Öffentliche Ausschreibung in Potsdam

Ö-LText freischalten-501-161-26: Organisationsuntersuchung zur Optimierung der Struktur und
Anpassung der Prozesse im Bauhof der Landeshauptstadt Potsdam
VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
Zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle
Bezeichnung Text freischaltenLandeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement
Kontaktstelle Zentrale Vergabestelle
Postanschrift Friedrich-Ebert-Str.79/81
Ort 14469 Potsdam
TelefonText freischalten +49 331289-0
E-Mail Text freischaltenzentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de
URL Text freischaltenhttps://www.potsdam.de/de
UST.-ID DE138408386
Zuschlag erteilende Stelle
die zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen
Elektronisch über diese Vergabeplattform: Text freischaltenhttps://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHSUX
Postalische Angebote oder Teilnahmeanträge sind nicht zugelassen
Bereitstellung der Vergabeunterlagen
Elektronisch über diese Vergabeplattform: Text freischaltenhttps://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHSUX/documents
Art und Umfang der Leistung
Ziel des Gesamtprojektes ist die Anpassung der Struktur und der Abläufe des Bauhofes der Landeshauptstadt Potsdam an die
aktuellen Gegebenheiten, die wachsende Stadt und zwei geplanten Bauhofstandorte. Im Fokus stehen sowohl die Aufbau- als
auch die Ablauforganisation.
Der Fachbereich (FB) 47 Mobilität und technische Infrastruktur hat den Bereich 501 Organisation und Digitalisierung im Rahmen
eines internen Auftrags mit der Projektplanung und Umsetzung dieser Organisationsuntersuchung beauftragt.
Zur Unterstützung in der Konzeptionierungsphase beabsichtigt die LHP, einen externen Dienstleister zu beauftragen.
Allgemeine Ausgangslage
Die LHP unterliegt aktuell einem erheblichen Konsolidierungsdruck. Dieser wird durch verschiedene politische Aufträge
(Personalwirtschaftskonzept, Modernisierungsagenda, Haushaltskonsolidierung) untersetzt. Diese Rahmenbedingungen sind bei
der Bearbeitung der geforderten Leistungsbausteine zu berücksichtigen.
Organisatorische Ausgangslage
Die Arbeitsgruppe (AG) 4745 Bauhof ist organisatorisch dem Bereich 474 Verkehrsanlagen im Fachbereich 47 Mobilität und
technische Infrastruktur zugeordnet. Im Innenverhältnis der LHP ist der FB 47 Auftraggeber für die Arbeitsgruppe (AG) 5012
Organisationsentwicklung.
Die AG 5012 ist dem Bereich 501 Organisation und Digitalisierung zugeordnet und stellt im Innenverhältnis den Auftragnehmer dar.
Im Außenverhältnis ist der Bereich 501 Auftraggeber ggü. dem externen Dienstleister.
Der Arbeitsgruppe Bauhof sind aktuell 14 Beschäftigte zugeordnet, die durch eine Arbeitsgruppenleitung geführt wird.
Der Sitz der AG Bauhof ist auf dem Betriebsgelände Am Buchhorst 43 in Potsdam (Hauptsitz). Weiterhin werden die Standorte
Verkehrshof 10 in Potsdam sowie Am Kirchberg in Neu Fahrland/Außenstelle Nord als Lagerplätze geführt/vorgehalten.
Beabsichtigt ist die Änderung der Struktur auf zwei funktionsfähige Standorte - im Norden und im Süden der Landeshauptstadt
Potsdam.
Es existieren darüber hinaus verschiedene Aufgabenüberschneidungen/Schnittstellen mit/zu anderen Organisationseinheiten
innerhalb des Bereiches 474 (z.B. Team 4721 - Begeher Nord und Süd).
Technische Ausgangslage
Die LHP nutzt als zentrales Prozessmanagementwerkzeug die Picture-Prozessplattform. Der Auftragnehmer erhält Zugriff auf die
Prozessplattform und ist verpflichtet, gemäß den Modellierungsstandards der LHP zu arbeiten.
In der AG 4745 werden neben den gängigen Office-Produkten die Fachverfahren Kommunalregie, ArcGIS sowie Archikart
eingesetzt und insbesondere für die folgenden Aufgaben genutzt:
- Kontrolle der Straßenverkehrsanlage (zur Dokumentation von Schadstellen, Mängeln o. ä. einschließlich der Überwachung der
Beseitigung der Schäden, Mängel etc.)
- Auswertung und Zuordnung der Hinweise der Straßenaufsicht zur Reparatur von Straßenschäden und anderen Schäden
- Erstellung von Arbeits- und Dienstplänen
- Führen von Nachweisen
Darüber hinaus ist perspektivisch beabsichtigt die Lösung KOMMSOFT für die Abbildung der Leistungen im Rahmen der Inventur/
Lagerwirtschaft sowie das Modul Bauhof einzusetzen.
Ziele der Beauftragung
Im Ergebnis des Gesamtprojektes sollen die folgenden Ziele erreicht werden:
a) Optimierung der Aufbauorganisation der Arbeitsgruppe 4745 - Bauhof an die aktuellen Gegebenheiten/ zwei Standorte und
Lagerplatzsituation.
b) Optimierung der Ablauforganisation unter dem Gesichtspunkt zweier Standorte sowie die Optimierung ausgewählter Prozesse.
Leistungen im Überblick
Der Auftragnehmer soll die Projektgruppe im Hinblick auf die oben genannten Ziele organisatorisch und konzeptionell unterstützen.
Die Aufgaben des externen Auftragnehmers umfassen im Wesentlichen:
In der Aufbauorganisation:
- Die organisatorische Vorbereitung der Erweiterung des bisherigen Standortes Am Buchhorst und dem neuen Stützpunkt Nord ab
2028 unter Berücksichtigung des derzeitigen Stellenkontingents der Arbeitsgruppe, der Verteilung der vorhandenen Technik und
Prüfung der Konsolidierung der bestehenden Lagerplätze.
- Bei den Strukturvorschlägen ist zu berücksichtigen, dass eine Erweiterung der Personalkapazitäten in der AG derzeit nicht
möglich ist. Die Entwicklung von Vorschlägen für die Etablierung einer sinnvollen Führungsspanne sowie Erarbeitung einer
Vertretungsregelung.
- Die Entwicklung detaillierter Musterstellenbeschreibungen, ggf. auch unter Berücksichtigung verschiedener Spezialisierungen.
In der Ablauforganisation:
- Erstellung eines Aufgabenkataloges für die AG Bauhof
- Prozesserhebung und -prüfung in Zusammenarbeit mit der Organisationseinheit zur:
- Inventarisierung Umlaufvermögen,
- Materialein- und -ausgängen unter Berücksichtigung eines vorliegenden Berichts des Rechnungsprüfungsamtes
- Modellierung von bis zu fünf weiteren Prozessen der AG 4745 je im IST-, Analyse- und SOLL-Modell. Die konkreten Prozesse
werden im Laufe des Projektes bestimmt.
- Prüfung der Regelungen zur Durchführung der Rufbereitschaft und Erarbeitung einer Empfehlung
- Für die AG Bauhof ist eine Personalbedarfsschätzung durchzuführen.
Im Rahmen der Dokumentation:
- Die Erstellung des Aufgabenkataloges für die AG Bauhof.
- Die Erarbeitung der Prozessmodelle.
- Die Vorbereitung der Inhalte für eine Organisationsverfügung.
- Die Erarbeitung der Musterstellenbeschreibungen.
- Die Erarbeitung einer Personalbedarfsschätzung
- Die Erstellung eines Abschlussberichtes.
Die Durchführung von oder Teilnahmen an erforderliche Gremienbeteiligungen, z.B. des Personalrats sind nicht Gegenstand der
Beauftragung.
Die oben genannten Leistungsbausteine werden im Folgenden konkretisiert. Dabei ist zu beachten, dass diese parallel zueinander
abzuarbeiten sind, da verschiedene inhaltliche Abhängigkeiten bestehen.
Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Haupterfüllungsort
Bezeichnung Landeshauptstadt Potsdam
Postanschrift Text freischaltenFriedrich-Ebert-Str. 79/81
Ort 14469 Potsdam
Ausführungsfristen
Bestimmungen über die Ausführungsfrist
Es wird beabsichtigt, die Leistungen unmittelbar nach Zuschlagserteilung in
Anspruch zu nehmen. Der Zuschlag ist für Ende August geplant.
Vom Auftraggeber wird für die dargestellten Leistungsbausteine eine detaillierte
Meilensteinplanung erwartet. Der Projektstart ist für den Beginn des vierten
Quartals 2026 vorzusehen. Der Abschluss des Projektes wird zum Ende des
ersten Quartals 2027 erwartet.
Zuschlagskriterien
Kriterium Gewichtung
Preis

30 Qualität des Konzeptes

50 Qualifikationen und

Erfahrung

20 Weitere Informationen zu den

Zuschlagskriterien:
Die o.g. Zuschlagskriterien werden entsprechend der beiliegenden Erläuterung zur
Bewertungsmatrix ausgewertet.
Mit dem Angebot ist ein entsprechendes Konzept zur Leistungsqualität einzureichen. Die
Seitenanzahl des einzureichenden Konzepts sollte 10 DIN A4 Seiten nicht überschreiten.
Das Konzept ist inhaltlich in die nachfolgenden Kriterien/Unterkriterien aufzugliedern
und entsprechend der weitergehenden Erläuterungen in der Bewertungsmatrix inhaltlich
auszurichten:
- Zeit- und Ablaufplan
- Konzeptionelle Darstellung
- Methodische Herangehensweise
- Kommunikation mit den Akteuren
- Kommunikation mit dem Auftraggeber
- Berufserfahrung und fachliche Qualifikation
des Projektleiters
- Erfahrung und fachliche Qualifikation der geplanten Mitglieder des Projektteams
Mit dem Angebot sind durch den Bieter entsprechende Nachweise zur (Berufs-)
Erfahrung und Qualifikationen des vorgesehenen Projektleiters und des vorgesehenen
Projektteams einzureichen. Für die Angabe der Referenzen sind jeweils die Formblätter