Einführung Veröffentlichungen bei der EU
Mit dem 25. Oktober 2023 startete in Deutschland der neue Standard der EU für Veröffentlichungen im Supplement zum Amtsblatt der EU - Tender Elektronic Daily (TED). Dieser neue Standard wird als eForms (elektronische Formulare) bezeichnet und ist eine ausschließlich technische Darstellung der zu übermittelnden Informationen für EU-weite Vergabeverfahren.
2016 begann die Transformation von der papiergebundenen Übermittlung (per E-Mail, Fax oder Post) der Informationen an die EU zur rein technischen Darstellung der zu übermittelnden Daten (eForms).
Die eForms sind für alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union verbindlich anzuwenden. Vorgegeben sind Datenfelder, deren Nutzung europaweit einheitlich verpflichtend ist. Diese können durch nationale Regelungen ergänzt werden.
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die eForms ist die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 der Kommission vom 23. September 2019.
Am 23. August 2023 wurde die Verordnung zur Anpassung des Vergaberechts an die Einführung neuer elektronischer Standardformulare („eForms“) für EU-Bekanntmachungen im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und die relevanten Paragraphen in den Vergabeordnungen angepasst.
Der § 10a VgV - Erstellung und Übermittlung von Bekanntmachungen; Datenaustauschstandard eForms definiert die Grundregeln zur Erstellung und Übermittlung von Bekanntmachungen für EU-weite Vergaben. In der VOB/A Abschnitt 2 wird im § 12 (3) Satz 2 auf diesen verwiesen.
Datenservice Öffentlicher Einkauf (DÖE)
§ 10a (5) VgV legt fest, dass Bekanntmachungen dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union elektronisch über den Datenservice Öffentlicher Einkauf (DÖE) zu übermitteln sind. Er ist beim Beschaffungsamt des Bundes eingerichtet und wird dort betrieben.
Im Ergebnis dieser Festlegung werden alle Veröffentlichungen, die über den DÖE an TED (Tenders Electronic Daily) übermittelt werden, auch beim Bekanntmachungsservice des DÖE ( veröffentlicht.
eForms-DE
Aus technischer Sicht bestehen die eForms aus einer XML-Schemadatei. Sie enthält die von der EU vorgegebenen Datenfelder, die teilweise verpflichtend zu nutzen sind. Neben diesen verpflichtend zu nutzenden Datenfeldern gibt es optionale Felder. Diese können, müssen aber nicht, gefüllt werden.
Die Umsetzung des von der EU vorgegebenen eForms-Schemas auf deutsche Vorgaben führt zur Einführung des eForms-DE-Standards.
Die Betreuung des eForms-DE erfolgt durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Weitere Informationen zu eForms-DE und die Möglichkeit, Hinweise und Änderungswünsche zu eForms-DE einzureichen, gibt es hier.
eForms-DE bei B_I MEDIEN
Seit dem 25. Oktober 2023 fungiert die B_I MEDIEN nicht mehr als eTender. Diese Aufgabe übernimmt der Datenservice Öffentlicher Einkauf.
B_I MEDIEN haben eForms-DE für Veröffentlichungen zu Vergaben, die nach der Richtlinie 2014/24/EU durchgeführt werden, eingebunden.
Dazu gehören:
- Vorinformation zum Zweck der Verkürzung der Frist für den Eingang der Angebote (für Offene Verfahren) (eForms-Typ: 7)
- Vorinformation als Aufruf zum Wettbewerb (für Nichtoffene Verfahren, Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb) (eForms-Typ: 10)
- Auftragsbekanntmachung (eForms-Typ: 16)
- Vergabebekanntmachung (vergebener Auftrag) (eForms-Typ: 29)
Für die Änderung einer Veröffentlichung, egal ob Vorinformation, Auftrags- oder Vergabebekanntmachung, gibt es keinen eigenen eForms-Typ. Sobald eine Veröffentlichung vorgenommen wurde, wird in dieser ein weiterer Abschnitt eingefügt, der die Informationen zu den Änderungen enthält.
Hinweis:
Bei Vergaben, die nach anderen EU-Richtlinien durchgeführt werden sollen, wie z.B. nach der Sektorenrichtlinie, empfehlen wir aktuell das Redaktionssystem für Veröffentlichungen von Bekanntmachungen des Beschaffungsamtes des Bundes zu nutzen.
B_I MEDIEN unterstützt Sie wie gewohnt beim Ausfüllen und Prüfen der Veröffentlichungen. Dazu werden Funktionalitäten genutzt, die vom DÖE zur Verfügung gestellt werden.
Das betrifft u.a.:
- die Prüfung der getätigten Eingaben auf Plausibilität und Vollständigkeit
und
- die Übermittlung der Veröffentlichung via DÖE an TED.
Die auszufüllenden Veröffentlichungen basieren jetzt nicht mehr auf den SIMAP-Standardformularen, sondern auf den neuen eForms-DE-Standard.
Das führt dazu, dass die Ansicht beim Ausfüllen eine ungewohnte ist. So gibt es z.B. keine normierte Nummerierung mehr, wie das in den bisherigen Veröffentlichungsformularen der Fall war. Die Angaben werden nun Datenfeld für Datenfeld abgefragt.
Die Eingabefelder werden auf einer Seite angezeigt. So kann von Anfang bis Ende durch die Veröffentlichung gescrollt werden. Eine Ausnahme von dieser Regel sind Veröffentlichungen für Vorhaben mit mehr als einem Los. Zur Reduzierung von Ladezeiten wird immer genau ein Los geladen, die Daten der anderen Lose werden über die Menüleiste oder durch Blättern durch die einzelnen Lose angezeigt.
Übersicht zu weiteren Artikeln
In den weiteren Artikeln betrachten wir verschiedene Aspekte zum Thema eForms-DE bei B_I MEDIEN.
- Im Artikel Eingaben für die Veröffentlichung wird dargestellt, wie die Eingabe für die Veröffentlichung erfolgt. Welche Datenfelder gibt es, wie nehmen Sie die Eingaben vor, was sollten Sie bei der Eingabe beachten?
- Im Artikel Validierung wird auf die erscheinenden Fehler hingewiesen und wie Sie mit ihnen umgehen.