Dokumentation der Angebotsöffnung

Haben Sie nun die elektronischen Angebote erfolgreich heruntergeladen und entschlüsselt, ist der letzte Schritt der Angebotsöffnung die Dokumentation. Bedeutet, Sie sollten die vorliegenden Angebote einsehen, erfassen und die Öffnungsprotokolle erstellen.

1. Erfassen schriftlicher Angebote

Falls Sie die Abgabe schriftlicher Angebote ebenfalls zugelassen haben, sind Sie nicht gezwungen zwei Angebotsöffnungen durchzuführen. Unser System ermöglicht es Ihnen, beide Formen der Angebotsabgabe in einer Angebotsöffnung zu erfassen und zu dokumentieren.

Hierzu haben Sie auf der Anzeigenseite, auf der Sie die Angebote heruntergeladen haben, den Button 2.Schriftliches Angebot erfassen.

Wenn Sie diesen Button anklicken, werden Sie aufgefordert die Details zu den schriftlichen Angeboten zu erfassen. Hierbei wählen Sie zunächst den Bieter aus, von dem Sie ein schriftliches Angebot erhalten haben. Zur Auswahl stehen Ihnen dabei die Bieter, die registriert die Vergabeunterlagen heruntergeladen haben und somit namentlich erfasst sind.

Bei einem Verfahren mit Aufforderung (beschränkt/VHV ohne TW) haben Sie die Auswahl aus den Bieterfirmen, die Sie eingeladen haben.

Hat die Bieterfirma, die ein schriftliches Angebot abgegeben hat, jedoch die Unterlagen unregistriert heruntergeladen, kann er nicht namentlich aufgelistet werden. In diesem Fall können Sie die Daten des Bieters unter Anderen Anbieter erfassen manuell erfassen.

Haben Sie die Bieterfirma ausgewählt oder die Daten manuell erfasst, klicken Sie auf Speichern und haben als weiteren Schritt die Möglichkeit, Angaben zur Abgabe des Angebots hinzuzufügen.

Auch diese Angaben werden durch Speichern gespeichert und Sie werden weitergeführt.

2. Erfassen elektronischer Angebote

Die Details zu den elektronisch eingegangenen Angeboten können Sie erfassen, nachdem Sie die Anwesenheitsliste erstellt haben. Hierzu klicken Sie auf 3. Anwesenheitsliste erstellen. In der Anwesenheitsliste tragen Sie die Namen des/der Verhandlungsleiter/in und des/der Schriftführer/in ein und erfassen zudem anwesende Bieter, falls es anwesende Bieter gibt.

Im weiteren Schritt können Sie die Angebotsöffnung fortsetzen und die Angebotsdetails zusammentragen. Hierzu klicken Sie in folgender Ansicht auf die gelb hinterlegten Buttons bei den jeweiligen Bietern in der Spalte ganz rechts Details bearbeiten.

Für jedes Angebot können Sie die entsprechenden Details wie Vorhanden des Angebotsschreibens, Signatur des Angebotsschreibens, Angebotssumme usw. zusammentragen.

3. Öffnungsprotokolle erstellen

Haben Sie für alle eingegangen (schriftlichen und elektronischen) Angebote die Details aufgenommen und gespeichert, wird der Button Zusammenstellung aktiv. Diesen klicken Sie und erhalten die Zusammenstellung der Angebotsdetails als Download. Diesen können Sie sich abspeichern und/oder ausdrucken.

Als letzter Schritt der Angebotsöffnung wird der Button Niederschrift aktiv und durch Klicken dieses Buttons öffnet sich eine Eingabemaske um finale Angaben zur Niederschrift zu machen.

In dieser Eingabemaske können Sie noch Angaben machen, die meisten Angaben sind allerdings schon automatisch durch das System eingetragen. Sobald alles vollständig ist, können Sie speichern und erhalten dadurch den Download des letzten Öffnungsprotokolls und die Information, dass damit die Angebotsöffnung beendet wurde.

Wichtig ist hierbei auf Weiter zu klicken.

Nun ist der Status des Verfahrens entsprechend auf das Beenden der Angebotsöffnung gesetzt und Sie können die Angebote werten. Die Öffnungsprotokolle können Sie auch jederzeit auf der Übersicht erneut unter Ansicht einsehen und herunterladen.