Ausschreibung Lieferleistung Hardware und Software in Rathenow

UVGO Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb
Bekanntmachung einer geplanten Vergabe
Art der Ex-ante-Bekanntmachung
Art der Ex-ante- Binnenmarktrelevanz
Bekanntmachung
Verfahrensart Verhandlungsvergabe (formal) / UVgO
Auftraggeber
Bezeichnung Text freischaltenLandkreis Havelland - Der Landrat -
Text freischaltenPostanschrift Platz der Freiheit 1
PLZ 14712
Ort Rathenow
Land DE
UST.-ID
Kontaktstelle Dezernat I, Zentrale Vergabestelle
Zu Händen von Text freischaltenHerr Hansen
Telefon
Fax
eMail Text freischaltenvergabestelle@havelland.de
Hauptadresse (URL)
Leistungsbeschreibung
Der Landkreis Havelland beabsichtigt die Beschaffung eines KI-Chatbots für die
Landkreis App und die Homepage. Die Leistung soll in einer Verhandlungsvergabe
ohne Teilnahmewettbewerb nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)
ausgeschrieben werden.
Es handelt sich bei dieser Veröffentlichung um eine Information, die geeignete
Unternehmen zum Anlass nehmen können, ihr Interesse an der Teilnahme am
Vergabeverfahren zu bekunden.
Inhalt:
Der Landkreis Havelland beabsichtigt die Beschaffung eines KI-gestützten
Chatbots zur Unterstützung von Bürgerinnen und Bürgern bei Anfragen zu
Verwaltungsleistungen. Der Chatbot soll sowohl in die Landkreis-App als auch die
offizielle Webseite integriert werden.
Die Lösung soll:
- Anfragen automatisiert bearbeiten und verwaltungsbezogene Informationen
bereitstellen.
- Bürgeranliegen effizienter und schneller bearbeiten, wodurch der Service
verbessert und das Personal entlastet wird.
Art und Umfang der Leistung
- Mehrsprachig und barrierefrei nutzbar sein.
- Modular erweiterbar sein, um zukünftige Anforderungen zu berücksichtigen.
Konkrete Mindestanforderungen an den Chatbot sind im Folgenden dargestellt.
Eine entsprechende Bewerbung ist bis spätestens zum 16.05.2025, per eMail an
Text freischaltenvergabestelle@havelland.de zu richten.
Folgende Unterlagen sind beizufügen:
A. kurzes Unternehmensprofil (max. 2 Seiten)
B. Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis
auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung
C. nachgewiesene Erfahrungen in Form von mind. 3 Referenzen (ein
entsprechendes Formblatt wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt)
Referenzen nach Paragr. 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV:
Der Bieter bzw. Interessent benennt mindestens drei geeignete Referenzen,
bei denen Chatbot-Lösungen in öffentlichen Verwaltungen oder vergleichbaren
öffentlichen Institutionen in vergleichbarer Art und Weise umgesetzt wurden.
Mindestens eine der eingereichten Referenzen muss öffentlich zugänglich und
für Dritte testbar sein (z.#B. über eine Live-Demo, öffentliche Website oder frei
verfügbare Anwendung).
Folgende Angaben sind zu machen: durchgeführte (Dienst-) Leistung,
Leistungszeitraum, Bezeichnung des Auftraggebers (zuständiger Bereich,
Kontaktdaten, ggf. Name), Art und Umfang der erbrachten Leistungen unter
Nennung der Hauptaufgabe der Leistungsbeschreibung.
D. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach Paragr. 123
und 124 GWB
(ein Muster der Eigenerklärung kann auf Anfrage bereitgestellt werden)
E. Leistungsprofil des Chatbots aus dem die Erfüllung aller Mindestanforderungen
ersichtlich ist (z.B. Informationsbroschüre oder Datenblatt)
Sollten Interessenten bis voraussichtlich zum 28.05.2025 keine entsprechende
Anfrage zur Angebotsaufforderung erhalten haben, wurden sie nicht berücksichtigt.
Ein Anspruch auf Einbeziehung in das Vergabeverfahren besteht nicht.
Zeitraum zur Einrichtung des Chatbots: bis spätestens zum 01.08.2025
Die Einrichtung des Chatbots erfolgt durch den Auftragnehmer in enger
Abstimmung mit dem Landkreis. Dabei wird der Chatbot gemäß den technischen
Rahmenbedingungen sowie den inhaltlichen und funktionalen Anforderungen des
Landkreises Havelland konfiguriert.
Der Auftragnehmer übernimmt die vollständige Erstkonfiguration des Systems,
einschließlich der Implementierung der gewünschten Funktionen, der Integration
in bestehende IT-Strukturen sowie der Anpassung an das Corporate Design des
Landkreises.
Darüber hinaus ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Landkreis während
der Einrichtungsphase fachlich zu begleiten, technische Fragen zu klären und
Schulungen oder Einweisungen bereitzustellen, sofern dies für den Betrieb und die
spätere Pflege des Chatbots erforderlich ist.
Folgende Mindestanforderungen bzw. Leistungen (*) müssen durch den Chatbot
erfüllt / erbracht werden:
1. Funktionale Anforderungen
Mehrsprachigkeit
- Der Chatbot muss automatische KI-Übersetzungen unterstützen und mindestens
folgende Sprachen abdecken:
Deutsch, Englisch, Französisch, Polnisch, Ukrainisch, Russisch, Arabisch,
Rumänisch und Türkisch.
- Die Übersetzungen sollen ohne manuellen Mehraufwand in den Dialogen nutzbar
sein.
KI-gestützte Dialogführung
- Nutzung eines Large Language Models (LLM) zur Verarbeitung natürlicher
Sprache (NLP).
Das LLM muss mit angeboten werden.
- Der Chatbot soll inhaltliche Rückfragen stellen, wenn Eingaben unklar oder
unvollständig sind.
- Kontextbewahrung: Der Chatbot soll den Gesprächsverlauf erkennen und
sinnvolle Folgefragen stellen können.
- Unterstützung von Entity-Erkennung (z. B. Namen, Orte, Termine).
- Korrekte Beantwortung von Nutzer-Fragen, die kleine Rechtschreib- oder
Formulierungsfehler enthalten ohne vorheriges Training.
Daten- und Wissensintegration
- Der Chatbot muss auf verwaltungsinterne und externe Quellen zugreifen können.
o Anbindung an die Mein HVL-App (Smart Village Solutions)
o Die Software unterstützt den Import von Metadaten aus DMS-Verfahren (ggf.
über optionale Schnittstellen)
o Homepages: Text freischaltenwww.havelland.de, GESA (Text freischaltenhttps://www.gesundheits-und-
sozialatlas-havelland.de/)
geoportal.hvlnet.de
Text freischaltenwww.dein-havelland.de
Text freischaltenwww.rathenow.de
Text freischaltenwww.nauen.de
Text freischaltenwww.brieselang.de
Text freischaltenwww.falkensee.de
Text freischaltenwww.premnitz.de
Text freischaltenwww.amt-nennhausen.de
Text freischaltenwww.schönwalde-glien.de
Text freischaltenwww.rhinow.de
Text freischaltenwww.milow.de
Text freischaltenwww.wustermark.de
Text freischaltenwww.dallgow.de
Text freischaltenwww.ketzin.de
Text freischaltenwww.amt-friesack.de
- KI-Suchfunktion mit anpassbarem Relevanz-Training für priorisierte Webseiten.
Dabei soll die KI fähig sein auf externe Webseiten zuzugreifen und Informationen
zuverlässig zu filtern.
- Automatische Quellenangabe für ausgegebene Informationen.
Benutzerführung & Interaktion
- Unterstützung von Tippindikator, Lesebestätigung und Antwortvorschlägen.
- Möglichkeit zur Gesprächsbewertung (Sterne-Rating, Feedbackformular).
RPA-Unterstützung für automatisierte Prozesse
- RPA (Robotic Process Automation) zur Automatisierung von Antragsprozessen
und Formularübermittlungen.
Post-Launch-Entwicklungen:
- Integration von Medieninhalten (Bilder (.jpeg.png), Videos (.mp4.avi.mov) PDFs
(.pdf), Textdatei/Tabellendatei (.txt.docx.odt.csv.xls.xlsx).
- Exportoption für Chatverläufe (eMail-Versand, wenn durch den Nutzer
gewünscht).
- Möglich Anbindungen an das intern verwendetet DMS System (Enaio)
- Anbindung des Formularservers (Formcycle)
- Der Nutzer soll zukünftig Formulare direkt im Chatbot ausfüllen und an die
Verwaltung übermitteln können.
2. Technische Anforderungen
Plattform- und App-Integration
- Der Chatbot muss plattformunabhängig und in die bestehende Landkreis-App
(iOS & Android) sowie die Website integrierbar sein.
o App: Anbieter: Smart Village Solutions SVS GmbH
o Homepage: Typo 3 (zukünftig GSB11)
- Unterstützung von REST-APIs & individuellen Schnittstellen
- Integration mit bestehenden Systemen der öffentlichen Verwaltung (CRM, DMS
wie Enaio, Formularserver Formcycle, Mein-HVL-App (Smart Village Solutions).
Sicherheit & Datenschutz
- Der Server des Chatbots muss DSGVO-konform in einem Rechenzentrum in
Deutschland gehostet werden. Es dürfen dabei keine externen Dienste verwendet
werden, die auf Servern außerhalb der Europäischen Union betrieben werden.
Das Rechenzentrum muss eine ISO 27001-Zertizifierung besitzen. Nachweise zur
Einhaltung der DSGVO sind zu überbringen.
- Die Datenübertragung zwischen Nutzer und System muss durch moderne
Transportverschlüsselung gesichert sein (z.#B. TLS 1.3 oder gleichwertig).
Gespeicherte Daten sind durch geeignete Verschlüsselungsmaßnahmen gegen
unbefugten Zugriff zu schützen (z.#B. AES-256).
- Keine Weiterverarbeitung durch Drittanbieter
- Protokollierung von Zugriffen und Änderungen, DSGVO konforme Speicherung
der Daten
- die Protokollierung dient zur weiteren Analyse und Auswertung des Chatbots
Authentifizierung & Berechtigungen
- Optionale Active Directory (AD)-Anbindung für die Authentifizierung von Nutzern
im Backend für administrative Zwecke.
- Backend mit Rollenmanagement für Administratoren und Redakteure.
Wartung & Betrieb
- Regelmäßige Updates und Sicherheits-Patches durch den Anbieter.
- Hohe Verfügbarkeit wird vorausgesetzt
- Bereitstellung einer Testumgebung für den Auftraggeber während der Trainings
und der Weiterentwicklung des Chatbots nach dem Launch.
2.1 Reporting und Analyse
- Automatisierte Berichte zur Nutzung (z. B. Anzahl der Anfragen, Erfolgsquote).
- Anonymisierte Sammlung nicht beantworteter Fragen zur kontinuierlichen
Verbesserung.
- Feedback-Funktion für Nutzer zur Bewertung von Antworten und Chatverläufen.
- DSGVO - Anonymisierte Speicherung der Daten, Löschung personenbezogener
Daten
- CSV-Export der Nutzungsstatistiken.
3. Anforderungen für Chatbot-Server
Der KI-Chatbot wird auf einem externen Server in einem Rechenzentrum in
Deutschland betrieben, der den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO) entspricht. Auf diesem Server werden sämtliche Trainingsdaten,
Dialogabläufe, Medien sowie weitere relevante Informationen gespeichert und
verarbeitet. Der Betrieb erfolgt im Auftrag der Verwaltung des Landkreises
Havelland unter Einhaltung höchster Datenschutz- und Sicherheitsstandards.
Perspektivisch ist ein Wechsel auf eine interne Serverinfrastruktur (On-Premise-
Betrieb) denkbar. Daher ist es erforderlich, dass die Lösung grundsätzlich portabel
und migrationsfähig ist. Der Anbieter muss gewährleisten, dass eine spätere
technische Migration auf interne Server des Auftraggebers möglich ist, ohne dass
grundlegende Funktionalitäten des Chatbots eingeschränkt werden.
Die Architektur des Systems soll so gestaltet sein, dass eine spätere Migration
mit vertretbarem Aufwand durchgeführt werden kann. Eine entsprechende
Dokumentation und Unterstützung durch den Anbieter bei einer möglichen
Migration ist wünschenswert.
Der Auftragnehmer betreut den Landkreis Havelland bei der Einrichtung des
Servers und steht für den Launch und bei Maßnahmen zur Konfiguration,
Einarbeitung von Neuerungen oder Rückfragen zur Verfügung.
4. Chatbotoberfläche
Es wird eine Standard-Chatoberfläche bereitgestellt, die sich mit nur wenigen
Zeilen Code problemlos in jede Website integrieren lässt. Die Oberfläche kann in
Farbe und Design an das eigene Corporate Design angepasst werden. Auch die
Darstellung der Öffnungsoption für den Chatbot lässt sich individuell gestalten. Die
Chatoberfläche muss den Anforderungen der Barrierefreien-Informationstechnik-
Verordnung (BITV 2.0) sowie der europäischen Norm EN 301 549 entsprechen.
Die Einhaltung dieser Anforderungen ist durch geeignete Nachweise zu belegen,
beispielsweise durch ein gültiges Zertifikat, einen unabhängigen Prüfbericht oder
eine nachvollziehbare Selbstauskunft nach den genannten Standards.
(*) Die Anforderungen sind zwingend und müssen uneingeschränkt und umfassend
erfüllt werden.
(**) Post-Launch-Entwicklungen sind gewünschte Funktionen, die zum Launch des
Chatbots nicht erfüllt werden müssen. Das Ziel zur Fertigstellung dieser Module
und Funktionen ist der 01.01.2026
Zeitraum zur Einrichtung des Chatbots: bis spätestens zum 01.08.2025
Zeitraum der Leistungserbringung
Vertragslaufzeit: 01.08.2025 bis 31.07.2026, mit Verlängerungsoption (immer ein
Jahr bis zu einer Gesamtlaufzeit von sechs Jahren, wenn kein Vertragspartner
vorher kündigt)
Leistungsort
Bezeichnung Landkreis Havelland - Der Landrat -
Text freischaltenPostanschrift Platz der Freiheit 1
PLZ 14712
Ort Rathenow
Ergänzende / Abweichende
Angaben zum Leistungsort