Was ist anders bei eForms-DE

Dies führt zu einer veränderten Herangehensweise bei der Erfassung und Zusammenstellung der Daten. In diesem Artikel wird besonders darauf eingegangen, was sich bei der Erfassung ändert und ab sofort besonders zu beachten ist.

Struktur der Verfahren

Jedes Verfahren wird in verschiedene Abschnitte strukturiert.

Das war auch in der aktuellen Fassung der Veröffentlichungen so. Bei einer Bekanntmachung gemäß der RL 2012/24/EU gab es:

• Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
• Abschnitt II: Gegenstand
• Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
• Abschnitt IV: Verfahren
• Abschnitt VI: Weitere Angaben

Auch bei den eForms-DE gibt es eine vergleichbare Strukturierung, allerdings ohne die bisher gewohnte Numerierung. Für eine Bekanntmachungen nach RL 2012/24/EU ist diese:

• Vertragspartei und Dienstleister
• Verfahren
• Posten
• Ändern (nur, wenn bereits eine Veröffentlichung verschickt wurde)
• Organisationen

Die Hauptbereiche sind dabei die Bereiche Verfahren und Posten.

Der Bereich Verfahren gliedert sich in:

• Zweck
• Ausschreibungsbedingungen
• Verfahren
• Losverteilung

Der Bereich Posten (Los) gliedert sich in

• Ausschreibungsverfahren
• Ausschreibungsbedingungen
• Angaben zur Einreichung
• Überprüfung

Bei jedem Verfahren gibt es mindestens einen Bereich Posten (Los). Bei Verfahren mit Losen gibt es für jedes Los einen Bereich Posten (Los).

Verfahren ohne Lose

Die weitreichenste Änderung bei den eForms-DE ist das Vorgehen bei Verfahren ohne Lose.

Neu ist, dass jetzt jedes Verfahren als ein Verfahren mit Losen abgebildet wird, es gibt deshalb immer mindestens ein Los.

Diese neue Struktur führt allerdings dazu, dass es vor allem bei Verfahren OHNE Lose Angaben gibt, die doppelt einzugeben sind, das betrifft u.a.:

• Daten der Vergabe, wie: Interne Kennung, Titel, Beschreibung, Art des Auftrags, Geschätzter Wert ohne MwSt.
• CPV-Klassifizierung
• Angaben zum Erfüllungsort

Einige dieser Angaben sind Pflichtangaben und deshalb sowohl im Bereich Verfahren als auch im Bereich Posten zu füllen. Das führt damit an einigen Stellen zu Doppelteingaben.

Das es sich bei den meisten dieser Angaben aber um Angaben handelt, die bei B_I MEDIEN bereits auf der Basisdaten-Seite erfasst werden, sind diese Felder in der Regel vorausgefüllt.

Verfahren mit Losen

Bei einem Verfahren mit Losen muss der Bereich Posten (Los) für jedes Los angelegt werden.

Haben Sie das Verfahren in B_I MEDIEN bereits mit der entsprechenden Anzahl Lose angelegt, wird dieser Bereich dementsprechend häufig in der Veröffentlichung erstellt. Auch hier werden die Daten vorgefüllt, die auf der Basisdaten-Seite im Abschnitt Lose eingetragen wurden.

Wie bei der Umstellung im Jahr 2016 wurde auch jetzt wieder Angaben in den Bereich Posten (Los) verschoben, die bisher nur einmal vorhanden waren und ab jetzt also für jedes Los anzugeben sind. Das ist aus unserer Sicht einerseits positiv, anderseits auch mit Mehrarbeit verbunden.

Positiv anzumerken ist, dass die Fristen, wie beispielsweise die Fristen für der Einreichung der Angebote bzw. Teilnahmeanträge, die Öffnung und die Bindefrist, jetzt für jedes Los angegeben werden. Damit wurden Unsicherheiten beseitigt, die in der Vergangenheit bei unterschiedlichen Termine für die Lose auftraten.

Andere Angaben, wie z.B. die Nachprüfstelle musste bisher nur einmal angegeben werden, jetzt wird sie für jedes Los erneut erfasst. Auch deshalb wurde der Bereich Organisation eingerichtet und das Erfassung der Adresse, wie nachfolgend beschrieben, geändert.

Adressen

In der Veröffentlichung relevante Adressen sind jetzt im separaten Bereich der Veröffentlichung – im Bereich „Organisationen“ zu erfassen. Dieser Bereich befindet sich am Ende jeder Veröffentlichung.

In der Eingabemaske wird nur über die der Organisation zugeordnete Org-Nummer Bezug auf die Adresse genommen.

In der erstellten Veröffentlichungsansicht wird dann die Org-Nummer durch die Offizielle Bezeichnung ersetzt.

Die im Bereich „Organisationen“ erfasste Adresse wird am Ende der Veröffentlichung im Abschnitt: 8 Organisationen aufgelistet.

Adresse bei B_I MEDIEN

Aktuell ist es nicht möglich, auf die Adressen im Adressbuch in der Verwaltung zurückzugreifen.

Deshalb wird nur die Adresse des Auftraggebers (Beschaffer) in die Veröffentlichung automatisch übergeben. Diese wird explizit auf der Basisdaten-Seite angegeben und damit eindeutig für die erstellte Vergabe definiert.

Bei den anderen Adressen, die bereits im Adressbuch erfasst sind, ist das aktuell nicht möglich. Sie müssen diese deshalb bei jeder Veröffentlichung neu erfassen.

Adress-Angaben

Für die Eingabe einer Adresse sind nicht alle Angaben verpflichtend, aber anzugeben sind immer:

• Offizielle Bezeichnung
• Registrierungsnummer
• PLZ und Ort des Sitzes
• Nuts-3-Code und Land
• E-Mail-Adresse der Kontaktstelle
• Telefon der Kontaktstelle

Neu ist die Registrierungsnummer. Sie ist immer anzugeben. Sie dient als eindeutige Identifikationsnummer der Adresse.

Mögliche Angaben sind hierfür:

• Leitweg-ID (empfohlen),
• Wirtschafts-Identifikationsnummer,
• Umsatzsteuer-ID,
• ein Registereintrag

Ist keine dieser Identifikationsnummern verfügbar oder bekannt, kann stattdessen eine Telefonnummer der Organisation eingetragen werden. Diese sollte dann das folgende Format haben:

t:0431535920

Als Präfix "t:", dann die Vorwahl gefolgt von der Nummer (ohne Sonderzeichen und ohne Leerzeichen) angeben.

Adressen in der Bekanntmachung

Folgende Organisationen (Adressen) können, hier am Beispiel der Bekanntmachungsveröffentlichung, angegeben werden.

Pflichtangaben sind:

• Beschaffer (Auftraggeber)
• Überprüfungsstelle (Rechnungsprüfung)

Optionale Angaben sind:

Weitere Informationsstellen:

• Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt
• Organisation, die Unterlagen bereitstellt

Prüfungs-/Schlichtungsstellen:

• Organisation, die Überprüfungsinformationen bereitstellt
• Schlichtungsstelle

Allgemeine Auskunftsstellen:

• Auskunftsgeber für Steuervorschriften
• Anbieter von Informationen zum Umweltrecht
• Anbieter von Informationen zum Arbeitsrecht

Die weiteren Informationsstellen sollen Interessenten und Teilnehmern die Möglichkeit geben, mit dem Beschaffer Kontakt aufzunehmen, wenn nicht alle Daten elektronisch bereitgestellt werden können. Diese Angaben sind optional und sollten nur dann angegeben werden, wenn das Verfahren nicht elektronisch durchgeführt wird.

Prüfungs-/Schlichtungsstellen sind ergänzende Stellen, die auch in der bis 25.10.2023 geltenden Veröffentlichung angegeben werden konnten (Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren und Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt). Sie waren auch hier keine Pflichtangaben und wurden meist nicht gefüllt.

Die allgemeinen Auskunftstellen zum Steuer-, Umwelt- oder Arbeitsrecht habe jetzt wieder Eingang in die Veröffentlichung gefunden, nachdem Sie seit 2016 nicht abgefragt wurden. Auch sie sind optionale Angaben und müssen nicht gefüllt werden.