Ausschreibung Lieferleistung Hardware in Potsdam

VO: UVgO
Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
Bekanntmachung
Zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle
Bezeichnung Text freischaltenLandeshauptstadt Potsdam
Postanschrift Text freischaltenFriedrich-Ebert-Str. 79/81
Ort 14469 Potsdam
eMail Text freischaltenzentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de
URL Text freischaltenwww.potsdam.de
Zuschlag erteilende Stelle
die zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen
Elektronisch über diese Vergabeplattform: Text freischaltenhttps://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHJ5D
Postalische Angebote oder Teilnahmeanträge sind nicht zugelassen
Bereitstellung der Vergabeunterlagen
Elektronisch über diese Vergabeplattform: Text freischaltenhttps://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHJ5D/
documents
Art und Umfang der Leistung
Gegenstand der Vergabe ist die Überlassung und Einführung eines CRM-Systems für die Wirtschaftsförderung der Landeshauptstadt Potsdam (LHP). Zudem wird ein verlässlicher Partner für die Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft des
Systems gesucht, der im Rahmen optionaler Abrufe Anpassungsleistungen vornimmt.
Es wird somit ein Dienstleister (Auftragnehmer) gesucht, der im Auftrag der LHP (Auftraggeber) in der Projekt- und in der
Betriebsphase die folgenden Leistungen übernimmt:
- Softwareüberlassung
- Konzeption und Dokumentation
- Anpassung, Customizing und Konfiguration
- Durchführung von Schulungen
- Projektmanagement
Es wird von folgendem Mengengerüst ausgegangen:
- 20 Nutzer*innen
- davon 2 Administratoren
- bis zu 5 weitere Nutzer*innen können als optionale Leistung abgerufen werden
Die Leistungen bis zur Abnahme sind zu einem Pauschalfestpreis zu erbringen. Die Herstellung der Betriebsbereitschaft erfolgt als Werkleistung.
In der Betriebsphase (Leistungen nach der Abnahme) sind für eine Vertragslaufzeit von 48 Monaten die folgenden Leistungen zu erbringen:
- Softwarepflege
- Optionale Leistungen
Die optionalen Leistungen setzen sich wie folgt zusammen:
Es muss ein Dienstleistungskontingent für maximal 10 Dienstleistungstage für die Vertragslaufzeit von 48 Monaten angeboten
werden.
Diese Dienstleistungskontingente sollen u. a. für Customizing des Systems und Change Requests verwendet werden. Dazu
gehören:
- Layout-Anpassungen von Frontend- und Backendsystemen,
- Konfiguration und Anpassungen von Formularen (inkl. Feldern und Logik),
- Bereitstellung von Schnittstellen,
- Anpassung von bestehenden Funktionen und
- Erstellung von neuen System- und Programmfunktionen (inkl. Applikations- und Datenbanklogik).
Funktionale Anforderungen:
Durch das CRM-System sollen die bestehenden Prozesse in der Wirtschaftsförderung vereinfacht, digitalisiert und
benutzerfreundlicher werden. Es soll als zentrales System durch die Mitarbeitenden genutzt werden, um deren Prozesse optimal
zu begleiten und umzusetzen.
Im Kapitel 3.1 der Leistungsbeschreibung werden die Prozesse beschrieben sowie dazugehörige MUSS-Kriterien aufgelistet und
im Anhang A (Prozesssteckbriefe) ausführlich dargestellt. Bewertbare, zusätzliche Anforderungen sind im Anforderungskatalog
(Anhang B) beschrieben. Der Anforderungskatalog ist Basis für die Pflichtenheftphase.
Rahmenbedingungen IT-Infrastruktur:
Derzeit nutzt die Wirtschaftsförderung die MS Office Anwendungen Outlook, Word und Excel.
Die IT-Architektur setzt virtualisierte Server auf Basis von VMware sowie die weitgehende Homogenität der Serversysteme
auf Basis von Microsoft Server-Betriebssystemen ein. Die Speichersysteme sind überwiegend in einer zentralen Infrastruktur
zusammengefasst. Zur Sicherstellung des Schutzbedarfes werden Kommunikationsbeziehungen innerhalb der Architektur sowie
zu anderen Systemen dediziert über Firewalls freigeben.
Die LHP betreibt ein Rechenzentrum im Eigenbetrieb.
Technische Anforderungen:
Es wird davon ausgegangen, dass für die Nutzung des Systems Client- und Server-Komponenten erforderlich sind. Die Client-
Komponenten stellen das Frontend für die Endnutzer dar (Mitarbeitende der Wirtschaftsförderung), während die Server-
Komponenten das Backend mit Geschäftslogik und Datenhaltung darstellen.
Der Betrieb des Systems erfolgt in der Systemumgebung der LHP.
Das System muss so dimensioniert sein, dass ein performanter und unterbrechungsfreier Betrieb rund um die Uhr (24/7) möglich
ist. Die Hauptnutzung erfolgt zu folgenden Zeiten: Mo - Fr von 06:00 - 20:00 Uhr.
Der Auftragnehmer muss im Rahmen einer Servicevereinbarung (SLA) den Auftraggeber bei Problemen unterstützen. Die genaue
Beschreibung der Leistungen erfolgt im Kapitel 10 der Leistungsbeschreibung.
Folgende Vorgänge und Ereignisse sind gesondert im System unter Angabe des Zeitpunktes und des Nutzenden zu protokollieren:
- Systemmeldungen
- Import/Export von Daten über die definierten Schnittstellen
- Ein-/Ausloggen von Nutzenden
- Veränderungen der Systemeinstellungen
- jeder Bearbeitungsschritt innerhalb eines Vorgangs
Der Zugriff auf die protokollierten Informationen muss mit Hilfe des Rollen- und Berechtigungskonzeptes beschränkt und gesteuert
werden.
Für die Nutzung des Systems durch die Nutzenden sind keine Administrationsrechte auf dem unterliegenden Betriebssystem
erforderlich.
Das System muss die Nutzung von Antivirensoftware auf dem Betriebssystem des Clients und des Servers ermöglichen.
Durch den Import von Daten über Schnittstellen des Systems dürfen die Systemperformance und Antwortzeiten anderer Funktionen
nicht beeinflusst werden, so dass weiterhin ein effizientes Arbeiten mit dem System möglich ist.
Ferner sind diverse Schnittstellenanbindungen gem. Kapitel 5.3 der Leistungsbeschreibung vorzusehen.
Qualitätsanforderungen:
Das System muss in den wesentlichen Konfigurationen editierbar sein.
Die Bedienoberfläche spielt für die Nutzung eines Tools innerhalb der LHP mit verschiedenen Endanwender-Gruppen eine
essenzielle Rolle. Die Bedienelemente müssen zum Anwenderkreis passen und müssen sich diesen ohne größere Erklärungen
intuitiv erschließen.
Geplante Wartungsfenster müssen im System bereits im Vorfeld anzukündigen sein. Die Nutzer*innen werden an gut sichtbarer
Stelle 72 Stunden vorher beim Zugriff auf das System über das Wartungsfenster informiert.
Während geplanter Wartungen muss das System den Nutzer*innen den Zugriff auf das System verweigern.
Der Zeitraum für Wartungen wird stets mit dem Auftraggeber abgestimmt und nur in beiderseitiger Übereinkunft des Termins
durchgeführt.
Weitere Qualitätsanforderungen sind Kapitel 6 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Anforderungen an das Personal:
Der Auftragnehmer benennt namentlich und verbindlich nach der Zuschlagserteilung eine*n Ansprechpartner*in als Single Point of Contact.
Es müssen folgende Erfahrungen sowie fachliche und methodische Kompetenzen abgedeckt werden:
- umfassendes Wissen über Aufbau sowie Zusammenwirkung und Funktionsweisen von IT-Architekturen
- anwendungsbereites Wissen über den Einsatz aktuellster Technologien, methodisches Knowhow bezüglich ITIL und gängigen
Projektmanagement Methoden
Der/die Ansprechpartner*in muss die deutsche Sprache verhandlungssicher (Ausschlusskriterium) beherrschen.
Eine Arbeitnehmerüberlassung erfolgt im Zusammenhang mit diesem Verfahren nicht.
Installation und Konfiguration:
Der Auftragnehmer führt die Installation des Systems in der IT-Umgebung der LHP selbständig durch.
Im Rahmen der Konfiguration werden alle projektbezogenen Anpassungen (Customizing) durch den Auftragnehmer vorgenommen
und dokumentiert.
Schulungen:
In den Schulungen wird das System inklusive aller spezifischen Anpassungen für die LHP vorgestellt. Dies beinhaltet auch die
Erstellung und Bereitstellung von Schulungsunterlagen in deutscher Sprache. Diese müssen den Inhalten der jeweils gültigen
Softwareversion angepasst sein und den Bedürfnissen der geschulten Nutzerrolle entsprechen. Alle in der Software definierten
Kernprozesse und -funktionen sind in den Schulungsunterlagen zu dokumentieren. Jeder Schulungsteilnehmende erhält ein Stück
Schulungsunterlagen (digital oder alternativ Papierform).
Die erforderlichen Räumlichkeiten und Arbeitsplätze werden durch den Auftraggeber bereitgestellt. Die Lizenzen - sofern nicht
durch die abgeschlossene Lizenzvereinbarung abgedeckt - muss der Auftragnehmer bereitstellen.
Die Aufwände und die genauen Inhalte der jeweiligen Schulungen werden im Vorfeld mit dem Auftraggeber festgelegt. Weiterhin
werden vor jeder Schulung in Abstimmung mit dem Auftragnehmer die Teilnehmerzahl und der genaue Schulungsort (vor Ort oder
remote) festgelegt. Die Abrechnung erfolgt pauschal je geleisteter Schulung. Vor- und Nachbereitungen sowie Reisekosten/-zeiten
und die Erstellung/Bereitstellung der Schulungsunterlagen sind in den Preis einzukalkulieren.
Initialschulung: Der Auftragnehmer führt Schulungen initial für die in 1.2 der Leistungsbeschreibung genannten Endanwender*innen
getrennt nach Benutzerrolle durch. In der Schulung für die Administratoren werden alle notwendigen Informationen für den
sicheren und stabilen Betrieb des Systems übermittelt.
Weitere Schulungen: Auf Abruf können maximal 5 weitere Schulungen während der Vertragslaufzeit beauftragt werden.
Integrationsprojekt:
Mit Beginn des Projektes benennen die LHP und der Auftragnehmer jeweils einen/eine Projektleiter*in (inkl. Stellvertreter*in), die
alle die in ihrem Verantwortungsbereich erforderlichen Entscheidungen herbeiführen und jeweilige Zuarbeiten koordinieren.
Der/die Projektleiter*in des Auftragnehmers muss für das Projekt kurzfristig und mit ausreichender Zeit verfügbar sein.
Wird der/die Projektleiter*in des Auftragnehmers ausgewechselt, so hat der Auftragnehmer für eine vollständige Übergabe der
erforderlichen Informationen und Unterlagen zu sorgen.
Einarbeitungszeiten des auftragnehmerseitig ausgewechselten Personals fallen in die Risikosphäre des Auftragnehmers und sind
ggü. dem Auftraggeber nicht abrechenbar. Sämtliche anfallenden Kosten betreffend der Projektsteuerung/Projektkoordinierung
sind in den Pauschalpreis zu inkludieren.
Der Auftragnehmer bereitet jede Projektbesprechung in Abstimmung mit dem/der Projektleiter*in des Auftraggebers mit einer
Tagesordnung vor, in der auch der Teilnehmerkreis genannt ist. Über jede Projektbesprechung führt der Auftragnehmer ein
Protokoll nach dem Ergebnislistenverfahren, dass er innerhalb einer Woche nach Projektbesprechung den Beteiligten zustellt.
Der Auftragnehmer erstellt monatlich einen Statusbericht über den Projektfortschritt sowie über aufgetretene Probleme und Risiken.
Der Auftragnehmer muss in der Pflichtenheftphase sein präferiertes Vorgehensmodell zur Erfüllung der angegebenen Zeitplanung
vorstellen. Falls möglich, kann der Auftragnehmer die geplanten Implementierungsphasen optimieren, um schneller die erfolgreiche
Inbetriebnahme der Lösung zu erreichen. Das Vorgehensmodell ist zum Projektstart (Kick-Off) vorzulegen und vorzustellen.
Zeitplan für die Projektumsetzung:

1 Pflichtenheftphase (Umsetzung bis einen Monat nach Zuschlagserteilung)

2 Implementierungsphase (Umsetzung bis drei Monate nach Zuschlagserteilung)

3 Testphase (Umsetzung vier Wochen nach Abschluss Implementierungsphase)

4 Schulungsphase (Umsetzung zwei Wochen nach Abschluss Testphase)