Öffentliche Ausschreibung in Oranienburg

UVGOText freischalten-0361/2025-16: Einführung einer Schul-Management-Lösung
VO: UVgO Vergabeart: Ex ante Veröffentlichung (Binnenmarktrelevanz)
Angaben zum Auftraggeber
Bezeichnung Text freischaltenStadt Oranienburg, Der Bürgermeister
Kontaktstelle Zentrale Vergabestelle
Postanschrift Text freischaltenSchloßplatz 1
Ort 16515 Oranienburg
E-Mail Text freischaltenvergabestelle@oranienburg.de
URL Text freischaltenhttp://www.oranienburg.de
Art und Umfang der Leistung
Einführung, Betrieb und Nutzung einer digitalen Schul-Management-Lösung (Schulcloud) zur Unterstützung des schulischen
Unterrichts, der Kommunikation sowie der Organisation von Lerninhalten und Verwaltungsprozessen in 9 Grundschulen in
Oranienburg inkl. der Ortsteile.
Die Schulcloud soll als zentrale digitale Plattform dienen und umfasst u. a. folgende Funktionen:
- Bereitstellung und Austausch von Lernmaterialien
- Aufgabenverwaltung und Rückmeldung
- Kommunikation zwischen Lehrkräften, Schüler*innen und Erziehungsberechtigten
- Dateiablage und kollaboratives Arbeiten, Dokumente müssen durch zwei oder mehrere Personen zeitgleich bearbeitet werden
können
- Benutzer- und Rollenverwaltung
Die Verarbeitung erfolgt über Webbrowser und mobile Apps. Der Zugriff erfolgt über personalisierte Accounts.
Kategorien betroffener Personen:
- Schüler*innen (nachfolgend SuS benannt)
- Lehrkräfte (nachfolgend LuL benannt)
- Erziehungsberechtigte
- Administratoren (Support)
Kategorien personenbezogener Daten:
- Stammdaten (u. a. Name, Klasse, Schulzugehörigkeit)
- Zugangsdaten (Benutzerkennung, Login-Informationen)
- Kommunikationsinhalte (Nachrichten, Kommentare, Aufgaben)
- Lern- und Leistungsdaten (Abgaben, Bewertungen)
- Nutzungsdaten (Logfiles, Zeitpunkt der Nutzung, Geräteinformationen - sofern erforderlich und konfigurierbar)
Zweck der Verarbeitung:
Die Schulcloud dient der Verbesserung der Unterrichtsorganisation, der digitalen Zusammenarbeit sowie der sicheren Bereitstellung
von Lernmaterialien und Kommunikationswegen. Sie soll E-Learning sowie hybride Unterrichtsformen ermöglichen und die
organisatorischen Abläufe unterstützen.
Rechtsgrundlage:
- § 65 BbgSchulG (Verarbeitung von personenbezogenen Daten)
- Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse)
- optionale Funktionen (z. B. App-Nutzung, Video-Tools)
Beschreibung der eingesetzten Technologie / Dienstleister:
Die Schulcloud muss als lokale Cloud auf in den Schulen zur Verfügung stehenden Servern (12-16 Kerne, 128 GB RAM, zwischen
200 und 600 SuS) installiert und für LuL und SuS sowohl innerhalb der Schule, als auch von zu Hause aus erreicht werden
können. Der Dateizugriff muss auch von zuhause gesichert möglich sein. Die Schulcloud muss eine vollständige Domänenstruktur
zur Anbindung von Windows-Clients einschließlich der Serverdienste DNS, DHCP und RADIUS bereitstellen. Weiterhin muss sie
ein dynamisches Domain Name System (DDNS) beinhalten.
Die Schulcloud muss über einen Druckserver verfügen, der die Konfiguration von Druckkontingenten pro Nutzer oder Gruppe
ermöglicht. Dies soll zur Senkung der Druckkosten und des Papierverbrauchs beitragen.
Die Schulcloud muss über ein Mobile Device Management (MDM) verfügen, um die mobilen Geräte (Apple iPads) verwalten,
konfigurieren und im Falle von Verlust und Diebstahl auch orten zu können.
Sie muss zusätzlich über einen Messenger inkl. Datei-Transfer (z. B. PDF, Audio), ein Video-Konferenz-Tool und über einen
internen E-Mail-Server verfügen, der für LuL und SuS eigene E-Mail-Adressen erstellt und vergibt.
Die Schulcloud muss eine Softwareverteilung beinhalten, die die Verteilung von sowohl Software als auch Treiber ermöglicht. Die
Softwareverteilung darf nicht ausschließlich Image-basierend verlaufen, damit Clients, wenn nötig, auch täglich Updates erhalten
können. Sie muss zudem die Möglichkeit bieten, Installations-Templates für Räume oder Gruppen erstellen und zuweisen zu
können.
Die Schulcloud muss DSGVO konform und das anbietende Unternehmen nachweislich sowohl ISO 9001 als auch ISO 27001
zertifiziert sein. Jede Kommunikation muss ausschließlich über den Schulserver laufen. Gehostete Funktionen müssen in
Rechenzentren innerhalb der EU laufen. Der Datenschutz muss in allen Modulen, welche im System eingebunden sind, gegeben
sein. Auch bei Import/Exportfunktionen und Schnittstellen muss die DSGVO eigehalten werden. Persönlichkeitsrechte der LuL und
SuS müssen jederzeit geschützt sein. (Keinen Zugriff durch LuL auf private Inhalte (E-Mails, Dateien, etc.) ihrer SuS)
Das System muss sowohl durch einen Virenscanner als auch durch eine Firewall gesichert sein. Dateien müssen vor dem
Hochladen auf Viren geprüft werden. Weiterhin muss ein Internetfilter integriert sein, um jugendgefährdende Internetseiten zu
sperren. Dieser muss auch über Allow- und Deny-Listen gesteuert werden können.
Die Schulcloud muss die Möglichkeit bieten, den Zugriff mittels 2FA (mindestens TOTP-Basis) abzusichern.
Eine Weiterleitung von E-Mails an externe Empfänger muss über Domain-Whitelisting beschränkt werden können. Eine
datenschutzkonforme Trennung der Daten bei E-Mails, Chats und Messenger muss gewährleistet sein. Dies gilt für die
Kommunikation zwischen LuL, SuS und auch Eltern und weiteren Berechtigten Nutzern. Alle Verzeichnisse von Benutzern und
Gruppen müssen durch ein Berechtigungs- und Rollenkonzept geschützt und getrennt sein.
- Datenverarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb der EU
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO werden vom Anbieter garantiert
- Verschlüsselung von Transport- und gespeicherten Daten
- sicheres und konfigurierbares Rollen- und Rechtekonzept
Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit
Updates zur Sicherung der Schulcloud und der enthaltenen Anwendungen und Funktionen sollten in kurzen Intervallen geprüft und
installiert werden:
- für den Virenscanner erfolgt die Prüfung/Installation von Updates mind. 1 x wöchentlich oder bei Bedarf/Verfügbarkeit
- für den Internetfilter erfolgt die Prüfung/Installation von Updates mind. 1 x täglich oder bei Bedarf/Verfügbarkeit
- Systemupdates sowohl für das System als auch für die Anwendungen im System werden täglich geprüft und installiert.
Die Installation erfolgt, wenn möglich, immer außerhalb der Schulzeiten um eine Down-Time der Systeme während des Unterrichts
zu verhindern. Ausnahmen sind kritische System-Updates, die erforderlich sind, das System vor Schaden zu schützen.
Die Administratoren müssen ein internes Text freischaltenMonitoring nutzen können, um den Systemstatus der Server, Prozesse und des
Dateisystems oder Netzwerks zu sehen und sich über Statusänderungen und Updates informieren zu lassen, damit sie im Falle
von Störungen und Problemen rechtzeitig agieren können.
Die Schulcloud muss über eine Backup-Funktion verfügen, die es dem Support oder den Administratoren erlaubt, vollständige oder
inkrementelle Buckups für jeden Schulserver zu erstellen. Die Option aus dem Backup zurückzusichern muss ebenfalls vorhanden
sein.
Löschfristen für Daten können für alle Nutzer/Gruppen (mindestens in den Funktionen Messenger und Nachrichten) definiert
werden.
Anforderungen an die Benutzeroberfläche
Die Schulcloud muss sowohl von LuL und SuS einfach zu nutzen sein und der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung
entsprechen. Eine Übersetzung oder Verfügbarkeit des Systems in diversen Sprachen (z. B. Ukrainisch, Türkisch, Russisch) sind
von Vorteil.
Anforderungen an die Bedienung (Verwaltung)
Die Benutzerverwaltung der Schulcloud muss die Funktion beinhalten, Datenimporte aus dem Schulverwaltungsprogramm wie
WeBBschule datenschutzkonform und ohne Dopplung durchzuführen und SuS, LuL, Administratoren und auch Eltern einfach
Anlegen und verwalten zu können. Es müssen weiterhin Berechtigungsgruppen vorhanden sein und zusätzlich definiert und
konfiguriert werden können.
Es müssen Schnittstellen wie LDAP, SAML, oAuth verfügbar sein. Auch eine Synchronisation mit Microsoft Entra-ID muss möglich
sein. Der BILDUNGSLOGIN muss eine Anbindung zum Single Sign On (SSO) haben, um das Eingeben von unterschiedlichen
Nutzernamen und Passwörten je Anwenung zu vermeiden.
Anforderungen an die Funktionalität
Für die Organisation der Schulen muss die Schulcloud unter anderem über folgende Funktionen und Module verfügen:
- Digitales Klassenbuch für Dokumentation von Abwesenheit, Leistungsnachweis und weitere Unterrichtsinhalte
- Stunden- und Vertretungsplan, inkl. Importmöglichkeit aus Untis, der auch die Erstellung an digitalen Stecktafeln ermöglicht
- Modul für die Eltern<>Schule Kommunikation, dabei müssen Mehrere SuS einem Elternteil, oder mehrere Sorgeberechtigte auch
einem SuS zugewiesen werden können
- Terminplanung für Klassenarbeiten, Tests inkl. Kollisionserkennung bei Mehrfachbelegung. Definition von Schwellenwerten für
max. Arbeiten für SuS/Tag/Woche muss möglich sein
- Modul zur Buchung und Reservierung von Resourcen (Räume, Ladewagen, Geräte) inkl. Kollisionserkennung bei Doppelbuchung
- Gerätesteuerung zu den Geräten (iPads, Windows PCs) z. B. Sperren von Internetzugriff
- Modul für die Planung und Vergabe für Hausaufgaben und Projekte sowie den Status der Rückmeldungen und Rückgaben
- Funktion zum zeitgleichen und gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten oder Tafelbildern
- Für weitere Kommunikation auf Benutzer-, Klassen-, Gruppen-, oder Rollenebene müssen ein Messenger, sowie ein
Videokonferenz-Tool in die Web-Oberfläche integriert sein.
Anforderungen an den Support
Der Support muss in den regulären Schulzeiten Mo. bis Fr. 07:30 Uhr bis 16:00 Uhr verfügbar sein. An Feiertagen die nicht
bundesweit stattfinden, muss ein Support sichergestellt sein. Der Support muss deutschsprachig per Telefon und E-Mail möglich
sein. Eine Nutzung von Fernwartungsfunktionen sollte im System verfügbar sein. Die Reaktionszeit des Supportes muss innerhalb
eines Werktages liegen. Ein Problem das länger nicht bearbeitet oder beantwortet wird ist für den Schulbetrieb oftmals kritisch.
Geplante Maßnahmen zur Risikominimierung
- Einsatz zertifizierter Systeme (z. B. ISO/IEC 27001)
- Durchsetzung eines Rollen- und Berechtigungskonzepts
- Regelmäßige Schulungen von Lehrkräften und Administratoren
- Minimierung der erhobenen Daten auf das notwendige Maß
- Aktivierung datenschutzfreundlicher Standardeinstellungen
- Logging & Text freischaltenMonitoring von sicherheitsrelevanten Ereignissen
- Durchführung einer ggf. notwendigen Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Haupterfüllungsort
Bezeichnung Stadt Oranienburg, Der Bürgermeister
Postanschrift Text freischaltenSchloßplatz 1
Ort 16515 Oranienburg
Ergänzende / Abweichende Angaben
zum Haupterfüllungsort
9 Grundschulen im Stadtgebiet Oranienburg inklusive der Ortsteile.
Ausführungsfristen
Zeitraum der Leistungserbringung
- 5 Grundschulen sollen bis zum Ende des zweiten Quartals 2026 und 4 weitere
Grundschulen bis Ende Oktober 2026 angeschlossen sein
- Testbetrieb: Feb. 2026 bis Ende März 2026
- Schulung der Lehrkräfte: März/April/Mai 2026
- Rollout für Schüler*innen: 5 Grundschulen April 2026, 4 weitere Grundschulen
bis Oktober 2026
- geplanter Vollbetrieb: Alle 9 Grundschulen sollen spätestens ab Oktober 2026
mit der neuen Schulcloud arbeiten.
Zusätzliche Angaben
Hierbei handelt es sich um eine Ex ante Veröffentlichung.
Interessierte Unternehmen melden sich bitte per E-Mail an Text freischaltenvergabestelle@oranienburg.de bis zum 29.12.2025, 11:00 Uhr bei der
Stadt Oranienburg
Der Bürgermeister
Zentrale Vergabestelle
Text freischaltenSchloßplatz 1
16515 Oranienburg
Erst nach erfolgter Angebotsaufforderung (Versand vsl. in der 4. KW. 2026) müssen folgende Nachweise zur Erfüllung der Eignung
eingereicht werden:
- Eigenerklärung zur Eignung (124 VHB)
- Haftpflichtversicherung
- ISO 9001
- ISO 27001
Folgende Verträge werden im Rahmen des Vergabeverfahrens abgeschlossen:
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO
- Wartungsvertrag
- EVB-IT-Verträge
Bekanntmachungs-ID: Text freischaltenCXP9YR1H97V.