Öffentliche Ausschreibung in Potsdam

Ö-LText freischalten-273-119-26: Digitalisierung historischer Heimatkalender
VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
Zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle
Bezeichnung Text freischaltenLandeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement
Postanschrift Friedrich-Ebert-Str.79/81
Ort 14469 Potsdam
TelefonText freischalten +49 331289-0
E-Mail Text freischaltenzentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de
URL Text freischaltenhttps://www.potsdam.de/de
Zuschlag erteilende Stelle
die zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen
Elektronisch über diese Vergabeplattform: Text freischaltenhttps://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHNQ7
Postalische Angebote oder Teilnahmeanträge sind nicht zugelassen
Bereitstellung der Vergabeunterlagen
Elektronisch über diese Vergabeplattform: Text freischaltenhttps://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHNQ7/documents
Art und Umfang der Leistung
Im Rahmen eines Projektes sollen die historischen Heimatkalender aus dem Erscheinungszeitraum 1902 bis 1942, die zur
Sammlung Brandenburgica der Stadt- und Landesbibliothek (SLB) Potsdam gehören, digitalisiert werden.
Die Digitalisierungsmaßnahme hat einen geschätzten Leistungsumfang von ca. 66.330 Images, was sich aus dem Gesamtumfang
an Seiten der Heimatkalender aus den Jahren 1902 bis 1942 ableitet.
Das geschätzte Seitenvolumen ist lediglich eine prognostische Richtgröße für den Auftragnehmer (AN) und beruht auf
Schätzungen. Das angegebene Seitenvolumen stellt daher keine Auftragsgarantie dar.
Die Heimatkalender wurden im fachlich genannten Oktav-Format herausgegeben.
Bei allen aufgeführten Leistungen hat der AN Folgendes abzusichern:
a. die ordnungsgemäße Leistungserbringung gemäß "Stand der Technik"
b. die Einhaltung der Lieferfristen;
c. die Gewährleistung von sicheren Transport- und Lagerungsmöglichkeiten für die zu digitalisierenden Zeitschriften;
d. die Abholung und Rücklieferung des Bestandes.
- Transport:
Da es sich um fragile und wertvolle Originale handelt, sollte der Text freischaltenTransportweg eine Zeitspanne von 1,5 Stunden nicht überschreiten.
- Scannen:
Das Erzeugen der Images muss unter Verwendung hochwertiger Aufsicht-Scanner mit ausreichend hoher Qualität erfolgen:
Auflösung: 300 dpi
Farbtiefe: 24 Bit
Dateiformat: TIFF unkomprimiert
- Indexierung:
Die Indexierung erfolgt nach Vorgaben des Auftraggebers. Erforderlich sind Metadaten wie Veröffentlichungsdatum, Zeitungstitel,
Seitennummer, Datum und Verlag.
- OCR-Volltexterkennung Fraktur:
In Vorbereitung für die Generierung von recherchefähigen Dateien soll die OCR (Optical Character Recognition) von Fraktur-Texten
ohne manuelle Nacharbeit gewährleistet sein.
Hierfür sind zwei Arbeitspakete notwendig:

1 Generierung von ALTO-XML-Dateien je Seite für den Import der OCR-Informationen in die Kitodo-Instanz

2 Generierung von recherchefähigen Multipage-PDF/A-Dateien je Ausgabe mit hinterlegtem Suchtext.

- Qualitätskontrolle:
Der AN gewährleistet eine hohe Qualitätskontrolle und ergreift bei Bedarf Gegenmaßnahmen. Hierzu gehört eine regelmäßige
Überprüfung der gescannten Bilder auf Unschärfen, Verzerrungen oder andere Mängel. Der AN nimmt laufend einen Vergleich der
digitalisierten Dateien mit den Originalen zur Sicherstellung der Genauigkeit und Vollständigkeit. Eine Prüfung der Qualität seitens
des AG erfolgt nach dem Import in Kitodo aber noch vor der Rückführung der Kalender. Bei festgestellten Mängeln ist ein Neuscan
erforderlich.
- Import in die "Kitodo.Production" - Instanz der SLB Potsdam:
Der AN erhält Zugangsdaten zur Kitodo-Instanz der SLB und legt Vorgänge je Heimatkalender in Kitodo.Production an. Nach
Fertigstellung der Digitalisate werden die digitalen Daten (TIFF und XML) den entsprechenden Vorgängen zugeordnet und online
ins System übertragen. Die Indexierung bzw. die notwendige Meta- und Strukturdatenerfassung erfolgt dann online im System.
- Rückführung der Vorlagen, Übergabe der Digitalisate:
Der AN stellt die sichere und ordnungsgemäße Rückführung der originalen Heimatkalender an ihren Ursprungsort, die SLB
Potsdam, sicher.
Haupterfüllungsort
Bezeichnung Stadt- und Landesbibliothek Potsdam
Postanschrift Am Kanal 47
Ort 14467 Potsdam
Ergänzende / Abweichende Angaben
zum Haupterfüllungsort
Der Ort für Abholung und Rücklieferung ist:
Stadt- und Landesbibliothek Potsdam
Am Kanal 47
14467 Potsdam
Die Ausführung der Leistungen erfolgt in den Werkstätten des Auftragnehmers.
Ausführungsfristen
Bestimmungen über die Ausführungsfrist
Der Leistungszeitraum beginnt nach erfolgter Zuschlagserteilung. Die Leistung soll
schnellstmöglich, jedoch bis spätestens 31.10.2026 vollzogen sein.
Zuschlagskriterien
Niedrigster Preis
Nebenangebote
Nebenangebote werden nicht zugelassen.
Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: Nein
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Sofern nichts anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung mit Angebotseinreichung ausreichend. Mit dem Angebot
sind einzureichen:
- Formblatt 4.6 Referenzen: Eigenerklärung über mindestens 2 abgeschlossene unternehmensbezogene geeignete Referenzen aus
den letzten 3 Jahren (rückwirkend ab Ende der Angebotsfrist), die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand nach Art und Umfang
vergleichbar sind:
Als vergleichbar gelten Aufträge zum Scannen historischer Dokumente mit einem Auftragswert von mindestens 20.000 EUR (brutto)
je Referenz. Bei den Referenzaufträgen muss die Software Kitodo für den Import verwendet worden sein.
Hinweis:
Es werden auch Referenzen berücksichtigt, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch nicht abgeschlossen sind, in denen
jedoch bis zur Abgabe des Angebotes die wesentlichen, mit dem hiesigen Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen,
erbracht wurden.
- Formblatt 4.3 (sofern einschlägig) Eigenerklärung über Unteraufträge /Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe):
Es sind Angaben zu tätigen, welche Teile des Auftrags das Unternehmen, unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben
beabsichtigt bzw. welche Kapazitäten anderer Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe beabsichtigt sind in Anspruch zu
nehmen.
Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind einzureichen:
- Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (sofern einschlägig) (Formular 4.4).
- Sofern eine Nachunternehmerschaft vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des Nachunternehmers
sowie deren Erklärung zu §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1) beizulegen (sofern einschlägig).
Sonstige
Sofern nichts anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung ausreichend.
Sonstiges I.:
(1) Formblatt 4.1: Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 ff. GWB. Im Falle einer
Bietergemeinschaft muss die Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 ff. GWB von jedem Mitglied
der Bietergemeinschaft vorgelegt werden.
(2) Formblatt 5.3: Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz.
(3) Formblatt 4.2 (sofern einschlägig): Eigenerklärung der Bietergemeinschaft, dass der bezeichnete bevollmächtigte Vertreter
die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber im Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung bei der Durchführung des
Vertrages rechtsverbindlich vertritt; der bevollmächtigte Vertreter darf, mit uneingeschränkter Wirkung, für jedes Mitglied Zahlungen
annehmen und alle Mitglieder haften für die Erfüllung des Vertrages als Gesamtschuldner.
Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind einzureichen:
(4) Formblatt 5.4 (sofern einschlägig): Vereinbarung zwischen dem Bieter/Auftragnehmer/Nachunternehmer/Verleiher von
Arbeitskräften und (ggf. weiteren) Nachunternehmern oder Verleihern zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem
Brandenburgischen Vergabegesetz.
Sonstiges II.:
- Angaben zur Abfrage von Eintragungen aus dem Wettbewerbsregister: Der Auftraggeber wird für den/die Wirtschaftsteilnehmer,
auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister gem. § 6 WRegG bei der
Registerbehörde anfordern. Bewerber/Bieter aus anderen Mitgliedsstaaten haben daher auf Anforderung des Auftraggebers einen
vergleichbaren Nachweis nach Maßgabe der Rechtsvorschriften ihres Herkunftslandes vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich
vor, für den/die Wirtschaftsteilnehmer, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, zusätzlich einen Auszug aus dem
Gewerbezentralregister gem. § 150a Abs. 1 Nr. 4 GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern. Die vorgenannte Verfahrensweise
gilt entsprechend.
- 5.5 Bewerbungsbedingungen
- Informationsblätter (Verträge, Vergaben)
- Antidiskriminierungsverpflichtung
Schlusstermin für den Eingang der Angebote 12.05.2026 um 10:00 Uhr
Bindefrist des Angebots 30.06.2026
Zusätzliche Angaben
Elektronisches Angebot:
Die elektronische Angebotsabgabe ist über den Projektraum zum Verfahren auf der elektronischen Plattform "Vergabemarktplatz
Brandenburg" vorzunehmen. Voraussetzung ist eine Registrierung als Nutzer und Freischaltung des Projektraumes. Nähere Details
dazu finden sich unter Text freischaltenhttp://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/. Bei elektronischer Übermittlung in Textform ist der
Bieter und die natürliche Person, die die Erklärung abgibt, zu benennen; falls vorgegeben, ist das Angebot mit der geforderten
Signatur zu versehen. Das elektronische Angebot ist mit den Anlagen bis zum Ende der Angebotsfrist über die Vergabeplattform
der Vergabestelle zu übermitteln. Eine Angebotsabgabe per Mail ist nicht zulässig.
(1) Die Kommunikation infolge von Bieterfragen, über sonstige Änderungen o.ä. erfolgt ebenfalls über den Vergabemarktplatz,
so dass sich die Bieter fortlaufend selbst über den Text freischaltenVergabemarktplatz zum Verfahren, den Stand der Vergabeunterlagen, sowie
etwaige Änderungen informieren müssen. Die kostenlose Registrierung zur Teilnahme am Verfahren wird daher empfohlen, da
dann der registrierte Bieter automatisch über Änderungen bzw. Nachrichten der Vergabestelle informiert wird. Auch können im
Verfahren Nachrichten an die Vergabestelle gesendet werden.
(2) Sollte sich im Vergabeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, der der Bekanntmachungspflicht unterliegt,
erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Angebotsfrist über weitere
Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren. Bei Registrierung zum Verfahren auf dem Text freischaltenVergabemarktplatz erfolgt
jedoch ebenfalls eine automatische Benachrichtigung über eine Bekanntmachungsänderung oder weitere Bekanntmachungen.
(3) Für die Erstellung von Angeboten sind zwingend die vom Auftraggeber über den Text freischaltenVergabemarktplatz in den Vergabeunterlagen
bereit gestellten Vordrucke/Formulare zu verwenden. Änderungen an diesen Vordrucken/Formularen sind - soweit nicht durch den
Auftraggeber explizit zugelassen - unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots. Im Übrigen gelten die weitergehenden
Anforderungen und Konkretisierungen in den Vergabeunterlagen.
(4) Beteiligt sich eine Gruppe von: Wirtschaftsteilnehmern als Bietergemeinschaft am Verfahren oder wird auf Kapazitäten
und Leistungen Dritter (z. B. Nachunternehmer) zum Nachweis der Eignung oder zur Erfüllung der ausgeschriebenen
Leistungsanforderungen zurück gegriffen, sind die Einzelheiten bezüglich der Voraussetzungen sowie den von diesen
einzureichenden Nachweise und Erklärungen den veröffentlichten Vergabeunterlagen zu entnehmen.
(5) Bei der Erarbeitung und Übersendung des Angebots ist zudem Folgendes zu beachten: