Bei B_I MEDIEN haben Sie die Möglichkeit, die Veröffentlichungen nach Richtlinie 2014/24/EU zu erstellen.

Dazu gehören:

• Vorinformation zum Zweck der Verkürzung der Frist für den Eingang der Angebote (für Offene Verfahren) (eForms-Typ: 7)
• Vorinformation als Aufruf zum Wettbewerb (für Nichtoffene Verfahren, Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb) (eForms-Typ: 10)
• Auftragsbekanntmachung (eForms-Typ: 16)
• Vergabebekanntmachung (vergebener Auftrag) (eForms-Typ: 29)

Für die Änderung einer Veröffentlichung, egal ob Vorinformation, Auftrags- oder Vergabebekanntmachung, gibt es keinen eigenen eForms-Typ. Sobald eine Veröffentlichung vorgenommen wurde, wird in dieser ein weiterer Abschnitt eigefügt, der die Informationen zu den Änderungen enthält.

Aufbau der Formulare

Grundsätzlich enthalten die Veröffentlichungen folgende Hauptkategorien:

• Organisationen,
• Vertragspartei und Dienstleister,
• Verfahren,
• Technisches Los (Verfahren mit einem Los) bzw. Los 1 .. Los n (Verfahren mit mehr als eineam Losen).

Bei der Vergabebekanntmachung (Vergebenen Auftrag) kommen dazu

• Ergebnis,
• Überprüfung

Muss eine Korrektur erfolgen, werden die korrigierten Informationen in die entsprechenden Felder eingefügt. Ergänzend sollten dann die Informationen zur Korrektur im Abschnitt

• Änderung

erfasst werden. Das ist keine Pflicht, aber bei der Länge der Veröffentlichungen ist es ein Service für die Interessenten, darauf hinzuweisen, was geändert wird.

Hier ein Beispiel, wie der Veröffentlichungstext beim Öffnen aussieht.

Vorgesehener Absendetermin

Im Kopf sehen Sie den Vorgesehenen Absendetermin.

Er wird bei der Vorinformation und der Auftragsbekanntmachung von der Basisdatenseite (Vorbereitung – Basisdaten) übernommen.

Bei der Vergabebekanntmachung und einer Korrektur wird davon ausgegangen, dass diese sofort nach Fertigstellung versendet werden.

Dieser Termin ist sehr wichtig. Er muss mit dem Tag der realen Absendung ans DÖE übereinstimmen. Ist dies nicht so, wird die Veröffentlichung nicht ans DÖE übermittelt.

HINWEIS:

Mögliche Fehlerquelle:
Nachdem die Veröffentlichung für die Absendung an einem zukünftigen Tag vorbereitet und fertig gestellt wurde, soll die Veröffentlichung doch früher erfolgen. Wird dann nur der Termin auf der Basisdatenseite angepasst, stimmen der reale Absendetermin und der in der Veröffentlichung gespeicherte Absendetermin nicht überein. Dann erfolgt keine Übermittlung der Veröffentlichung ans DÖE.

TIPP:

Bei Änderung des Termins der Absendung einer Vorinformation bzw. der Bekanntmachung auf der Basisdatenseite immer nochmal die Veröffentlichung zum Bearbeiten öffnen und kontrollieren, ob der vorgesehene Absendetermin korrekt ist. Nach dem Schließen der Veröffentlichung UNBEDINGT die Vollständigkeitsprüfung wiederholen. Erst dabei werden die Daten gespeichert, die dann ans DÖE übermittelt werden.

Verfahrensdaten importieren

Über die Importfunktion Verfahrensdaten importieren können folgende Daten in die Veröffentlichung eingefügt werden:

• Adresse (Organisationen),
• Nachweise (Eignungskriterien),
• Zuschlagskriterien.

Der Import der verschiedenen Inhalte kann über die Schaltfläche Verfahrensdaten importieren erfolgen.

Im linken Inhaltsverzeichnis gibt es neben den Punkten Organisationen und Technisches Los bei Verfahren mit genau einem Lose (Verfahren ohne Lose) bzw. Los 1 .. Los n bei Verfahren mit mehr als einem Los die Hinweise auf die Importmöglichkeit von Daten.

Adresse (Organisationen)

Alle zuvor in der Verwaltung unter:

• Auskünfte erteilt / Kommunikationsadresse,
• Angebote oder Teilnahmeanträge bei,
• Zuschlag erteilende Stelle,
• Ort der Öffnung,
• Rechtsbehelf-/Nachprüfungsverfahren,
• Schlichtungsverfahren,
• Auskünfte zu Rechtsbehelfen

angelegten Adressen können in die Veröffentlichung eingefügt werden.

Das erleichtert das Ausfüllen der Veröffentlichungen, da die meisten Angaben bereits hinterlegt sind.

HINWEIS:

Die Rechtliche Identifikationsnummer des Unternehmens (BT-501-Organization-Company) wird bisher bei der Adressanlage nicht mit abgefragt und kann deshalb nicht vorgefüllt werden.

TIPP:

Kontrollieren Sie immer alle importieren Adressen auf Vollständigkeit und Korrektheit.

HINWEIS:

Nicht eingefügt werden die Adressen, die Auftraggeber in ihrer Anbieter-Adressliste hinterlegt haben.

Nachweise (Eignungskriterien)

Beim Anlegen des Verfahrens wurden unter Vorbereitung – Nachweise bereits die vom Teilnehmer zu erbringenden Nachweise definiert.

Damit hier keine doppelte Arbeit notwendig ist, empfehlen wir, die ausgewählten Nachweise über die Schaltfläche Verfahrensdaten importieren oder über das Importsymbol im Inhaltsverzeichnis in die Veröffentlichung zu übernehmen!

Das gewährleistet, dass die Eingaben wie technisch vorgeschrieben vorgenommen werden.

Zuschlagskriterien

Wenn beim Anlegen des Verfahrens unter Vorbereitung – Basisdaten die Zuschlagskriterien definiert wurden, empfehlen wir unbedingt den Import dieser Verfahrensdaten in die Veröffentlichung.

Das manuelle Ausfüllen der Zuschlagskriterien in der Veröffentlichung kann mitunter kompliziert sein.

Alle Felder aufklappen

Mit dieser Funktion werden alle Felder, die automatisch in der Datendatei enthalten sind, bzw. die beim Erstellen der Veröffentlichung zum Ausfüllen gewählten Felder angezeigt.

Das ist hilfreich, damit z.B.

• kein Pflichtfeld übersehen wird,
• beim Finden von Fehlern über die Suchfunktion des Browsers schnell zum entsprechenden Feld gesprungen werden kann.

Inhaltsverzeichnis

Am linken Rand des Arbeitsbereichs zum Füllen des Veröffentlichungstextes findet sich die Menüleiste. Sie enthält alle Hauptpunkte und die zugehörige 1. Unterebene.

Aufgrund der Anzahl der Haupt- und Unterpunkte, der hinzugefügten Organisationen und der Anzahl der Lose kann das Inhaltsverzeichnis länger als der Anzeigebereich sein. Deshalb gibt es für das Inhaltsverzeichnis einen separaten Scrollbalken.

Der Klick auf einen Punkt im Inhaltsverzeichnis führt auch zur Ausführung der Funktionalität Alle Felder aufklappen. Gleichzeitig erfolgt der Sprung zum ersten Feld im entsprechenden Abschnitt im Inhaltsverzeichnis.

An welcher Stelle des Inhaltsverzeichnisses man sich befindet, ist am gelben Balken ersichtlich.

Neben den Inhaltsverzeichnispunkten

• Organisationen,
• Technisches Los (bei Verfahren mit genau einem Los - Verfahren ohne Lose),
• Los 1 .. Los n (bei Verfahren mit mehr als einem Los)

finden sich noch einmal die Hinweise auf die Importmöglichkeit von Daten.

Verfahren mit mehr als einem Los

Für die Bearbeitung der Veröffentlichungen zeigen wir in der Regel immer alle befüllbaren Felder an. Das führt bei einem Verfahren mit mehr als einem Los zu langen Wartezeiten, da vor allem im Abschnitt zu den einzelnen Losen viele Angaben (Nachweise, Zuschlagskriterien usw.) zu tätigen sind.

Deshalb wurde dort eine andere Herangehensweise gewählt:

Beim Öffnen der Veröffentlichung zum Bearbeiten werden im Losteil nur die Daten des ersten Loses geladen. Damit ist die Ladezeit für ein Verfahren mit mehr als einem Los identisch mit der Ladezeit für ein Verfahren mit einem Los (Verfahren ohne Lose).

Um die Angaben für die einzelnen Lose zu erreichen, kann

• über das Inhaltsverzeichnis das gesuchte Los (Hauptpunkt) oder ein Unterpunkt im entsprechenden Los angewählt werden;
• am Ende eines Loses über die Schaltfläche zum nächsten bzw. zum vorherigen Los gewechselt werden. Der Sprung erfolgt immer an den Beginn des Loses.

HINWEIS:

Bei der Fehlersuche in den Losangaben ist zu beachten: Alle Felder aufklappen führt nicht dazu, dass alle Lose angezeigt werden.

Für die Fehlersuche in den Losangaben muss man dann die einzelnen Lose in der Menüleiste anwählen und kann dann in diesem gewählten Los nach der eventuell fehlerhaften Eingabe suchen.

Eingabegruppen und Eingabefelder

Für EU-weite Veröffentlichungen sind viele Angaben zu machen. Dabei gibt es Angaben, die

• einmalig,
• einmal pro Los

oder

• wiederholt

eingegeben werden können.

Eingabegruppen

Mehrfach-Eingaben sind beispielsweise möglich bei:

• Organisationsadressen,
• Nachweisen,
• Zuschlagskriterien,
• Ausführungsorten,
• Vertragsarten,
• Strategische Auftragsvergabe,
• …

Diese sogenannten Eingabegruppen können nur ein oder eine größere Anzahl von Eingabefeldern enthalten.

Bei der Bearbeitung der Veröffentlichungen sind diese Eingabegruppen deutlich zu erkennen. Beispiele:

• Rechtliche Identifikationsnummer des Unternehmens (BT-501-Organization-Company) ist eine Pflichtangabe, die für jede Adresse mindestens einmal angegeben werden muss.

• Umweltauswirkungen der Beschaffung (BT-774-Lot) ist eine optionale Mehrfach-Eingabe

Hinweise zu Eingabegruppen

1. Eingabegruppen können ein Eingabefeld enthalten, es gibt aber auch Eingabegruppen mit mehreren Eingabefeldern.
2. Erkennbar sind Eingabegruppen am Hinzufügen +.
3. Enthält die Eingabegruppe mindestens ein Pflichtfeld, wird die Eingabegruppe rosa hinterlegt angezeigt. Das Eingabefeld mit der Pflichtangabe wird mit rotem Bezeichner angezeigt.
4. Enthält eine Eingabegruppe nur optional zu befüllende Felder, ist sie grün hinterlegt.
5. Ist mindestens eine Eingabegruppe erstellt worden, ändert sich der Bezeichner für eine weitere Eingabegruppe in Weitere .…
6. Ist eine Eingabegruppe erstellt worden, die ein Pflichtfeld enthält, kann diese nicht gelöscht werden und muss gefüllt werden.
7. Eingabegruppen mit ausschließlich optionalen Angaben können über Entfernen gelöscht werden. Eventuell eingetragene Angaben werden damit auch gelöscht.
8. Wird eine angelegte Eingabegruppe gelöscht, ist mindestens ein Gruppenbezeichner mit dem Hinzufügen + sichtbar.

Gesperrte Eingabegruppen

Bei der Bearbeitung der Veröffentlichungen werden alle Eingabegruppen angezeigt.

Es kann aber aufgrund vorhergehender Eingaben oder aus technischen Gründen vorkommen, dass Eingabegruppen zwar angezeigt werden, aber das Hinzufügen + nicht möglich ist.

Dann ist der Hintergrund der Eingabegruppe deutlich in der grünen Farbhinterlegung reduziert, ebenso wie die Schrift.

Der Klick auf Hinzufügen + hat keine Auswirkung.

Eingabefelder

Eingabefelder gibt es als Freitext- und als Auswahlfelder mit Drop-Down-Menü.

Freitextfelder

Freitextfelder sind Felder, in die beliebiger Inhalt eingefügt werden kann.

Allerdings ist dabei zu beachten, dass eine eventuelle Formatierung bei der Eingabe in der Veröffentlichung entfernt wird. Zu den Formatierungen gehören u.a.

• Absätze,
• Einrückungen,
• Aufzählungen,
• Formatierungen der Texte mit Fett, Kursiv, Farbe.

Aus diesem Grund haben wir die Anzeige des Feldes einzeilig gehalten. Sie sehen damit bereits bei der Eingabe, wie es im Ergebnis aussehen wird.

Beispiel

Folgende Eingabe soll gemacht werden. Die Angaben werden in das Feld kopiert:

Formatierter Leistungsumfang:
- Leistung 1
- Leistung 2
- Leistung 3
Und auch das ist zu beachten..

So sieht es dann im Eingabefeld bzw. im Veröffentlichungstext aus:

TIPP:

Beachten Sie bei der Eingabe von Text in Freitextfeldern, dass Formatierungen in der Veröffentlichung entfernt werden.

Entfernen der Eingaben

Eingaben in Freitextfeldern werden durch Klick auf das “x“ am rechten Feldrand entfernt.

ACHTUNG:

Zur Vermeidung von Fehlern in der Datenstruktur, löschen Sie Feldinhalte in Freitextfeldern immer durch Klick auf das “x“ am rechten Feldrand.

Auswahlfelder

In Auswahlfeldern werden die Auswahlmöglichkeiten vorgegeben.

Es gibt Auswahlfelder, bei denen die Auswahl nur:

• Keine Angabe,
• Ja,
• Nein

ist.

Andere Auswahlfelder haben eine lange Liste an Auswahlmöglichkeiten, z.B. die Felder für die Eingabe des NUTS-3-Codes bei den Adressen bzw. dem/den Ausführungsort(en).

Deutschland hat 400 Nuts-3-Codes, die Auswahlliste ist also dementsprechend lang. Um die Eingabe in Auswahlfeldern mit langen Listen zu erleichtern, ist das Auswahlfeld gleichzeitig auch ein Such- und damit ein Filterfeld.

• Je mehr in das Feld eingegeben wird, um so mehr reduziert sich die Liste der Auswahlmöglichkeiten, bis im Idealfall genau ein Ergebnis übrigbleibt.

Der gewählte Wert wird als erster Eintrag nach --- Keine Angaben --- fett hervorgehoben angezeigt, alle weiteren Angaben werden nachfolgend aufgelistet.

Soll ein gewählter Eintrag geändert werden, gibt es mehrere Varianten.

• Wähen Sie --- Keine Angaben ---. Damit wird der Filter gelöscht und alle Einträge stehen wieder zur Auswahl.
• Nutzen Sie den Scrollbalken, um zu einem anderen Wert zu gelangen und wählen diesen aus.
• Reduzieren Sie den eingegebenen Text. Damit reduzieren Sie die Filterauswahl.

HINWEIS:

Bei Auswahlfeldern mit langen Auswahllisten ist das Auswahlfeld gleichzeitig auch ein Such- und Filterfeld.

Entfernen der Auswahl

Auswahlen in Auswahlfeldern werden entfernt, indem die Auswahl auf --- Keine Angaben --- gestellt wird.

Pflichtfelder

Die Pflichtangaben bei den Eingabefelder werden durch

• die Feldbeschreibung in roter Schrift,
• das Sternchen hinter der Feldbeschreibung "*"

deutlich hervorgehoben.

Das gilt sowohl bei Freitext- als auch bei Auswahlfeldern.

Ist das Feld befüllt, wird das rot der Feldbeschriftung zurückgenommen. Das Sternchen "*" dagegen bleibt. Löschen Sie die Eingabe aus dem Feld, wird die Feldbeschreibung wieder Rot angezeigt.

Ungültige Eingaben

Es gibt Freitextfelder, die bestimmte Dateninhalte bzw. bestimmte Formate bei der Eingabe verlangen.

Das betrifft vor allem

• E-Mail,
• Internet,
• Telefon- bzw. Faxnummer.

Eventuelle Eingabefehler werden dann rot angezeigt mit dem korrekten Muster. Diese Fehlermeldung ist allerdings die technische Fehlerbeschreibung.

Sie kann wie folgt interpretiert werden:

E-Mail

Die korrekte E-Mail hat z.B. das Format: info@bi-medien.de

Die Benutzung der

• Umlaute ä, ö, ü,
• Sonderzeichen, wie ß, ~, \“, §,
• Satzzeichen, wie ; , :

sind nicht erlaubt.

Internet

Die korrekte Angabe einer Internetadresse beginnt immer mit http:// bzw. https://.

Dann folgt die Internetadresse, ob dabei das www mitgenannt wird, wird nicht geprüft.

Gültige Angaben wären deshalb beispielsweise:

• http://bi-medien.de
• https://www.bi-medien.de

Telefon- und Faxnummer

Werden Telefonnummern (meist Pflichtangabe) oder Faxnummern (keine Pflichtangabe!) eingegeben, muss das internationale Telefonformat genutzt werden.

Mögliche korrekte Schreibweisen:

• +49 (431) 535920
• +49 431 5359-20
• +49 431 535 920

HINWEIS:

Ist keine Angabe gewünscht, obwohl eigentlich die Pflicht zur Eingabe besteht, kann 000 eingetragen werden!

Gesperrte Eingabefelder

Wie bei den Eingabegruppen werden alle Eingabefelder angezeigt.

Aufgrund vorhergehender Eingaben oder aus technischen Gründen kann es aber vorkommen, dass bestimmte Eingabefelder nicht oder nur unter bestimmten Voraussetzungen freigeschaltet werden und zu füllen sind.

Beispiel

Es gibt Felder, die in dieser Veröffentlichung nie zu füllen sind. Beispielsweise sind bestimmte Terminfelder abhängig von der Vergabeart nicht zu verwenden.

Offenes Verfahren: 

Zu füllen:

• Frist für den Eingang der Angebote – Datum (BT-131(d)-Lot) und – Uhrzeit (BT-131(t)-Lot)

Nicht zu füllen:

• Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe (BT-130-Lot)
• Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge – Datum (BT-1311(d)-Lot) und -Uhrzeit (BT-1311(t)-Lot)

Nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb:

Zu füllen:

• Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe (BT-130-Lot)
• Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge – Datum (BT-1311(d)-Lot) und -Uhrzeit (BT-1311(t)-Lot)

Nicht zu füllen:

• Frist für den Eingang der Angebote – Datum (BT-131(d)-Lot) und – Uhrzeit (BT-131(t)-Lot)

Beispiel

Darüber hinaus gibt es Felder, die temporär gesperrt sind.

So können bestimmte Eingaben (meist Auswahlen) dazu führen, dass Eingabefelder zu befüllen sind bzw. optional gefüllt werden können.

Das betrifft auch die Uhrzeitfelder bei Terminen, die erst zu füllen sind, wenn ein Datum eingetragen ist.

Erkennbar sind gesperrten Eingabefelder an der reduzierten Farbtiefe in der Feldbezeichnung. Ein Freitextfeld kann nicht beschrieben werden, bei einem Auswahlfeld kann keine Auswahl getroffen werden.

Vorgabewerte

Wie bei B_I MEDIEN gewohnt, werden Angaben, die bereits bei der Anlage des Verfahrens erfasst werden, in die Bekanntmachung als Vorgabewert in die entsprechenden Felder übertragen.

Dabei werden 3 Fälle unterschieden:

1. Komplexe Daten, die über die Importfunktion in die Bekanntmachung übernommen werden können, z.B. Organisationen, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien.
2. Daten, die durch die Definition der Verfahrensart oder durch Eingabe unter Vorbereitung – Basisdaten erfasst wurden, z.B. Titel, Vergabenummer, Fristen..
3. Daten, die sich grundsätzlich aus dem angelegten Verfahren ableiten lassen.

Die in Punkt 2. beschriebenen Daten können in der Veröffentlichung nicht geändert werden. Die in Punkt 1. und 3. beschriebenen Daten dagegen schon.

Eine Übersicht über die änderbaren Vorgabedaten finden sie hier.

Bei den Vorgabewerten ist es notwendig, zu unterscheiden, woher die Werte geladen werden.

Bei Angaben, die durch:

• die Definition der Verfahrensart beim Anlegen des Verfahrens,
• die Eingabe der Daten (z.B. Titel, interne Kennung – Vergabenummer, Fristen, usw.) auf der Basisdatenseite

zum Verfahren gehören, lassen sich die Werte nur auf der entsprechenden Eingabeseite anpassen.

Angaben, die basierend auf diesen festen Vorgaben in der Bekanntmachung vordefiniert werden, können angepasst werden.

Beispiel: Art des Auftrags

Als Beispiel ist hier die aufgrund der neuen Strukturierung in Verfahren und Posten notwendige Doppeleingabe für die Art des Auftrags angegeben.

• Beim Verfahren bezieht sich die Eingabe auf die Festlegung der Verfahrensart beim Anlegen des Verfahrens und lässt sich damit in der Veröffentlichung nicht ändern.

• Beim Posten dagegen wird der Wert aus dem Verfahren zur Angabe des Vorschlagswertes herangezogen, bezieht sich aber nicht direkt auf die im Verfahren gespeicherte Angabe.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob die Vorgabewerte in der Veröffentlichung geändert werden können, empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen:

1. Ändern Sie den Wert.
2. Schließen Sie das Formular einmal mit „Fertigstellen und zurück“.
3. Öffnen Sie das Formular erneut.
4. Kontrollieren Sie, ob der Wert geändert wurde.

Wurde der Wert nicht geändert, müssen Sie ihn im angelegten Verfahren ändern, wenn möglich.

Beispielsweise ist die Änderung der Art des Auftrags für das Vorhaben nicht möglich.