Ausschreibung Lieferleistung Hardware und Software in Rathenow

DI-ZVSt-MK-01/2026: Bereitstellung und Implementierung einer Verwaltungssoftware.
Bekanntmachung einer geplanten Vergabe
Art der Ex-ante-Bekanntmachung
Art der Ex-ante-Bekanntmachung Binnenmarktrelevanz
Verfahrensart Verhandlungsvergabe (formal) / UVgO
Auftraggeber Text freischaltenLandkreis Havelland - Der Landrat - Platz der Freiheit 1 14712 Rathenow Land DE Kontaktstelle Dezernat I, Zentrale Vergabestelle
Zu Händen von Text freischaltenHerr Hansen E-Mail Text freischaltenvergabestelle@havelland.de
Hauptadresse (URL)
Leistungsbeschreibung
Art und Umfang der Leistung
Der Landkreis Havelland beabsichtigt die Beschaffung einer Verwaltungssoftware.
Die Leistung soll in einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb nach
der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) ausgeschrieben werden.
Es handelt sich bei dieser Veröffentlichung um eine Information, die geeignete
Unternehmen zum Anlass nehmen können, ihr Interesse an der Teilnahme am
Vergabeverfahren zu bekunden.
Inhalt:
Konsolidierung der Verwaltungssoftware (IT-Landschaft) durch Einführung
einer integrierten Gesamtlösung zur Ablösung von Insellösungen. Die
Maßnahme umfasst das Gebäude- und Raummanagement (unter anderem für
Besuchersteuerung und Hygienezyklen) sowie die rechtssichere Inventarisierung
von IT und Medizintechnik inklusive Wartungsüberwachung. Zudem soll das das
System ein Vertragsmanagement und ein integriertes Störungs-Ticketsystem
beinhalten.
Die Software muss mind. über die folgenden Module verfügen:
- Fuhrparkmanagement / Fahrzeugreservierung
- Ausleihverwaltung
- Liegenschaftsverwaltung
- Raumreservierung
- Schlüsselverwaltung
- Inventarisierung / Inventur
- Ticketmanagement
- Vertragsmanagement
Konkrete Mindestanforderungen an die Software sowie die entsprechenden
Module sind im Folgenden dargestellt.
Eine entsprechende Bewerbung ist bis spätestens zum 12.02.2026, per E-Mail an
Text freischaltenvergabestelle@havelland.de zu richten.
Folgende Unterlagen sind beizufügen:
A. Eigenerklärung zu den §§ 44/45 VgV (ein entsprechendes Formblatt wird auf
Anfrage zur Verfügung gestellt)
B. Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis
auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung
C. nachgewiesene Erfahrungen in Form von mind. 3 Referenzen (ein
entsprechendes Formblatt wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt)
Referenzen nach § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV:
Der Bieter bzw. Interessent benennt mindestens drei geeignete Referenzen,
bei denen eine Verwaltungssoftware in einer öffentlichen Verwaltung oder
vergleichbaren öffentlichen Institutionen in vergleichbarer Art und Weise umgesetzt
bzw. implementiert wurde.
Folgende Angaben sind zu machen: durchgeführte (Dienst-)Leistung,
Leistungszeitraum, Bezeichnung des Auftraggebers (zuständiger Bereich,
Kontaktdaten, ggf. Name), Auftragswert, Art und Umfang der erbrachten
Leistungen unter Nennung der Hauptaufgabe der Leistungsbeschreibung sowie
welche Module die implementierte Software beinhaltete.
D. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123
und 124 GWB
(ein Muster der Eigenerklärung kann auf Anfrage bereitgestellt werden)
E. Leistungsprofil der Software aus dem die Erfüllung aller Mindestanforderungen
ersichtlich ist (z.B. Informationsbroschüre oder Datenblatt)
Sollten Interessenten bis voraussichtlich zum 13.02.2026 keine entsprechende
Anfrage zur Angebotsaufforderung erhalten haben, wurden sie nicht berücksichtigt.
Ein Anspruch auf Einbeziehung in das Vergabeverfahren besteht nicht.
Die Einrichtung der Software erfolgt durch den Auftragnehmer in enger
Abstimmung mit dem Landkreis Havelland.
Der Auftragnehmer übernimmt die vollständige Erstkonfiguration des Systems,
einschließlich der Implementierung der gewünschten Funktionen, der Integration in
bestehende IT-Strukturen.
Darüber hinaus ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Landkreis Havelland
während der Einrichtungsphase fachlich zu begleiten, technische Fragen zu klären
und Schulungen oder Einweisungen bereitzustellen, sofern dies für den Betrieb
und die spätere Pflege der Software erforderlich ist.
Folgende Mindestanforderungen bzw. Leistungen (*) müssen erfüllt / erbracht
werden:
Allgemeine Mindestanforderungen:

1. Client-Server-System mit uneingeschränkter Netzwerkfähigkeit

2. Kompatibilität zu Microsoft Windows Betriebssystemen (Client/Server):

Windows
ServerText freischalten 2019/2022/2025Windows 11 (64 Bit)

3. Kompatibilität zu "Exchange Server 2016 und Exchange Server SE" von

Microsoft

4. Kompatibilität zu Officeprodukten von Microsoft:

für die Microsoft Support
gewährt (mind. 2024-Version)

5. einheitliche Software, Webanwendung:

Module (mind.): Fuhrpark,
Inventarisierung, Ausleihverwaltung, Liegenschaftsverwaltung. Raumverwaltung,
Schlüsselverwaltung und Gebäudemanagement, Vertragsmanagement
- Erweiterungen möglich

6. Datenübernahme durch Konvertierung:

u.a. mind. im Format excel, word, PDF,
csv

7. Benachrichtigungen per E-Mail und In-Software

8. Schnittstellen:

mind. zu ICS, Epay, enaio, Newsystem, Tankkarten (z.B. DKV,
UTA, Zamik, OEST, Shell, Aral, Toll Collect, Total)

9. Rechteprofile:

individuelle Zuweisung von Bearbeitungs- und
Rechercheberechtigungen

10. LDAP-Anbindung

11. Pflege von benutzerspezifischen Daten ausschließlich über Active Directory

12. vollständige Einbindung in die bestehende Netzinfrastruktur:

Alle relevanten
Informationen aus dem vorhandenen Verzeichnisdienst (Active Directory) müssen
mit der Software synchronisierbar sein.

13. Mobile-Endgeräte-Optimierung:

Smartphone/Tablet

14. offene Lizenz:

keine Daten oder User-Limitierung

15. Upload von Bildern oder verschiedenen Dokumenten möglich:

z.B. KFZ- Brief,
Zulassungsbescheinigungen, Rechnungen, Bescheinigungen etc.
Mindestanforderungen Modul Fuhrparkmanagement / Fahrzeugreservierung:

16. Verwaltung von Fahrzeugen (allgemein), Fahrrädern, LKWs, Anhängern und

diversen anderen Fahrzeugarten

17. Planung und Dokumentation von Wartungs- und Inspektionsterminen:

inkl. Stammdaten (Kennzeichen, Fahrzeugart, Kilometerstand, etc.). diversen
Verträgen, Versicherungen, Steuern

18. Schnittstellen zur Erfassung von Tankdaten und Verbrauchsanalysen:

z.B. im
Format excel, word, PDF oder csv;
Erfassung des Kraftstoffverbrauchs sowie automatisierte Schnittstellen zu
Tankkartenherstellern (Personen, Fahrzeug & Flotten bezogen oder hauseigene
Tanksysteme)

19. Kostenanalyse und Berichtswesen zur Fahrzeugnutzung:

Erfassung des
Kraftstoffverbrauchs sowie automatisierte Schnittstellen zu Tankkartenherstellern
(Personen, Fahrzeug & Flotten bezogen oder hauseigene Tanksysteme)

20. Verwaltung von Fahrerzuweisungen und Berechtigungen:

Leasingverwaltung
mit Abprüfung in der KFZ-Reservierung nach Laufzeit-/Leistungs-Ende inklusive
Toleranzkilometer;
Prüfung des Führerscheins, Qualifikationen, Einweisungen und Unterweisungen

21. Erinnerungssystem für anstehende Prüfungen und Reparaturen

22. Erfassung der vollständigen Fahrzeugdaten:

Prüftermine HU, AU, UVV, SP,
TP, GP; Verbandskasten einschließlich Maske mit Intervallen

23. Zuordnung der Bedarfsstellen, Gebäude, Standort, Halter, Mitarbeiter, Fahrer

24. Differenzierung der Pool/Fahrzeugbuchungsvarianten

25. Freitextbemerkung

26. Erfassung von Garantiefällen, Unfällen, sonstige Kosten