Öffentliche Ausschreibung in Schwedt

D 09/2025: Vergabe einer Dienstleistungskonzession zur Ausrichtung des Oktoberfestes in der Stadt Schwedt/Oder für die Jahre 2025 bis 2027
VO: UVgO Vergabeart: Ex ante Veröffentlichung (Binnenmarktrelevanz).
Bekanntmachung
Angaben zum Auftraggeber
Bezeichnung Text freischaltenStadt Schwedt/Oder, FB 3.4, Abt. Baucontrolling und Vergabestelle
Postanschrift Dr.-Text freischaltenTheodor-Neubauer-Straße 5
Ort 16303 Schwedt/Oder
Telefon:Text freischalten +49 3332446-349
FaxText freischalten +49 3332446-243
eMail Text freischaltenvergabestelle.stadt@schwedt.de
URL www.schwedt.eu
Art und Umfang der Leistung:
Das Schwedter Oktoberfest ist ein jährlich zum Ende der Sommersaison stattfindendes Volksfest mit Schaustellerangeboten,
gastronomischen Angeboten, Bühnenprogrammen sowie Kinderattraktionen, Bespielungen über drei Tage auf dem Alten Markt
und den angrenzenden Bereichen.
Auf Grundlage dieser Ausschreibung beabsichtigt die Stadt Schwedt/Oder im Rahmen einer Dienstleistungskonzession die
Ausrichtung des Schwedter Oktoberfestes für die Jahre 2025 bis 2027 mit Verlängerungsoption um zwei Jahre, zu vergeben.
Die detaillierten Anforderungen zur Ausrichtung des Oktoberfestes sind in den nachfolgenden Gliederungspunkten aufgeführt.
1. Grundlagen der Dienstleistung
Die Grundzüge des Dienstleistungsauftrages beinhalten folgendes:
- die Ausrichtung des Schwedter Oktoberfestes in den Jahren 2025 bis 2027 mit Verlängerungsoption um weitere zwei Jahre,
- die Erarbeitung eines Veranstaltungskonzeptes,
- die Einholung aller erforderlicher Genehmigungen und Erlaubnisse,
- die Gestaltung des Veranstaltungsareals
- die Organisation der Verkaufsstände und Schausteller (im Folgenden Anbieter genannt),
- die Planung und Umsetzung aller notwendigen Sicherheitsmaßnahmen,
- die Ver- und Entsorgung auf dem Veranstaltungsareal,
- die Vermarktung des Oktoberfestes
1.1 Dienstleistungsgegenstand
Gegenstand der Konzession ist die Ausrichtung des Schwedter Oktoberfestes in den Jahren 2025 bis 2027 innerhalb des
Veranstaltungsbereiches.
Die Verpflichtung des Konzessionärs umfasst die eigenständige Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung, insbesondere
die Planung und Organisation sowie die Regelung der vertraglichen Beziehungen mit den Anbietern.
1.2 Laufzeit
Die Dienstleistungskonzession sieht eine Laufzeit von 3 Jahren für die Ausrichtung des Schwedter Oktoberfestes in den Jahren
2025 bis 2027 vor, mit einer zweijährigen Verlängerungsoption, unter Vorbehalt der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel für
alle Haushaltsjahre.
2. Durchführungsrisiko/Versicherungen
Der Konzessionär trägt das alleinige Durchführungsrisiko sowie das wirtschaftliche Risiko. Gegen etwaige
Schadensersatzansprüche, die bei der Durchführung der Veranstaltung den Teilnehmern bzw. Dritten entstehen können, hat sich
der Konzessionär ausreichend zu versichern. Die Stadt Schwedt/Oder ist von der Haftung freizustellen.
Der Konzessionär ist verantwortlich für die Gewährleistung von Ordnung und Sicherheit der Veranstaltung während des
Veranstaltungszeitraumes einschließlich der Auf- und Abbauzeiten.
Sofern die Durchführung der Veranstaltung aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen unmöglich ist, bestehen keine Ansprüche
der Vertragspartner gegeneinander. Die Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit bleibt unberührt. Das wirtschaftliche Risiko
für die Durchführung der Veranstaltung, auch im Falle von Konkurrentenklagen, trägt der Konzessionär allein.
Der Konzessionär hat für ausreichenden Deckungsschutz mit einer Veranstalterhaftpflichtversicherung insbesondere gegen
Schadenersatzansprüche der Veranstaltungsteilnehmer oder Dritter zu sorgen. Ein entsprechender Nachweis ist spätestens zwei
Wochen nach Abschluss des Dienstleistungsauftrages vorzulegen. Der Versicherungsschutz ist während der Dauer des Vertrages
aufrecht zu erhalten.
Haupterfüllungsort
Bezeichnung Stadt Schwedt/Oder
Postanschrift Dr.-Th.-Text freischaltenNeubauer-Straße 5
Ort 16303 Schwedt/Oder
Ausführungsfristen
Zeitraum der Leistungserbringung
Der Zeitraum der Veranstaltung ist jährlich das letzte Septemberwochenende und
ist wie folgt festgelegt:
2025 vom 26. bis 28. September 2025
2026 vom 25. bis 27. September 2026
2027 vom 24. bis 26. September 2027
Zusätzliche Angaben
Mit der Bewerbung sind folgende Nachweise einzureichen. Werden die folgenden Nachweise nicht vorgelegt, kann keine
Berücksichtigung bei der Angebotsaufforderung erfolgen. Eine Nachforderung erfolgt nicht:
- Gewerbeanmeldung
- Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 4.1)
Mit dem Angebot ist im späteren Verfahren unter anderem folgendes einzureichen:
- detailliertes Veranstaltungskonzept
- angepasstes Sicherheitskonzept der Stadt Schwedt/Oder an die Bedingungen des Oktoberfestes
- ein erarbeiteter Lageplan bzw. Aufstellplan für Veranstaltungsbauten
Es wird beabsichtigt, 3-5 Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern. Ein Anspruch auf Beteiligung besteht nicht. Liegen
mehr als 5 Bewerbungen vor, wird durch Losentscheid über die Verfahrensbeteiligung entschieden. Alle Rückfragen richten Sie
bitte per Mail an Text freischaltenvergabestelle.stadt@schwedt.de
Die Bewerbung ist bis zum 25.04.2025, 09:00 Uhr möglich.
Bekanntmachungs-ID: Text freischaltenCXP9YD8HHK9.