Öffentliche Ausschreibung in Cottbus

2025/053: Digitalisierung der Akten eines Registers.
UVGO Verhandlungsvergabe (verkürzt).
Bekanntmachung einer geplanten Vergabe.
Art der Ex-ante-Bekanntmachung - Binnenmarktrelevanz
Verfahrensart Verhandlungsvergabe (verkürzt) / UVgO.
Auftraggeber: Bezeichnung Text freischaltenLandesamt für Bergbau, Geologie und Rohstoffe Brandenburg (LBGR), Postanschrift Text freischaltenInselstraße 26, PLZ 03046, Ort Cottbus, Land DE, Kontaktstelle Text freischaltenFrau Melanie Feierabend, Telefon:Text freischalten +49 35548640-444, eMail Text freischaltenMelanie.Feierabend@lbgr.brandenburg.de,
Hauptadresse (URL) Text freischaltenhttps://lbgr.brandenburg.de/lbgr/de/.
Leistungsbeschreibung: Art und Umfang der Leistung:
1. Aufgabenstellung:
Ziel des Projekts ist die vollständige Digitalisierung und fotografische Reproduktion
der im Landesamtes für Bergbau, Geologie und Rohstoffe Brandenburg (LBGR)
geführten Unterlagen zum Restlochkataster. Die Arbeiten sind ausschließlich vor
Ort durchzuführen;
eine Abholung der Akten ist ausgeschlossen.
Für die Bearbeitung des Projektes -Informationsportal mit interaktiver Karte und
Meldeportal zu Anlagen des Bergbaus im Land Brandenburg und Berlin- ist die
Digitalisierung und fotografische Reproduktion des vorhandenen Restlochkatasters
erforderlich. Gegenstand der Maßnahme ist das im LBGR geführte Hängeregister
zum Restlochkataster des Landes Brandenburg, bestehend aus rund 600
Mappen. Diese enthalten eine heterogene Sammlung von Dokumentarten,
darunter maschinenschriftliche und handschriftliche Protokolle, Word-Dokumente,
geologische Schnitte (häufig größer als DIN A4 und ohne festes Standardformat),
Karten im Format DIN A0 bis DIN A4 sowie vereinzelt Fotodokumentationen zu
den jeweiligen Restlöchern.
Die Mappen sind strukturell nicht einheitlich aufgebaut und variieren erheblich im
Umfang - von einzelnen Seiten bis zu etwa 50 Blatt. Durchschnittlich ist mit ca. 10
A4-Seiten pro Mappe zu rechnen, wobei die Dokumente überwiegend einseitig
beschrieben sind. Auch die beigefügten geologischen Schnitte und Karten liegen in
unterschiedlicher Qualität und Materialbeschaffenheit vor.
Ziel der Maßnahme ist eine vollständige, beschädigungsfreie und qualitativ
hochwertige Digitalisierung sämtlicher Bestände unter besonderer
Berücksichtigung empfindlicher oder großformatiger Vorlagen - insbesondere
Transparentpapier und gefaltete Pläne. Die Ergebnisse sollen strukturiert
und auswertbar in digitaler Form bereitgestellt werden. Die Einhaltung aller
datenschutzrechtlichen Anforderungen (DSGVO) ist während der gesamten
Durchführung zwingend sicherzustellen.
2. Methodik
Die Mappen sind jeweils vor der Digitalisierung fachgerecht aufzubereiten. Dazu
zählen das Entklammern, Entheften, Glätten sowie das strukturierte Bereitstellen
der enthaltenen Unterlagen. Die Digitalisierung erfolgt abhängig vom Format
entweder durch Scanverfahren oder - bei Vorlagen größer als DIN A3 - durch
fotografische Reproduktion, jeweils mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi.
Es sind Dokumente in den Formaten DIN A4 bis DIN A3, überlange Seiten sowie
doppelseitige A4-Dokumente zu erfassen. Für geologische Schnitte, Karten und
Fotodokumentationen, insbesondere in Formaten über DIN A3 bis DIN A0, ist
eine fotografische Reproduktion erforderlich. Dabei ist auf verzerrungsfreie und
gleichmäßig scharfe Abbildungen zu achten;
der Einsatz einer Vollformatkamera
wird empfohlen. Die Reproduktion erfolgt je nach Vorlage in Farbe oder
Schwarzweiß.
Zur Qualitätssicherung ist eine stichprobenartige Prüfung von mindestens 10#% der
Scans durchzuführen. Diese umfasst die Kontrolle auf Lesbarkeit, Vollständigkeit
sowie korrekte Ausrichtung.
3. Leistungsbeschreibung der Arbeiten und Hinweise für die Leistungserbringung
Die gescannten Einzelseiten sind im JPEG-Format bereitzustellen. Zusätzlich ist
für jede Mappe bzw. jeden digitalen Ordner eine zusammengefasste PDF-Datei zu
erstellen. Sämtliche Digitalisate sind eindeutig zu benennen;
die Dateibenennung
erfolgt gemäß der vom Auftraggeber vorgegebenen Konvention.
Die relevanten Metadaten, insbesondere die Aktenzeichen, sind tabellarisch
in einem offenen Format wie CSV oder Excel bereitzustellen. Ergänzend sind
Angaben zur Anzahl und Art der enthaltenen Dokumenttypen pro Mappe (z.#B.
Textdokumente, Karten, geologische Schnitte, Fotografien) mit aufzuführen.
Die Übergabe der digitalen Daten erfolgt über einen geeigneten Datenträger
oder über eine gesicherte Online-Plattform. Die gesamte Verarbeitung
der Daten hat ausschließlich lokal und unter Einhaltung der geltenden
Datenschutzbestimmungen (DSGVO) zu erfolgen.
Nach Abschluss der Arbeiten sind alle physischen Dokumente und Mappen
in ihren ursprünglichen Zustand zurückzuführen und ordnungsgemäß in die
Hängeregister des Archivs einzuordnen.
Zeitraum der Leistungserbringung schnellstmöglich.
Leistungsort Bezeichnung Landesamt für Bergbau, Geologie und Rohstoffe Brandenburg (LBGR), Postanschrift Text freischaltenInselstraße 26, PLZ 03046, Ort Cottbus.