Öffentliche Ausschreibung Konservierung, Montierung, Verpackung und Digitalisierung von Urkunden – Hess. Staatsarchiv Darmstadt 2025 ff. in Darmstadt

Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung - Standardregelung
1.Beschaffer

1.1 Beschaffer:

Offizielle Bezeichnung: Land Hessen, vertreten durch das Text freischaltenHessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2.Verfahren

2.1 Verfahren:

Titel: Konservierung, Montierung, Verpackung und Digitalisierung von Urkunden - Hess. Staatsarchiv Darmstadt 2025 ff.
Beschreibung: Konservierung, Montierung, Verpackung und Digitalisierung von Urkunden für die Abteilung Hessisches Staatsarchiv Darmstadt 2025 ff.
Kennung des Verfahrens: 78c3ab79-cText freischalten373-4116-9b2b-f3c97ffb8b1c
Interne Kennung: VGText freischalten-0437-2025-0019
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens:
Zentrale Elemente des Verfahrens:

2.1.1 Zweck:

Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 92510000 Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven

2.1.2 Erfüllungsort:

Postanschrift: Hessisches Staatsarchiv Darmstadt
Stadt: Text freischaltenKarolinenplatz 3
Postleitzahl: 64289 Darmstadt
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
2.1.3Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 289 734,45 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen:

Zusätzliche Informationen: Dem Angebot sind neben den in der Ziffer unten verlangten Nachweisen/Erklärungen die Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt (bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied), die Erklärung zu Russland-Sanktionen beizulegen. Dem Angebot sind zudem beizufügen: - Erklärung, dass für die Lose (unter Benennung derselben), die angeboten werden, ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen und diese bei einer Auftragserteilung vollumfänglich geleistet werden können. Anderslautende Erklärungen führen zum Ausschluss des (gesamten) Angebotes. - Benennung und Vorstellung des*r für die Auftragsausführung (je Los) vorgesehenen Projektleiters*in Für jede*n Projektleiter*in sind die folgenden Daten anzugeben: Name, Qualifikation, Berufserfahrung in Jahren und Belege der Qualifikation (wie Zeugnisse / Urkunden, oder Mitgliedschaft im VDR). Dies gilt auch für Projektleiter*innen, die in der Vergangenheit einen Auftrag für das Hessische Landesarchiv ausgeführt haben. Konkret setzt das Projekt je Los nach Art und Zuschnitt der Aufgaben die Anleitung durch einschlägig ausgebildete Restaurator*innen (Restaurator*in mit Diplom oder Master, in der Fachrichtung Papier/Pergamentrestaurierung bzw. Buchbindermeister*in mit mehrjähriger Erfahrung im Bereich Papierrestaurierung) voraus, die am Ort der Leistungsausführung kontinuierlich die Arbeiten begleiten. - Konzept (auszufüllen für das / die bebotene(n) Los / Lose) Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Inhalte der Leistungsbeschreibung ein Konzept betreffend die logistische Auftragsabarbeitung vorzulegen. Sofern mehr als 1 Los beboten wird, ist zusätzlich darzustellen, wie sich die Zusatzmengen (das Mehr an Losen) auf die logistische Abarbeitung auswirken / integrieren lassen. Die Angaben sind geschlossen und für jedes Los separat darzustellen und nicht miteinander zu vermengen. Das Konzept muss folgende Aspekte berücksichtigen: 1. Stellen Sie die zeitliche Organisation der Auftragsbearbeitung dar, d.h. hinsichtlich des Auftragsumfangs und der zur Verfügung stehenden Zeit 2. Stellen Sie die betriebliche Organisation der Auftragsbearbeitung dar, d.h. hinsichtlich des Personal- und Materialeinsatzes 3. Dokumentieren Sie ein Montierungsmuster nach Material und Art der Montie-rung an, wie sie für die Bearbeitung des Auftrags vorgesehen ist. 4. Übermitteln Sie elektronisch per Mail unmittelbar nach der Angebotsabgabe ein Digitalisat im Tiff-Format Da das Konzept die Wirtschaftlichkeitsbewertung des Angebotes betrifft, ist dieses mit dem Angebot zwingend einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen. Eine Aufwandsentschädigung wird für das Konzept nicht gewährt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.5Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 7
Auftragsbedingungen:
Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 7

2.1.6 Ausschlussgründe:

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Korruption: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Betrugsbekämpfung: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Zahlungsunfähigkeit: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Entrichtung von Steuern: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zur Eignung für Liefer- und Dienstleistungen)
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Bestätigung des Nichtvorliegens des Ausschlussgrundes durch Abgabe einer entsprechenden Eigenerklärung (Formular Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen)
5.Los
5.1Technische ID des Loses: LOT-0001
Titel: Konservatorische Behandlung Urkunden Los 1
Beschreibung: Die Bestände HStAD, A 6 (1.728 Stück) und A 9 (54 Stück) im Umfang von insgesamt 1.782 zu bearbeitenden Urkunden des 12. bis 19. Jahrhunderts sind in Los 1 und 2 konservatorisch zu behandeln, montieren, verpacken und digitalisieren. Bei diesen Beständen handelt es sich zu ca. 60 Prozent um gebundene Staatsverträge mit anhängenden Siegeln und Einbänden aus Samt, Seide oder anderen Materialien. Unter 20 Prozent der Urkunden besitzen einen Pergamentschriftträger. Einige der angehängten Siegel sind im Durchmesser größer als 15 cm. Der Zustand der Urkunden ist überwiegend gut. Zu den häufig vorliegenden Schadensbildern an den Schriftträgern zählen Oberflächenschmutz, Knicke und Risse. An wenigen Urkunden finden sich Schäden durch mikrobiellen Befall, Selbstklebefolien mit Kunststoffträgern oder andere Schädigungen durch unsachgemäße Reparaturen. Die Siegel weisen teilweise Brüche auf und vereinzelt liegen lose Fragmente bei. Da es sich bei den Urkunden zu ca. 60 Prozent um gebundene Dokumente handelt, werden alle Urkunden auf das Standardformat 2 montiert. Der maximale Finanzrahmen beträgt für das Los 1: 55.518 Euro brutto.
Interne Kennung: LOT-0001

5.1.1 Zweck:

Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 92512000 Dienstleistungen von Archiven
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Auftragsgegenstand ist die Konservierung, Montierung, Verpackung und Digitalisierung von Urkunden für die Abteilung Hessisches Staatsarchiv Darmstadt. Der Vertrag beginnt mit dem 1. April 2025, spätestens jedoch mit Zuschlagserteilung, und umfasst eine Laufzeit bis zum 28.02.2026 (die Leistung ist hier allerdings bis zum 30.11.2025 zu erbringen), mit einer Option zur Verlängerung bis zum 30. November 2026. Die Option zur Verlängerung hat ausschließlich der Auftraggeber. Der Auftraggeber verpflichtet sich, bis zum 28. Februar 2026 verbindlich und in schriftlicher Form zu erklären, ob er von der Option Gebrauch macht. Die Leistungsausführungen im Hinblick auf die optionalen Verlängerungen beginnen ab dem 1. März des Jahres 2026.

5.1.2 Erfüllungsort:

Postanschrift: Hessen
Stadt: verschiedene
Postleitzahl: verschieden
Land, Gliederung (NUTS): Main-Taunus-Kreis (DE71A)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen:

5.1.2 Erfüllungsort:

Stadt: verschiedene
Postleitzahl: verschiedene
Land, Gliederung (NUTS): Odenwaldkreis (DE71B)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen:

5.1.2 Erfüllungsort:

Stadt: verschiedene
Postleitzahl: verschiedene
Land, Gliederung (NUTS): Offenbach, Landkreis (DE71C)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen:

5.1.2 Erfüllungsort:

Stadt: verschiedene
Postleitzahl: verschiedene
Land, Gliederung (NUTS): Rheingau-Taunus-Kreis (DE71D)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen:

5.1.2 Erfüllungsort:

Stadt: verschiedene
Postleitzahl: verschiedene
Land, Gliederung (NUTS): Wetteraukreis (DE71E)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen:

5.1.2 Erfüllungsort:

Stadt: verschiedene
Postleitzahl: verschiedene
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen:

5.1.2 Erfüllungsort:

Stadt: verschiedene
Postleitzahl: verschiedene
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen:

5.1.2 Erfüllungsort:

Stadt: verschiedene
Postleitzahl: verschiedene
Land, Gliederung (NUTS): Offenbach am Main, Kreisfreie Stadt (DE713)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen:

5.1.2 Erfüllungsort:

Stadt: verschiedene
Postleitzahl: verschiedene
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen:

5.1.2 Erfüllungsort:

Stadt: verschiedene
Postleitzahl: verschiedene
Land, Gliederung (NUTS): Text freischaltenBergstraße (DE715)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: