge bzw. eAngebote

In diesem Beispiel enthält die "Archiv_D441570230_20211213_1415.zip" sowohl eTeilnahmeanträge (Ordner Bewerbungen) als auch eAngebote (Ordner Angebote).

Damit ergibt sich für dieses Beispielverfahren die im Bild 10 dargestellte Struktur der ZIP-Datei.

Bild 3: Inhalt des Beispielarchivs: Archiv_D441570230_20211213_1415.zip

Werden nun über den B_I öffnungsassistenten die Daten der eTeilnahmeanträge und/oder der eAngebote extrahiert, werden in dem Ordner, in dem sich die Archiv-Datei befindet, Unterordner angelegt. Diese enthalten die extrahierten, immer noch verschlüsselten eTeilnahmeanträge bzw. eAngebote.

Bild 4: Extrahierte eTeilnahmeanträge und eAngebote im Verzeichnis

Im B_I öffnungsassistenten wird darüber hinaus eine Übersicht der vorgenommenen Aktionen angezeigt.

Bild 5: Report der aus dem ZIP-Archiv extrahierten Daten

Nun können die extrahierten eTeilnahmeanträge bzw. die eAngebote entschlüsselt werden.

Hinweis: Handelt es sich bei dem Archiv um ein Verfahren mit Losen, werden die eTeilnahmeanträge bzw. eAngebote aller Lose in jeweils einen Unterordner gespeichert, die ZIP-Dateien der eTeilnahmeanträge bzw. eAngebote werden aber jeweils um die Nummer des Loses ergänzt.