Ausschreibung Lieferleistung Hardware und Software in Potsdam

Ö-LText freischalten-9022-194-25: KI-gestützte Suche im Ratsinformationssystem für die Landeshauptstadt Potsdam.
VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
Bekanntmachung
Zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle
Bezeichnung Text freischaltenLandeshauptstadt Potsdam Kontaktstelle Zentrale Vergabestelle Postanschrift Text freischaltenFriedrich-Ebert-Str. 79/81 Ort 14469 Potsdam E-Mail Text freischaltenzentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de URL Text freischaltenwww.potsdam.de
Zuschlag erteilende Stelle
die zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen
Elektronisch über diese Vergabeplattform: Text freischaltenhttps://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHBSJ
Postalische Angebote oder Teilnahmeanträge sind nicht zugelassen
Bereitstellung der Vergabeunterlagen
Elektronisch über diese Vergabeplattform: Text freischaltenhttps://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHBSJ/documents
Art und Umfang der Leistung
Die Landeshauptstadt Potsdam (LHP) plant die Pilotierung einer KI-basierten intelligenten Suche für das Ratsinformationssystem
basierend auf einem Open Source Large Language Modell.
Seit 2022 ist die LHP eine vom Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bau-wesen (BWMSB) geförderte Smart-City-Modellkommune und will die Anforderungen der integrierten Stadtentwicklung mit den drei Dimensionen der Nachhaltigkeit (Ökonomie, Ökologie und Soziales) und den Möglichkeiten der Digitalisierung verknüpfen. Leitbild und normativer Rahmen der geplanten Smart-City-Strategie ist die Smart City Charta.
Die Landeshauptstadt setzt sich dafür ein, die Handlungsfähigkeit der Kommune im Rahmen der digitalen Transformation zu stärken. Mithilfe digitaler Lösungen sollen zusätzliche Angebote geschaffen werden, um eine breitere Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger zu ermöglichen. Ein Ansatzpunkt ist, bestehende Informationsangebote der Kommunen mit Hilfe generativer
künstlicher Intelligenz besser durchsuchbar zu gestalten. Hierzu werden sogenannte Large Language Models (kurz: LLM; auf Deutsch: Große Sprachmodelle) genutzt. LLMs verstehen Fragen und generieren Antworten in natürlicher Sprache. Dabei nutzen sie große Datenmengen als Grundlage für die Generierung von Antworten. Im Zuge der digitalen Transformation können LLMs in
der öffentlichen Verwaltung ebenso erheblichen Nutzen mit sich bringen. Deshalb möchte die LHP im Rahmen des Modellprojekts
Smart City die Bereitstellung von Open Source LLMs fördern.
Ziel ist es, die Recherche im Ratsinformationssystem und dessen Transparenz zu verbessern. Das öffentlich zugängliche
Ratsinformationssystem strukturiert die Arbeit der Stadtver-ordnetenversammlung und ihrer Ausschüsse und bildet wesentliche
kommunalpolitische Prozesse ab. Die Informationen reichen beispielsweise vom Sitzungskalender, Anfragen aus der Bürgerschaft
und der Fraktionen über die Tagesordnungen bis hin zu den Vorlagen und Beschlüssen der Stadtverordnetenversammlung.
Das Ratsinformationssystem nutzen unterschiedlichste Gruppen: die Stadtverordneten, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der
Fraktionen bzw. der Verwaltung und Bürgerinnen und Bürger. Derzeit verwenden die Nutzerinnen und Nutzer eine klassische
Recherchemaske.
Dabei können relevante Informationen aufgrund der großen Menge an Daten und Themen schwer zu finden sein. Die Suche nach
Themen und geltenden städtischen Beschlüssen kann durch eine solche intelligente Suche erheblich vereinfacht werden, indem
die Nutzerinnen und Nutzer in der Interaktion mit der intelligenten Suche ihre Fragen in natürlicher Sprache stellen können und
eine KI-generierte Antwort mit den notwendigen Informationen erhalten.
Die KI-gestützte Suche wird im Rahmen der Umsetzung des POTSDAM LABs entwickelt und steht im engen Zusammenhang
mit dem POTSDAM LAB. Das POTSDAM LAB ist ein zentraler Ort des Modellprojekts Smart City im Stadtzentrum und bildet eine Schnittstelle zwischen Bürgerschaft, Verwaltung und Wissenschaft. Hier können die unterschiedlichen Perspektiven in die
Steuerung des LLM-Projekts einfließen, sei es in technischen oder gestalterischen Fragen.
Gegenstand der Vergabe ist die Bereitstellung einer einsatzfähigen Software für die vollständige Abbildung aller servicerelevanten Informationen und Prozesse, unter Nutzung ausschließlich öffentlich verfügbarer Daten.
Die Leistungen bis zur Abnahme sind als Werkleistungen zu einem Pauschalfestpreis zu erbringen:
- Testung über das POTSDAM LAB
- Ersteinrichtung
Des Weiteren sind für den Betrieb der intelligenten Suche für die vereinbarte Vertragslaufzeit (bis 31.12.2026) die folgenden
Leistungen zu erbringen:
- Softwarepflege
Es wird beabsichtigt, einen EVB-IT Cloudvertrag abzuschließen.
Haupterfüllungsort
Bezeichnung Landeshauptstadt Potsdam
Postanschrift Text freischaltenFriedrich-Ebert-Str. 79/81
Ort 14469 Potsdam
Ausführungsfristen
Bestimmungen über die Ausführungsfrist
Die Leistung ist unmittelbar nach Zuschlagserteilung in Anspruch zu nehmen und
läuft bis 31.12.2026.
Meilensteinplanung gem. Punkt 3 der Leistungsbeschreibung:

1. Kickoff-Veranstaltung 1 Monat nach Zuschlagserteilung (vorr. November 2025)

2. 1. Testung im POTSDAM LAB Januar/Februar 2026

3. 2. Testung im POTSDAM LAB März 2026